Atlas Copco Power Tools Distribution groeit en automatiseert met OLS Customs

De sector van de logistieke dienstverlening is de laatste jaren sterk geëvolueerd. En dus wordt ook de dynamische markt van expediteurs, distributeurs en douanekantoren almaar veeleisender. Uit een recent onderzoek blijkt bovendien dat zes op tien exporterende bedrijven al eens problemen had met de douane bij de aangifte van een zending. Dat resulteert in tijd- én financieel verlies.

Atlas Copco Power Tools Distribution (PTD) is een belangrijke speler in de sector. Het distributiecentrum in Hoeselt is een onderdeel van de grote Atlas Copco groep, wereldleider in het leveren van industriële productiviteitsoplossingen. PTD functioneert als schakel tussen de verkoopsorganisaties en de leveranciers, en staat in voor het centrale beheer van de voorraad en de shipping naar de eindklanten. Wat in 1991 begon als een magazijn van 3.000 m2 is nu een bedrijf van 30.000 m2 en 250 werknemers. PTD verwerkt elke dag 8.000 orderlijnen, goed voor 2.800 pakketten per dag en een jaaromzet van zowat 785 miljoen euro in 2014.

Rentabiliteit en meerwaarde

In zijn voortdurende zoektocht naar een competitive edge, naar manieren om zijn operaties winstgevender te maken en zijn klanten een meerwaarde te bieden, investeert PTD fors in het vereenvoudigen en automatiseren van zijn processen: douaneaangiften, shippinginformatie, truckregistratie, proof of delivery… Alles moet gebeuren met zo weinig mogelijk menselijke tussenkomst.

“Anderzijds investeren we ook in betrouwbare levertijden voor onze eindklanten. Door alle data die we binnenkrijgen naar hen terug te koppelen. Als we bijvoorbeeld bericht krijgen van onze forwarder dat een pakket niet op tijd in de hub in Stuttgart is geraakt, is het belangrijk dat onze klant niet zelf moet bellen om te vragen waar zijn pakket blijft. In B2C is iedereen dat al gewoon. Je krijgt een sms of e-mail in elke etappe van het proces. Maar in B2B is dat nog veel minder het geval. Wij proberen die stap te zetten”, zegt Steven Van Riel, IT Manager bij Power Tools Distribution.

En om die stap te zetten, ging PTD concreet op zoek naar een nieuw elektronisch aangiftesysteem voor alle douaneformaliteiten. Het systeem dat voordien werd gebruikt had twee grote nadelen: het was vrij duur, omdat de gebruiker betaalde per bericht. Bovendien bood het ook geen bonded warehouse-functie aan. Goederen kunnen voor een onbepaalde tijd opgeslagen worden, zonder dat invoerrechten en BTW moeten betaald worden. Als de eindklant buiten de EU is gevestigd, wordt de bonded stock van het entrepot naar het land van bestemming vervoerd. Pas daar worden de douanerechten en BTW voldaan. Zo wordt een dubbele betaling vermeden.   

OLS Customs en Intelligent Stock Allocation

Na een tender koos PTD uiteindelijk voor OLS Customs van Organi, een systeem voor de automatisering van PLDA- en NCTS-aangiften. De implementatie van OLS Customs verliep gefaseerd. Er werd gestart met de douaneaangiftes voor PLDA en NCTS. Daarna ontwikkelde Organi speciaal voor PTD een custom-built ‘Intelligent Stock Allocation’ module. Intelligent Stock Allocation zorgt voor de fiscale optimalisatie van stock. De module kiest, in functie van de bestemming van de goederen, automatisch de meest voordelige voorraadlijnen, zodat zo weinig mogelijk invoerrechten en BTW moeten betaald worden. Zijn de goederen voor de EU bestemd? Dan wordt altijd eerst vrije stock (waarop al invoerrechten zijn betaald) geselecteerd. Ligt de bestemming buiten de EU? Dan selecteert het systeem eerst de bonded stock (waarop nog geen invoerrechten zijn betaald) met de hoogste douanewaarde. Zo levert de Intelligent Stock Allocation module PTD een aanzienlijk financieel voordeel op.

De toepassing werkt op basis van OpenEdge. Dankzij de stabiele database van Organi-partner Progress komt er nauwelijks nog menselijke tussenkomst bij kijken. Progress is een vooraanstaande leverancier van ontwikkel- en databasetechnologie. Met de keuze voor Progress trekt Organi resoluut de kaart van strategische, toekomstgerichte state-of-the-art oplossingen.

Flexibel, gebruiksvriendelijk en fiscaal voordelig

“De prijs-kwaliteitsverhouding was natuurlijk een doorslaggevende factor in onze beslissing. Maar ook het feit dat Organi ons verzekerde dat het alles kon ontwikkelen wat we nodig hadden, zelfs als het op dat moment nog niet bestond. Andere leveranciers waren minder flexibel om te beantwoorden aan onze behoeften”, zegt Steven Van Riel, IT Manager van Power Tools Distribution. 

Een andere troef van OLS Customs is de audit trail, een specifieke module die alle douanebewegingen van inslag tot uitslag in het bonded warehouse registreert, om  - op aanvraag van douane - het bewijs te kunnen aanleveren dat invoerrechten en BTW correct werden voldaan voor goederen verstuurd vanuit bonded stock. Bovendien hoeft PTD geen dagelijkse aangiften meer te doen bij de douane. Het systeem genereert elke maand een rapport met een gedetailleerd overzicht van alle bewegingen. Dit proces wordt “globalisatie” genoemd en initiëert één betaling van invoerrechten overeenkomstig deze bewegingen van de afgelopen maand.

“We zijn heel tevreden met OLS Customs. Het is flexibel, gebruiksvriendelijk en dankzij financieel voordelige oplossingen zoals Intelligent Stock Allocation en globalisatie, verdient het systeem zichzelf terug. We willen in de toekomst nog verdergaan, met ‘entry in the record’ bijvoorbeeld. We willen goederen al inklaren op het moment dat ze het land binnenkomen, in plaats van hier in het magazijn. Dat zou ons heel wat tijd besparen. Maar we denken ook aan toepassingen voor de returns naar ons depot, een verdere integratie met SAP… Dankzij de flexibiliteit van het systeem is er nog veel potentieel”, zegt Frank Pauwels, Transport & Shipping Manager van Power Tools Distribution.

“Een kritisch systeem dat je door en door kent, vervangen door een nieuw brengt risico’s en aanpassingen met zich mee. Zowel systeemtechnisch als voor de mensen die ermee werken. Maar we hebben de juiste keuze gemaakt met Organi. We hebben een lange weg afgelegd om te geraken waar we nu staan. Natuurlijk kan het hier en daar nog beter. Dat is trouwens een van onze principes : There’s always a better way… Maar alles werkt nu vlot en stabiel. 

Over Organi

Sinds 1977 is Organi, als autonoom IT-bedrijf, gespecialiseerd in totaaloplossingen (software, hardware én diensten) voor middelgrote ondernemingen die groei en efficiëntie nastreven. De focus ligt op het automatiseren van alle administratieve processen binnen 4 marktsegmenten (Gerechtsdeurwaarders, Accountantskantoren, Handelsbedrijven en Logistieke dienstverleners).
De voortdurende ontwikkeling van hoogwaardige toepassingen op basis van de nieuwste technologieën maakt van Organi één van de belangrijkste Progress partners in de Benelux. Meer informatie: www.organi.be

Over Power Tools Distribution

Atlas Copco Power Tools Distribution (PTD) is een belangrijke speler in de sector. Het distributie- centrum in Hoeselt is een onderdeel van de grote Atlas Copco groep, wereldleider in het leveren van industriële productiviteitsoplossingen. Meer informatie: www.atlascopco.com