Wissenswertes über Data Governance + Dateiübertragung

Wie sicher sind Ihre Methoden zur Dateiübertragung? Erfahren Sie jetzt, warum die klassischen Methoden Ihre Bemühungen zur Datenverwaltung beeinträchtigen können und wie Sie die Situation wieder in den Griff bekommen.

Erinnern Sie sich an das mulmige Gefühl, als Sie festgestellt haben, dass ein vertrauliches Dokument in die falschen Hände geraten ist? Das haben wir alle schon einmal erlebt. Aber es gibt eine Sache bei der Datenverwaltung (Data Governance), über die niemand spricht: Es geht nicht nur darum, die Audits zu erfüllen – es geht darum, sorgenfreier bei der Arbeit zu sein, weil man weiß, dass die vertraulichen Dokumente des Unternehmens nicht im digitalen Nirgendwo verloren sind.

Die versteckten Kosten einer schlechten Datenverwaltung

Seien wir ehrlich: Die meisten Organisationen haben ihre Verfahren zur Dateiübertragung im Laufe der Zeit entwickelt. Eines Tages tauscht man ein paar Dokumente per E-Mail aus, und ehe man sich versieht, hat man vertrauliche Daten über drei Cloud-Dienste, zwei lokale Server und das mysteriöse gemeinsame Laufwerk verteilt, an dessen Erstellung sich niemand mehr genau erinnern kann.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Ärger eine schlechte Verwaltung Ihrem Team täglich bereitet? Jede Minute, die damit verbracht wird, die neueste Version eines Dokuments zu finden, jede hitzige Diskussion darüber, wer was wann geändert hat, jeder panische Moment, in dem man sich fragt, ob die gerade freigegebene Datei möglicherweise vertrauliche Daten enthält – all das kann sich summieren.

Wenn gute Absichten schlecht werden

Sehen Sie sich an, was passiert, wenn Data Governance keine Priorität trägt:

// Your file structure evolution
/shared/finance/
    2023_Q4_Report_FINAL.xlsx
    2023_Q4_Report_FINAL_v2.xlsx
    2023_Q4_Report_ACTUALLY_FINAL.xlsx
    2023_Q4_Report_USE_THIS_ONE.xlsx
    2023_Q4_Report_LATEST_VERSION_I_PROMISE.xlsx

Das ist nicht nur chaotisch, sondern auch ein Compliance-Albtraum. Jedes Duplikat vergrößert Ihre Angriffsfläche und erschwert die Einhaltung Ihrer Aufbewahrungsrichtlinien. Schlimmer noch, es macht die Führung von Audittrails nahezu unmöglich. Wenn Ihr Vorgesetzter fragt, wer Zugriff auf sensible Finanzdaten hatte, ist „Nun, das kommt darauf an, von welcher Version Sie sprechen“ nicht die Antwort, die er hören möchte.

Die Grundlage für eine effektive Data Governance

Bei moderner Datenverwaltung geht es nicht darum, alles abzusperren – es geht darum, eine sichere und effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. Stellen Sie es sich wie ein gut durchdachtes Verkehrssystem vor: Das Ziel besteht nicht darin, Bewegungen zu verhindern, sondern allen zu ermöglichen, ihr Ziel sicher und effizient zu erreichen.

Der Schlüssel dazu ist die verwaltete Dateiübertragung (Managed File Transfer). Wenn Progress MOVEit sensible Dateiübertragungen durchführt, werden nicht nur Daten übertragen, sondern auch alle Aspekte der Übertragung geschützt.

Denken Sie darüber nach, was hinter den Kulissen passiert. Die Managed File Transfer kann Ihnen dabei helfen:

• Dateien während der Übertragung und im Ruhezustand zu verschlüsseln
• die Berechtigungsstufe des Empfängers, bevor Sie den Zugriff erlauben, zu überprüfen
• jede Aktion mit dem Namen des Benutzers und Zeitstempel zu protokollieren

Man muss sich nicht mehr darauf verlassen, dass sich die Benutzer komplexe Verfahren merken oder Sicherheitsprotokolle befolgen.

Über die grundlegende Dateiübertragung hinaus

Herkömmliche Tools für die Dateiübertragung werden den Anforderungen an die Unternehmensdatenverwaltung in gefährlicher Weise nicht gerecht. Ihnen fehlen grundlegende Sicherheitsfunktionen, sie können nicht für komplexe Arbeitsabläufe skaliert werden und bieten keinerlei Gewähr dafür, dass Ihre Datenverarbeitung den Compliance-Standards entspricht.

Eine moderne Datenverwaltung erfordert Funktionen, die einfache Lösungen für die Dateiübertragung einfach nicht bieten können. Wenn beispielsweise sensible Kundendaten zwischen Ihrem CRM, Ihrem Abrechnungssystem und einem externen Zahlungsabwickler übertragen werden müssen, benötigen Sie eine granulare Kontrolle über die Datenweiterleitung, eine automatische Verschlüsselung auf der Grundlage des Inhaltstyps und detaillierte Aufzeichnungen über die Kontrollkette. Einfache Tools für die Dateiübertragung können keine geografischen Beschränkungen für die Datenübertragung durchsetzen oder Dateien, die vertrauliche Informationen wie Sozialversicherungsnummern enthalten, automatisch erkennen und isolieren. Diese Funktionen auf Unternehmensebene sind unerlässlich, um die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO und HIPAA zu gewährleisten.

Stellen Sie sich folgendes vor: jemand  verlässt Ihr Unternehmen. Bei einer einfachen Dateiübertragung ist das Entfernen des Zugriffs nur der Anfang. Was ist mit all den Dateien, die dieser Person gehörten? Den freigegebenen Links, die sie erstellt hat? Den Kopien, die sie möglicherweise lokal gespeichert hat? Eine ordnungsgemäße Governance-Lösung erledigt all dies automatisch und sorgt für Kontinuität und mehr Sicherheit.

Das Einbinden von einer Dateiübertragungs-Lösung

Die beste Strategie für die Datenverwaltung ist eine, die sich für die Benutzer intuitiv anfühlt. Eine effektive Datenverwaltung sollte sich reibungslos in den täglichen Betrieb integrieren lassen, sodass die Einhaltung von Vorschriften ein natürliches Nebenprodukt der normalen Arbeitsabläufe und keine zusätzliche bürokratische Hürde ist.

Die Leistungsfähigkeit von Managed File Transfer

Hier ist ein realitätsnahes Beispiel: Ihr Finanzteam muss vertrauliche Berichte an externe Prüfer weitergeben. Ohne eine angemessene Verwaltung ist dieser Prozess ein manueller Albtraum bestehend aus Berechtigungen, passwortgeschützten Dateien und Daumendrücken. Mit einer MFT-Lösung wird der gesamte Prozess automatisiert und sicherer. Die Managed File Transfer-Lösung:

• Wendet eine geeignete Verschlüsselung an
• Überprüft die Berechtigung des Empfängers
• Führt detaillierte Prüfprotokolle
• Setzt Aufbewahrungsrichtlinien durch

All diese Aufgaben werden ohne manuelles Eingreifen ausgeführt. Ihr Team kann sich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren, während das System dabei hilft, zu überprüfen, ob jede Dateiübertragung die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt.

Den Übergang einfach unf effizient gestalten

Die Umsetzung einer ordnungsgemäßen Datenverwaltung geschieht nicht über Nacht, muss aber auch nicht mühsam sein. Der Schlüssel liegt darin, mit Ihren wichtigsten Daten zu beginnen und von dort aus zu wachsen. So sieht ein erfolgreicher Übergang in der Regel aus:

1. Erfassen Sie Ihren aktuellen Zustand: Dokumentieren Sie, wo vertrauliche Daten gespeichert sind und wie sie sich durch Ihr Unternehmen bewegen. Sie könnten von dem, was Sie finden, überrascht (oder erschrocken) sein.
   
2. Identifizieren Sie schnelle Erfolge: Suchen Sie nach risikoreichen Prozessen, die sich leicht verbessern lassen. Finanzdatentransfers und der Austausch von Kundendaten sind in der Regel gute Kandidaten.
3. Automatisieren Sie schrittweise: Beginnen Sie mit Ihren wichtigsten Arbeitsabläufen. Moderne MFT-Lösungen können Ihnen dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren und dabei strenge Sicherheitskontrollen einzuhalten.
4. Überwachen und anpassen: Verwenden Sie integrierte Analysen, um zu sehen, was funktioniert und was angepasst werden muss. Reale Daten sind Annahmen immer überlegen.

Das Geheimnis? Gestalten Sie den Weg zur Sicherheit und Compliance mit geringstem Widerstands. Wenn sichere Dateiübertragungen einfacher sind als riskante Alternativen, tendieren Nutzer ganz natürlich zu besseren Verfahren. Es geht darum, intelligenter zu arbeiten, nicht härter.

Übernehmen Sie noch heute die Kontrolle

Ihre Daten verdienen mehr als nur eine auf Hoffnung basierende Sicherheit. Ob Sie nun mit Compliance-Anforderungen zu kämpfen haben, sich Sorgen über Datenlecks machen oder einfach nur keine Lust mehr haben, ständig nach der neuesten Version zu suchen – jetzt ist es an der Zeit, sich ernsthaft mit der Datenverwaltung zu befassen.
Beginnen Sie damit, Ihre kritischen Datenflüsse zu erfassen und Ihre größten Risiken zu identifizieren. Suchen Sie dann nach Lösungen, mit denen Sie Ihre Verwaltungsprozesse automatisieren und optimieren können. Ihr zukünftiges Ich (und Ihre Prüfer) werden es Ihnen danken, dass Sie heute noch die Kontrolle über Ihr Daten-Schicksal übernehmen.

Schauen Sie sich die Manged File Transfer-Option von  Progress MOVEit an — es könnte die ideale Lösung zu Ihren Problemen sein.