Ein Überblick zu den wichtigsten Punkten zu Managed File Transfer Software und Compliance

Managed File Transfer kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, einen besseren Überblick zu Ihrem Betrieb zu haben und folglich, leichtere Schritte in Richtung Compliance zu machen.

Im digitalen Zeitalter von heute gibt es keine einzige All-in-One-Anwendung, die vollständige Sicherheit oder umfassende Compliance verspricht. Unternehmen verwenden einen chaotischen Mix aus verschiedenen Systemen und Anwendungen, um ihre Daten hinter ihrer Firewall zu schützen.

Aber haben Sie jemals darüber nachgedacht, was passieren könnte, wenn diese sensiblen Daten außerhalb der Reichweite des Firewall-Schutzschildes gelangen? Plötzlich befinden sich die Daten in freier Wildbahn, sind ungeschützt und laufen Gefahr, von gewissenlosen Personen falsch gehandhabt oder - schlimmer noch - gestohlen oder verkauft zu werden. Unbeabsichtigte Datenlecks können eine Kettenreaktion von zahlreichen Konsequenzen auslösen, wie z.B. Vertrauensverlust, Kundenverlust und schwere gesetzliche Strafen.

Genau an diesem Punkt kommt Managed File Transfer (MFT) ins Spiel. Die gemeinsame Nutzung sensibler und gesetzeskonformer Daten erfordert mehr als nur ein sicheres Netzwerk, stabile Firewalls und ausgefeilte IT-Richtlinien. Sie müssen genau wissen, wo sich Ihre sensiblen Daten befinden, wer zu welchem Zeitpunkt auf sie zugegriffen hat, und Sie müssen in der Lage sein, diese Fakten mit einem nachvollziehbaren Protokoll zu dokumentieren.

Managed File Transfer ermöglicht es Unternehmen, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem es Kontrolle, Transparenz und Anpassungsmöglichkeiten bei allen Dateiübertragungsaktivitäten bietet. Es ist wie eine Vogelperspektive auf die täglichen Abläufe von Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und anderen Beteiligten, zu haben. In diesem Artikel erfahren Sie genaueres zum Thema MFT und dessen Bezug zu Compliance.

Was kann MFT-Software und warum brauchen Sie sie?

MFT-Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B.:

• Sicherere Dateifreigabe: Verschlüsseln Sie Dateien und regulieren Sie den Zugriff auf sensible Daten. Legen Sie Berechtigungen fest, um zu bestimmen, wer Dateien senden, empfangen, anzeigen oder bearbeiten darf.

• Automatisierung: Planen Sie wiederkehrende Dateiübertragungen und verarbeiten Sie Dateien automatisch auf der Grundlage voreingestellter Vorgaben. Dadurch wird manuelle Arbeit reduziert und Fehlern entgegengewirkt.

• Nachverfolgung und Berichterstattung: Verfolgen Sie Dateiübertragungen und lassen Sie sich Berichte zu Volumen, Durchsatz und Compliance anzeigen. Erhalten Sie Warnmeldungen, wenn eine Übertragung scheitert oder die Service Level Agreements (deutsch: Dienstleistungs-Güte-Vereinbarungen) nicht eingehalten werden.

• Einhaltung von Vorschriften (Compliance): Die MFT-Software unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA, DSGVO und PCI DSS. Sie bietet einen Audit-Trail, Zugriffsschutzkontrollen und Verschlüsselung, die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich sind.

Durch den immer zunehmenderen elektronischen Datenaustausch sind sichere und zuverlässige Dateiübertragungen von entscheidender Bedeutung. MFT-Software erfüllt diese Ansprüche, indem sie das Risiko von Datenverletzungen, -verlust oder -diebstahl durch Verschlüsselung, Zugriffsschutzkontrolle und Überwachungsfunktionen minimiert. Sie erhöht die Effizienz durch die Automatisierung sich wiederholender Dateiübertragungen. Somit wird ebenfalls die Transparenz des Prozesses gesteigert, während gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften durch Audit-Trails (Prüfpfade) und Sicherheitskontrollen sichergestellt wird. Darüber hinaus wachsen MFT-Optionen mit Ihrem Unternehmen mit, indem sie große Dateiübertragungen verwalten und eine zentralisierte Plattform für den Dateiaustausch bieten.

Die Rolle von Compliance bei Dateiübertragungen

Compliance bedeutet, dass die von Behörden und Branchenverbänden festgelegten Regeln und Vorschriften eingehalten werden müssen. Für die Datenübertragung bedeutet dies die Einhaltung von Gesetzen wie HIPAA, DSGVO und PCI DSS. Wenn Ihre Managed File Transfer-Option nicht den Vorschriften entspricht, riskieren Sie hohe Geldstrafen, einen Rufschaden und den Verlust des Kundenvertrauens.

Einige der wichtigsten Punkte, die bei der Einhaltung von Compliance und der Datenübertragung zu beachten sind:

• Datenschutz und Datensicherheit: Verschlüsselung von vertraulichen Daten und Einschränkung des Zugangs auf autorisierte Personen.

• Audit-Trails (Prüfpfade): Detaillierte Protokolle über Datenübertragungen, Zugriffe und Benutzeraktivitäten. Dazu gehört, wer wann auf welche Daten zugegriffen oder sie übertragen hat.
  

• Datenaufbewahrung: Speicherung von Daten für einen bestimmten Zeitraum und Löschung der Daten nach Ablauf dieser Frist. Die Frist hängt von der Art der Daten und den Vorschriften ab.

• Kontrolle des Benutzer-Zugriffs: Implementierung einer angemessenen Authentifizierung und Autorisierung der Benutzer, nur auf die für ihre Rolle relevanten Daten zuzugreifen.

Die wichtigsten Compliance- Aspekte für Ihre Branche

Bei der Auswahl einer Managed-File-Transfer-Lösung sollte die Einhaltung von Vorschriften ein zentrales Kriterium sein, insbesondere in stark regulierten Branchen. Dabei sind folgende Schlüsselfaktoren zu beachten:

Datenschutzbestimmungen

Viele Datenschutzvorschriften wie die des DSGVO, HIPAA und PCI DSS verlangen strenge Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Es ist empfehlenswert eine Lösung zu wählen, die über integrierte Datenschutzfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffsschutzkontrolle und Prüfprotokolle verfügt. Ihre ausgewahlte Option sollte es Ihnen ermöglichen, vertrauliche Datenfelder zu maskieren, zu verschlüsseln oder zu anonymisieren.

Vorgaben zur Datenaufbewahrung 

Häufig schreiben Vorschriften vor, dass Daten in bestimmten geografischen Regionen gespeichert werden müssen. Wählen Sie einen Anbieter, der es Ihnen ermöglicht, Daten in den von Ihnen bevorzugten Regionen und an den von Ihnen bevorzugten Standorten aufzubewahren. Der Anbieter sollte über Rechenzentren auf der ganzen Welt verfügen, die die Branchenstandards für Sicherheit und Verfügbarkeit erfüllen.

Auditierung und Berichterstattung

Die meisten Vorschriften erfordern eine gründliche Prüfung, Berichterstattung und Protokollierung. Wählen Sie eine Software mit fortschrittlichen Prüffunktionen, die Dateiübertragungen, Benutzeranmeldungen, Konfigurationsänderungen und vieles mehr verfolgen. Die Software sollte sofort einsatzbereite Berichte zum Nachweis der Compliance gegenüber Prüfern bieten, sowie die Möglichkeit zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte. Die Protokolle sollten mindestens sieben bis zehn Jahre lang aufbewahrt werden, wobei einige Vorschriften sogar längere Aufbewahrungsfristen vorsehen.

Dateiübertragungsprotokolle

Die Verwendung unsicherer Dateiübertragungsmethoden kann Ihr Unternehmen dem Risiko von Datenschutzverletzungen und Strafen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften aussetzen. Wählen Sie eine Softwarelösung, die sichere Übertragungsprotokolle wie SFTP, FTPS, HTTPS und AS2 zur Verfügung stellt. Sie sollten bewährte Verfahren für die Schlüsselverwaltung, die Auswahl der Verschlüsselung und Perfect Forward Secrecy anwenden. Auch die OpenPGP-Verschlüsselung ist für einige Anwendungsfälle von Vorteil.

Compliance-Zertifizierungen

Suchen Sie nach Anbietern, die über branchenweit anerkannte Compliance-Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II, ISO 27001 und HIPAA verfügen. Sie sollten eine Erfolgsbilanz bei unabhängigen Audits und Sicherheitsbewertungen vorweisen können. Die Software des Anbieters sollte Ihr Unternehmen auch dabei unterstützen, die für Ihre Branche relevanten Zertifizierungen zu erlangen und aufrechtzuerhalten.

Must-Have-Funktionen in Managed File Transfer Softwares

Software für den Managed File Transfer muss über bestimmte Funktionen verfügen, damit Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten und Daten schützen kann. Hier sind vier "Must-haves":

Audit-Trails

Anhand von Prüfpfaden (sogenannte Audit-Trails) können Sie sehen, wer wann auf welche Dateien zugegriffen hat. Sie zeichnen Einzelheiten auf, wie z.B. Benutzer, Zeit, Quelle und Ziel. So wird Ihnen eine vollständige Übersicht über aller Dateiübertragungsaktivitäten geboten. Um Gesetze, Richtlinien usw. einzuhalten, müssen Prüfpfade detailliert und verfälschungssicher und für die Berichterstellung geeignet sein.

Verschlüsselung

Verschlüsselung hilft, Ihre vertraulichen Daten und Dateien bei der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen. Um die Vorschriften einzuhalten, benötigen Sie eine sichere Verschlüsselung, wie OpenPGP, AES und FIPS 140-2 validierte Codes. Progress MOVEit nutzt AES- und PGP-Verschlüsselung, um Ihre Dateien besser zu schützen und ermöglicht Ihnen somit die gesetzlichen Vorschriften zu einzuhalten.

Zugriffsschutzkontrollen für Benutzer

Durch rollenbasierte Zugriffskontrollen wird der Benutzerzugriff nur auf die Dateien und Funktionen beschränkt, die der Nutzer für seine Arbeit benötigt. Um Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen, sollte die MFT-Software haargenaue Kontrollmöglichkeiten bieten, damit Sie Berechtigungen auf Grundlage von Benutzern, Gruppen, Ordnern, IPs und Zeit festlegen können.

Berichte

Umfassende Berichterstattung ist wesentlich für den Nachweis der Compliance bei Ihren Dateiübertragungen. Suchen Sie nach einer MFT-Lösung, die Berichte für Vorgänge wie Anmeldungen, Dateioperationen, Zugriffsverweigerungen uvm. direkt bereitstellt. Dank der Software MOVEit erhalten Sie zahlreiche Berichte, die Sie bei der Überprüfung von Compliance und Benutzeraktivitäten unterstützen.

MOVEit: Die sichere Managed File Transfer-Option für die Compliance

Wenn es um die Einhaltung von Richtlinien geht, kommt es ganz auf die Software-Optionen für die Managed File Transfer an. So erfüllt MOVEit die höchsten Compliance- Anforderungen und hilft Ihnen dabei, Ihre Daten und Ihr Unternehmen zu schützen.

Sicherer Managed File Transfer

MOVEit ermöglicht es Ihnen, Daten sowohl intern als auch extern sicherer zu übertragen. Mit MOVEit können Sie Dateien über die Cloud, FTP, SFTP oder HTTPS übertragen. Alle Datenübertragungen werden verschlüsselt, um vertrauliche Daten besser zu sichern und Compliance-Standards wie HIPAA, FINRA und DSGVO zu unterstützen.

Umfassende Auditierung und Berichterstattung

MOVEit protokolliert alle Datenübertragungsaktivitäten, damit Sie über einen klaren Prüfpfad verfügen. Sie können sehen, wer Dateien hoch- oder heruntergeladen hat, wann die Übertragung stattgefunden hat und ob sie letztendlich erfolgt ist oder nicht. Sie können ebenfalls Berichte über Datenübertragungsaktivitäten für beliebige Zeiträume erstellen. Die MOVEit-Berichtstools helfen Ihnen dabei bei Prüfern und Aufsichtsbehörden nachzuweisen, dass gewisse Vorschriften eingehalten werden.

Zugriffsschutzkontrollen für Benutzer

Mit MOVEit haben Sie die Kontrolle darüber, welche Benutzer auf Dateien zugreifen können und was sie mit ihnen tun können. Legen Sie haargenaue Berechtigungen fest, um Uploads, Downloads, Löschvorgänge und mehr zu regulieren. Sie verfügen ebenfalls über die Funktion eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und komplexe Kennwörter für zusätzliche Sicherheit, einzurichten. Außerdem können Sie fehlgeschlagene Anmeldeversuche verfolgen und Benutzer nach zu vielen Versuchen sperren, um Brute-Force-Hacking-Versuche zu verhindern.

Schutz vor Datenverlust

Mit den MOVEit DLP-Funktionen erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer vertraulichen Daten. Dabei können Sie Dateien nach Schlüsselwörtern, Mustern und Dateitypen durchsuchen, um riskante Dateiübertragungen zu erkennen und unter Quarantäne zu stellen, noch bevor sie erfolgen. Zudem erhalten Sie Warnungen, wenn Richtlinienverletzungen auftreten. So gelingt es Ihnen sofort entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können.

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