7 Möglichkeiten, wie Sie Ihre Firmendateien sicher aufbewahren und Daten schützen können

Die sichere Übertragung von Informationen und digitalisierten Unterlagen ist für Unternehmen unerlässlich. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Firmendateien effektiv schützen können.

Im vergangenen Dezember kam es bei Uber Technologies Inc. zu einer Datenpanne, als die Systeme eines Drittanbieters kompromittiert wurden. Dadurch wurden die Daten von 77.000 Uber-Mitarbeitern offengelegt, die für böswillige Zwecke missbraucht werden konnten.

Wir leben in einer Welt, in der Unternehmen in hohem Maße auf die sichere Übertragung elektronischer Dateien angewiesen sind, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Jeden Tag werden Dateien zwischen Mitarbeitern, Unternehmen und sogar Dritten ausgetauscht.

Leider werden der Schutz sensibler Daten und die Überwachung der Cybersicherheit manchmal als zweitrangige Anliegen behandelt. Die Vernachlässigung dieser Prioritäten hat im Jahr 2022 in allen Branchen zu einem deutlichen Anstieg der Cybersicherheitsvorfälle geführt, und die Bedrohung nimmt weiter zu – Gartner prognostiziert, dass Cyberangriffe auf Dritte im Jahr 2023 und darüber hinaus nur noch zunehmen werden.

In einer Zeit, in der ein allgegenwärtiger Bedarf an Remote- und Online-Zusammenarbeit besteht, ist die sichere Übertragung von Informationen und digitalisierten Aufzeichnungen ein nicht verhandelbares Muss. Unternehmen müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um ihre Firmendateien zu schützen. In diesem Artikel besprechen wir sieben effektive Möglichkeiten hierfür.

7 Möglichkeiten, Ihre Geschäftsdaten zu schützen

1. Verschlüsseln Sie Ihre Dateien

Die Verschlüsselung kodiert Ihre digitalen Daten und schützt sensible Dateien vor unberechtigtem Zugriff. Dieser Prozess verwürfelt im Grunde Ihre Daten und macht sie unlesbar, es sei denn, ein Dekodierungsschlüssel wird verwendet, um Zugang zu erhalten.

Standard-Websites verwenden SSL (Secure Sockets Layer) als eine Form der Verschlüsselung, die Angriffe auf Daten während der Übertragung in Schach hält. Die Verschlüsselung kann entweder symmetrisch (wobei ein Schlüssel zum Verschlüsseln und Entschlüsseln von Daten verwendet wird) oder asymmetrisch (wobei stattdessen zwei Schlüssel – öffentlich und privat – verwendet werden) sein.

2. Sichern Sie Ihren Computer regelmäßig

Acronis behauptet in einem Bericht , dass 10 % der Benutzer täglich, 15 % ein- oder zweimal pro Woche und 34 % der Benutzer monatlich sichern. Es ist interessant zu sehen, dass 41% der Benutzer ihre Daten selten oder nie sichern.

Dieses ausgeprägte Sicherheitsrisiko kann im Falle eines massiven Datenverlusts, eines Hardwareausfalls oder einer Malware-Infektion das Aus für die Nutzer bedeuten. Die Datensicherung gewährleistet, dass die Daten Ihres Unternehmens sicher und jederzeit an verschiedenen Orten zugänglich sind.

Backups können durchgeführt werden, indem Dateien auf eine externe Festplatte kopiert oder extern gesendet werden (z. B. über einen Cloud-Speicher). Verschlüsselung sollte enthalten sein, um höchste Sicherheit zu gewährleisten und unbefugten Zugriff zu verhindern.

3. Implementieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung

Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) fügt Ihren Konten eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem Benutzer zwei oder mehr Informationseinheiten angeben müssen, um auf ihr Kont zugreifen zu können.

Eine der gebräuchlichsten Formen der MFA ist die traditionelle Passwort-plus-Ein-Faktor-Methode, bei der Benutzer sowohl ihr Passwort als auch eine zusätzliche Form der Identifizierung angeben müssen. Dies kann ein Passwort und ein Fingerabdruck, ein Passwort und ein Sicherheitstoken oder ein Passwort und ein Code sein, die per SMS gesendet werden. Diese zusätzliche Sicherheitsebene erschwert es Hackern und Datendieben, sich Zugang zu Ihren Konten zu verschaffen und wichtige Daten zu stehlen.

4. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter

Eine der häufigsten Arten, wie Unternehmen Opfer von Betrügereien werden, sind Phishing-E-Mails.

Diese E-Mails, die so aussehen, als kämen sie aus legitimen Quellen, verwenden Social Engineering, um vertrauliche Informationen zu extrahieren.

Die Daten deuten darauf hin, dass Mitarbeiter in kleineren Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit diesen E-Mails ausgesetzt sind, was im Erfolgsfall zu massiven Datenschutzverletzungen führt. Dies priorisiert die Notwendigkeit, eine Sicherheitskultur aufzubauen, indem Richtlinien und Verfahren erstellt, Mitarbeiter regelmäßig geschult und Best Practices gefördert werden. Auf diese Weise können Mitarbeiter lernen, wie sie Phishing-Betrügereien erkennen und vermeiden können.

5. Verwenden Sie Antivirensoftware und Passwort-Manager

Antiviren-Software bietet eine Reihe von Tools, die maximale Sicherheit gegen alle Arten von Bedrohungen für Ihre Geräte bieten. Zu diesen Bedrohungen gehören Viren, Malware und Spyware. Einige Antivirensoftware bieten Funktionen, die über den grundlegenden Virenschutz hinausgehen, wie z. B. Datenvernichter, intelligente Firewall, Passwortmanager, Webcam-Schutz, Cloud-Backup-Service und sichere VPNs.

Passwort-Manager sind ein sicherer Weg, um Ihre Passwörter an einem Ort zu speichern. Dieses spezielle System kann starke und eindeutige Passwörter generieren, sie in einem geschützten digitalen Tresor speichern und sie für die spätere Verwendung aufbewahren.

Mit Passwort-Managern können Benutzer Anmeldeinformationen (einschließlich Kreditkartendaten und Krankenakten) auf Websites und Anwendungen einfach automatisch ausfüllen. Das einzige Passwort, das Sie im Auge behalten müssen, ist das einzige Master-Passwort für den Passwort-Manager.

6. Führen Sie regelmäßige Sicherheitsaudits durch

Sicherheit sollte nicht als nachträglicher Gedanke behandelt werden, sondern als Hauptaugenmerk. Aus diesem Grund sollten Sie regelmäßig Schwachstellenanalysen durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien korrekt, aktuell und sicher sind.

Es geht darum, potenzielle Schwachstellen im System zu ermitteln und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor Hacker einen Weg finden, sie auszunutzen.

7. Verwenden Sie sichere Dateiübertragungsmethoden

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, ist die gemeinsame Nutzung von Dateien nicht nur unverzichtbar, sondern kann auch über Leben und Tod entscheiden, wenn die gemeinsame Nutzung sensibler Dateien erforderlich ist. Selbst die routinemäßigste Dateifreigabe kann einige Herausforderungen mit sich bringen, wie die Minimierung der Anfälligkeit für Angriffe und die Offenlegung sensibler Daten.

Daraus ergibt sich die Notwendigkeit effektiver Methoden zur Übertragung sensibler und vertraulicher Daten bei gleichzeitiger Gewährleistung von Sicherheit, Compliance und Effizienz. Wir haben einige solcher Methoden, einschließlich Secure Managed File Transfer (MFT), File Transfer Protocol (FTP), Hypertext Transfer Protocol (HTTP) und Secure File Transfer Protocol (SFTP).

MFT ist jedoch eine zuverlässigere Wahl, da es im Vergleich zu herkömmlichen Dateiübertragungsprotokollen wie FTP und HTTP einen fortschrittlichen Ansatz für die Übertragung von Dateien und Daten bietet.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Online-Dateiübertragungsmethoden, die HTTP oder sogar HTTPS nutzen, um Dateien innerhalb eines Unternehmens und mit Dritten auszutauschen, verwendet werden. Bei dieser Art von Diensten fragt sich der Absender manchmal, ob seine sensiblen Dateien an einen anderen, unbeabsichtigten Empfänger weitergeleitet wurden, oder ob die Anhänge überhaupt ankamen. Aus organisatorischer Sicht gibt es bei der Verwendung von EFSS (Enterprise File Sync and Share) keine Möglichkeit, zentral alle Orte einzusehen, an die sensible Dateien gesendet wurden, zu welchem Zeitpunkt oder mit wem sie geteilt wurden. Dies eröffnet unnötigerweise zusätzliche Angriffsflächen für böswillige Akteure, und das ist etwas, das wir vermeiden können.

FTP verfügt über keine nennenswerten Sicherheitsvorkehrungen, die sicherstellen, dass der Computer am anderen Ende der FTP-Verbindung legitim ist und dass die übertragenen Daten nicht verschlüsselt sind. Das Gleiche gilt für E-Mail-Übertragungsprotokolle wie das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), dem es ebenfalls an Benutzerauthentifizierung und Datenverschlüsselung mangelt. Dies führt zu Fehlern wie dem Abfangen von Dateien, Datenlecks und Compliance. Dieser Progress-Artikel beleuchtet die Gefahren des Dateiaustauschs per E-Mail.

Hier gewinnt MFT an Boden. Die SMFT-Technologie verwendet robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, digitale Signaturen und Authentifizierung, um Daten während der Übertragung und Speicherung zu schützen. Es enthält auch erweiterte Dateiübertragungsfunktionen wie Komprimierung und Automatisierung, die die Übertragungszeiten verkürzen und die betriebliche Effizienz verbessern.

Die Lösung, die Sie benötigen: Sichere, verwaltete Dateiübertragungssoftware

Progress MOVEit ist eine sichere Managed-File-Transfer- und Automatisierungssoftware, die es Unternehmen ermöglicht, die Zuverlässigkeit von Kerngeschäftsprozessen zu gewährleisten und sensible Daten zwischen Partnern, Kunden und Systemen auf sichere und konforme Weise zu übertragen.

Es bietet eine sichere Zusammenarbeit und automatisierte Dateiübertragung sensibler Daten mit erweiterten Workflow-Automatisierungsfunktionen, ohne dass Skripte erforderlich sind. MOVEit bietet auch Verschlüsselung und Aktivitätsverfolgung, um die Einhaltung von Vorschriften wie PCI, HIPAA und DSGVO zu ermöglichen.

MOVEit gewährleistet die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien im gesamten Unternehmen und weltweit, verringert das Risiko von Datenverlusten und der Nichteinhaltung von Vorschriften und ermöglicht die Erstellung automatisierter Dateiübertragungsaufgaben und Arbeitsabläufe, um den Geschäftsbetrieb zu beschleunigen und das Risiko von Benutzerfehlern zu beseitigen. Die Software ermöglicht Endbenutzern außerdem eine sichere Zusammenarbeit und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften durch die Implementierung von Sicherheitskontrollen und die Erstellung eines Prüfpfads.

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