Wie lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und Dateiübertragungsprobleme reduzieren?
Eine effiziente Dateiübertragung an interne und externe Interessengruppen ist von entscheidender Bedeutung, doch viele Unternehmen haben Schwierigkeiten mit diesem Prozess.
Dateien sind nach wie vor von entscheidender Bedeutung für Geschäftsprozesse auf der ganzen Welt. Zwar gibt es eine starke Tendenz zu Webdiensten und anderen EDI-Methoden, die keine Dateien sind, aber diese sind nicht so allgegenwärtig, wie man meinen könnte. Dateien sind nach wie vor von Wichtigkeit und die Übermittlung von Dateidaten an interne und externe Interessengruppen ist unerlässlich. Es gibt viele effiziente und auch ineffiziente Methoden, dies zu tun. In diesem Beitrag untersuchen wir die verschiedenen Faktoren und wie Sie Ihre erwünschten Geschäftsergebnisse erzielen können.
Das Problem der Dateiübertragung: Manuelle Dateiübertragungsmethoden
Auf die eine oder andere Weise haben wir gelernt, dass manuelle Methoden wie die Verwendung von FTP-Clients oder E-Mail-Anhängen oder sogar speziell erstellte Skripte ihre eigenen Probleme mit sich bringen können. Ad-hoc-Methoden und E-Mails sind nicht nachverfolgbar und anfällig für Fehler in Skripten. Zunächst einmal bringen diese manuellen Methoden Personalkapazitäten auf. Sie erfordern Programmierer mit spezifischen Fähigkeiten, und solche Methoden neigen dazu, schnell unübersichtlich zu werden und erfordern viel Aufwand, wenn Änderungen vorgenommen werden müssen.
In den letzten zehn Jahren sind neue Dienste auf dem Markt erschienen, die jedoch in der Regel nicht viel in Bezug auf Automatisierung, Steuerung oder Nachverfolgung bieten. Selbst bei den Angeboten großer Cloud-Anbieter müssen viele Komponenten integriert werden, was zu komplexen Integrationsherausforderungen führt.
Dies ist für viele der Wendepunkt. Möglicherweise sind Sie aufgrund der Vielzahl an vorgeschlagenen Lösungen in eine schwierige Situation geraten. Dennoch haben Sie weiterhin Probleme, da keine der Lösungen Ihren Anforderungen entspricht. Tatsächlich sind viele dieser manuellen Methoden riskant und könnten Ihnen wahrscheinlich große Schwierigkeiten bereiten, wenn das Ergebnis nicht wie gewünscht ausfällt.
Die ideale Lösung: Managed File Transfer (MFT)
Hier kommt die Managed File Transfer (MFT) ins Spiel, die über die besondere Fähigkeit verfügt, viele dieser Probleme zu lösen. Sehen wir uns an, was MFT auszeichnet und welche Funktionen eine effektive MFT-Lösung ausmachen.
Zunächst einmal ist das Hauptziel für die meisten Menschen, die Möglichkeit, einigermaßen komplexe Arbeitsabläufe ohne Skripterstellung durchzuführen. Ansonsten brauchen wir wieder Programmierer. Und sieht die Situation in solchen Fällen schon viel komplizierter aus als nur zu sagen „Hey, lasst uns einfach diese Gruppe von Dateien von Server A auf Server B verschieben.“
Es kann aber auch so klingen:
- Wir müssen mehrere Endpunkte gleichzeitig ansteuern.
- Die Dateien müssen auf programmgesteuerte Weise umbenannt oder gelöscht werden.
- Die Dateien müssen auf eine bestimmte Weise bearbeitet werden, z. B. durch Verschlüsselung oder Entschlüsselung.
- Wir müssen eine einfache Wenn-Dann-Logik anwenden, z. B. wenn eine Datei eine bestimmte Größe hat, komprimieren wir sie.
Der Kernpunkt besteht darin, ein Gleichgewicht zu finden. Wenn es zu kompliziert ist, benötigen Sie möglicherweise Programmierkenntnisse. Wenn es zu einfach ist, kann es wahrscheinlich nicht alle Ihre Nutzungsszenarien abdecken. Ein weiteres grundlegendes Merkmal eines MFT-Systems ist die Fähigkeit, mit verschiedenen Endpunkten oder Hosts umzugehen, oder das Nachvollziehen, woher die Dateien kommen und wohin sie gehen.
Auf der allgemeineren Ebene sprechen wir hierbei über die Kommunikation mit Großrechnern, ERP-Systemen, Bankensystemen oder dem Gesundheitswesen für Krankenakten oder Versicherungsleistungen. Oder wir haben es mit verschiedenen Branchen und tausend verschiedenen Formaten zu tun, die diese Branchen mit ihren eigenen Besonderheiten und Arbeitsabläufen haben. Dateiübertragungen werden in mehr Fällen gebraucht als Sie sich vorstellen können.
Wenn wir das Ganze eine Ebene tiefer betrachten und uns den Datenaustausch aus technischer Sicht ansehen, gibt es je nach Art der Übertragung und Systemanforderungen unterschiedliche Protokollebenen. Auf der untersten Ebene haben die meisten Menschen schon einmal von FTP oder SFTP gehört. Und natürlich kann jedes vertrauenswürdige MFT-Paket FTP und SFTP unterstützen, doch MFT bietet eine zusätzliche mehrschichtige Schnittstelle für mehr Sicherheit und Zuverlässigkeit.
So verwalten und überwachen Sie Dateiübertragungen
Ein weiterer wichtiger Faktor einer effizienten Übertragungsmethode ist die Fähigkeit, diese Datenübertragungs-Workflows zu verwalten, zu planen, auszuführen und zu überwachen. Es reicht nicht aus, sie nur einmal auszuführen. Die meisten Unternehmen müssen dies auf stündlicher, täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis tun, weswegen eine zuverlässige Planung erforderlich ist. Diejenigen, die auf Skripte angewiesen sind, haben sich früher auf Dinge wie den Windows-Scheduler oder Cron-Jobs in Linux oder sogar auf Unternehmenspläne verlassen.
Wir sind der Meinung, dass die meisten Unternehmen besser damit aufgestellt sind, den Planer direkt in MFT zu belassen. Eng damit verbunden ist die Möglichkeit, den Verlauf dieser Übertragungen zu überwachen und einen Überblick über folgende Fragen zu gewinnen:
- Treten Fehler auf?
- Welche Aufträge schlagen fehl?
- Warum schlagen sie fehl?
Selbst wenn Sie Ihre Systeme auf dem neuesten Stand halten, werden Sie feststellen, dass es zu sogenannten „normalen Ausfällen“ kommt. Irgendwo ist etwas schiefgelaufen, was in einer IT-Umgebung durchaus vorkommen kann. Wenn Sie dies jedoch sorgfältig überwachen und die richtigen Warnmeldungen eingerichtet haben, vielleicht sogar Ihre MFT so konfigurieren, dass ausgewählte Dateiübertragungsaufgaben wiederholt werden, können Sie die Auswirkungen normaler Ausfälle minimieren.
Eng mit dieser Verwaltung und Überwachung verbunden ist die Fähigkeit, Berichte zu erstellen, zu protokollieren und zu prüfen. Es reicht nicht aus, in Echtzeit benachrichtigt zu werden, dass ein Vorgang fehlschlägt; Sie müssen dies über einen längeren Zeitraum verfolgen. Dazu müssen Sie in der Lage sein, grundlegende Berichte aus dem System abzurufen sowie bei Bedarf detailliertere Protokolle, um eventuelle Umgebungsprobleme zu diagnostizieren. Heutzutage werden immer mehr Branchen verschiedenen Arten von Audits unterzogen – manchmal intern, manchmal extern – von einer öffentlichen Einrichtung bis hin zu einem börsennotierten Unternehmen.
Insgesamt müssen Sie wahrscheinlich einige Audit-Informationen über Ihre Dateiübertragungen bereitstellen, entweder um zu beweisen, dass bestimmte Dateien für bestimmte Geschäftsprozesse korrekt übertragen werden, oder um zu zeigen, wer Zugriff auf das System hat und welche Art von Änderungen an der Datei oder dem Ordner vorgenommen wurden.
Wie werden Sie all diese Aufgaben bewältigen, ohne dass es zu Unterbrechungen oder mehr Arbeit für Sie und Ihr Team kommt?
So kann Ihnen MOVEit Automation behilflich sein
Kommen wir zurück zur verwalteten Dateiübertragung und einer Schlüsselkomponente innerhalb der Produktlösung: der Automatisierung. Nehmen wir die Progress MOVEit Automation Software als das ideale Tool zur Automatisierung von Dateiübertragungen und zur Planung von Projekten.
Mit der MOVEit Automation Software kann jeder autorisierte Benutzer ganz einfach mehrstufige, logikbasierte Workflows automatisieren und Geschäftsprozessregeln ohne Programmierkenntnisse implementieren. Die MOVEit Automation Software „zieht, verarbeitet und schiebt“ Dateien automatisch auf mehrere Plattformen über eine Vielzahl von Netzwerkarchitekturen. Die meisten Automatisierungsprojekte können innerhalb von Stunden – nicht Wochen – und ohne kostspielige professionelle Dienstleistungen oder Skripte umgesetzt werden. Die MOVEit Automation-Software wird mit vorgefertigten Skripten geliefert und kann durch benutzerdefinierte Skripte oder vorhandene Skripte erweitert werden. Eine Webschnittstelle ermöglicht die Verwaltung und Änderung von jedem Browser aus.
Zur Unterstützung der Überwachung können Sie die MOVEit Automation-Software verwenden, um Warnmeldungen und Benachrichtigungen einzurichten, z. B. wenn ein kritischer Prozess abgeschlossen ist oder ein Problem bei der Dateiübertragung auftritt. Außerdem wird die obligatorische Berichterstattung vereinfacht, denn selbst wenn Hunderte von Automatisierungen ausgeführt werden, stehen Ihnen bei Bedarf detaillierte Aktivitätsberichte und Prüfprotokolle zur Verfügung.
Trauen Sie sich und wagen Sie den nächsten Schritt
Da Sie nun mehr darüber wissen, wie Sie Probleme bei der Dateiübertragung lösen können, möchten Sie nun vielleicht Ihre spezifischen Workflows vereinfachen? Der nächste Schritt könnte sein, dass Sie eine 15-minütige Demo der MOVEit Automation-Software anfragen. Sie können auch eine Testversion anfragen oder sich ein On-Demand-Webinar ansehen, das sich ausführlicher mit der Einführung in dieses Thema befasst.
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