T.O.L. Natie vervangt Cobol met Progress-based Logistiek Systeem van Organi

Sinds de financiële crisis van 2007 staat de logistieke sector nog altijd zwaar onder druk. Door de sterke interne concurrentie werken veel bedrijven nu aan tarieven die lager zijn dan 20 jaar geleden. Een neerwaartse spiraal, die vooral in de haven van Antwerpen maar niet doorbroken wordt als gevolg van de overcapaciteit aan magazijnen. Rendabel zijn én blijven, is dan ook een uitdaging van formaat op deze markt. 

Ook voor T.O.L. Natie, een kleine onafhankelijke firma die precies 20 jaar geleden zijn activiteiten opstartte in de haven van Antwerpen. Initieel lag de focus op lokale goederenbehandeling. Intussen is T.O.L. Natie uitgegroeid tot een succesvol internationaal transportbedrijf, dat vorig jaar als eerste Antwerpse goederenbehandelaar ook een magazijn buiten de haven opende. Het bedrijf behandelt op zijn verschillende locaties zowat 5.000 containers per jaar, goed voor een omzet van zo’n 4 miljoen euro. 

Het verschil maken met kwaliteitsservice

Als bescheiden speler op de markt wil T.O.L. Natie het verschil maken met een directe, persoonlijke en kwaliteitsvolle service. “Meer en meer klanten zien in dat groot niet altijd beter is. Bij ons zijn ze geen nummer, maar hebben ze een gezicht. We kennen al onze klanten, en zij kennen ons”, zegt Dirk Coppens, Owner van T.O.L. Natie.  

Totaaloplossing met geïntegreerd boekhoudpakket

T.O.L. Natie gebruikt al twintig jaar de oplossingen van Organi voor zijn logistiek, boekhouding en magazijnbeheer. Enkele jaren geleden was de tijd rijp voor een volgende stap in hun relatie. Het bedrijf schakelde toen over van de oude COBOL-gebaseerde toepassingen (Bevex en ORAS II) naar Organi Logistic System (OLS) en Oras III, beide gebaseerd op het OpenEdge platform van Progress, de voorkeurspartner van Organi voor het leveren van state-of-the-art ontwikkel- en databasetechnologie.

“De COBOL-omgeving die we op dat moment gebruikten, was verouderd. Het was eigenlijk meer een tekstverwerker dan een IT-systeem, zonder functionaliteiten voor magazijnbeheer. Na een grondige marktvergelijking hebben we beslist om onze jarenlange relatie met Organi verder te zetten. Zij hadden toen net een nieuw systeem ontwikkeld met modaliteiten voor het boeken, beheren, opvolgen en factureren van alle stappen in de logistieke supply chain. Een grote meerwaarde was dat de boekhouding geïntegreerd is met het dossier- en douanebeheer. Andere oplossingen hadden destijds geen geïntegreerde boekhouding of werkten met externe boekhoudpakketten. Organi bood ons een totaaloplossing”, zegt Kristof De Smedt, Director bij T.O.L. Natie.

Digitaal archief en managementrapportage

T.O.L. Natie wilde niet afhankelijk zijn van externe partners voor zijn boekhouding. Het was daarom op zoek naar een efficiënt en gebruiksvriendelijk boekhoudpakket om de administratie te vereenvoudigen en te automatiseren. Oras III is volledig geïntegreerd met OLS (adressen, klanten, leveranciers, aankoop- en verkoopfacturen, cheques, transfers…) en biedt een complete boekhoudkundige opvolging.

Een andere grote uitdaging voor T.O.L. Natie was het beheer van de volledige documentenstroom. Daarom werd het Organi-pakket in 2013 uitgebreid met DIS (Digital Information System), een digitaal archief waarin alle inkomende en uitgaande documenten worden gearchiveerd en online beschikbaar zijn doorheen alle modules van de toepassing. Zo kunnen alles gegevens snel en efficiënt geraadpleegd, afgeprint of gemaild worden door iedereen binnen het bedrijf.

Tot slot implementeerde T.O.L. Natie ook Analyser van Organi, een op Qlikview-technologie gebaseerde tool met uitgebreide rapporteringsmogelijkheden, om snel gedetailleerde analyses te maken op basis van relevante criteria. 

Centraal dossierbeheer voor hoger servicelevel

“Het grootste voordeel is dat alle Organi-toepassingen geïntegreerd zijn in dit systeem en dat er een link is tussen facturatie, dossier- en stockbeheer. Vanuit één centraal dossier kunnen we documenten maken, rapporten sturen naar klanten, opdrachten bezorgen aan onze transporteurs, aan kostprijscalculatie doen… We hebben van in het begin gekozen voor een servicelevel dat grotere bedrijven niet kunnen bieden. En dat servicelevel moet weerspiegeld worden in de documenten die we versturen. Die uniformiteit is het uithangbord van ons bedrijf en versterkt ons imago. Dankzij de flexibiliteit en de performantie van de Organi-oplossingen kunnen we onze klanten een mooi en compleet pakket aanbieden”, zegt Kristof De Smedt.

De samenwerking met Organi wordt van generatie op generatie voortgezet. En daar lijkt ook met het nieuwe management bij beide bedrijven niet snel verandering in te komen. Bij T.O.L Natie geeft aftredend directeur Herman de Smedt de fakkel door aan Kristof De Smedt en Dirk Coppens. En in januari 2016 is de leiding van Organi overgegaan van Geert Grauwet naar Pieter Vandenbulcke.

“We zijn blij dat we al twintig jaar klant zijn bij Organi. Het is een relatie die met vallen en opstaan is gegroeid, maar sinds de eerste dag hebben we altijd de nodige steun gevonden. We hebben nooit het gevoel dat we ‘maar’ een van de kleinere klanten zijn. Integendeel. Na twintig jaar ken je elkaar door en door. Organi is zoals een zus of broer die altijd voor ons klaar staat. Bovendien blijven ze die persoonlijke service onderhouden en waar mogelijk nog verbeteren”, besluit Dirk Coppens.