8 Gründe für die Automatisierung Ihrer Dateiübertragungen

Wir alle wissen es und möchten es eigentlich nicht mehr hören: In der globalen Technologielandschaft von heute besteht die ständige und zunehmende Gefahr, gehackt zu werden.

Diese Hackangriffe werden immer ausgefeilter. Viele davon könnten jedoch durch das Ausschalten menschlicher Fehler, die Verschlüsselung von Daten oder eine effiziente Security Awareness-Schulung vermieden werden. Es ist sinnvoll, potenzielle Schwachstellen zu eliminieren. Und zumindest in sehr vielen Fällen gehört der Dateiübertragungsvorgang dazu. Anstatt erneut die Risiken von Daten beim Speichern und Übertragen, von Schatten-IT oder Social Engineering aufzuführen, gehen wir einfach davon aus, dass Unternehmen ihre sensiblen Daten sowie die ihrer Kunden, Anbieter und sonstigen Kontakte schützen möchten. Die Compliance-Anforderungen hängen von der zuständigen Gerichtsbarkeit ab und erfordern die Einhaltung von Gesetzen zum Identitätsdiebstahl oder zum Datenschutz.

Gleichgültig, ob Daten als persönlich identifizierbare Informationen (PII-Daten), geschützte Gesundheitsinformationen (PHI-Daten) oder als Mitarbeiterdaten bezeichnet werden, es handelt sich durchweg um sensible Daten, die, wenn sie in die falschen Hände geraten, in Form von Identitätsdiebstahl oder Finanzbetrug gegen die geschädigte Zielperson verwendet werden können.

Daten müssen freigegeben werden

Das Schlüsselproblem besteht darin, dass Daten normalerweise gemeinsam genutzt werden, und dies nicht immer auf effiziente Weise. In der Banken-, Finanzdienstleistungs- und Versicherungsbranche (BFSI) wird eine breite Palette von Daten so genutzt, wie es die Geschäftstätigkeit erfordert. Bei Bonitätsprüfungen beispielsweise müssen Banken Daten freigeben. Dadurch wurde Equifax im Jahr 2017 ein logisches Ziel für Hacker (wobei die sensiblen Daten von 143 Mio. Amerikanern exponiert wurden).

Finanzberichte, Debitorenauszüge, Kontoaktualisierungen und vieles mehr werden zwischen Banken ausgetauscht oder auf einem zentralen Server gesichert. Durch das Aufkommen von Fintech, Smart-Zahlungen und anderen Finanzdienstleistungen ist der Austausch von Daten noch gängiger geworden. Datenanalysen, Big Data und die resultierenden gezielten Marketing-Aktivitäten – all dies erhöht die Anforderungen an die Freigabe.

Eine weitere Branche, die ein primäres Ziel darstellt, ist das Gesundheitswesen. Dort speichern und teilen Dienstanbieter ständig klinische und finanzielle Daten, sei es mit Versicherungsunternehmen oder medizinischen Fachleuten, die erforderlich sind, um Konsultationen zu ermöglichen oder das Niveau der jeweiligen medizinischen Versorgung zu verbessern. Angesichts der Attraktivität des Ziels ist es nicht überraschend, dass viele Hackerangriffe im Gesundheitswesen im Jahr 2018 erfolgten.

Wie die Hacker habe auch ich den Fokus auf das Finanz- und Gesundheitswesen gelegt. Das Problem betrifft jedoch alle, die sensible Daten speichern, und wer tut dies nicht? Teilen Sie sensible Daten mit anderen? Wenn dies der Fall ist, sollten Sie Ihren Dateiübertragungsvorgang prüfen. Vorschriften sind keine Anweisungen für Unternehmen, wie sie Daten schützen sollen, sondern gehen davon aus, dass diese ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und eine Nichteinhaltung sanktionieren. Angesichts der Anzahl der gut dokumentierten Sicherheitslücken in allen Branchen ist Unkenntnis keine Entschuldigung.

Warum Dateien nicht sicher übertragen?

Unternehmen müssen ein Mittel suchen, um sensible Daten zu schützen, jedoch nur in dem Maße, dass die Effizienz gesteigert wird und Geschäftsabläufe sowie Prozesse verbessert werden. Die Einhaltung geltender Standards und Vorschriften ist ebenfalls erforderlich, variiert jedoch nach Branche und Standort. Eine effiziente Dateiübertragungslösung berücksichtigt dies alles, ungeachtet von Alterung und Veraltung der Infrastruktur, Plattformtyp oder Unternehmensgröße.

Warum nicht sich wiederholende Aufgaben und so genannte Fleißarbeiten durch Automatisierung vermeiden, damit mehr Zeit für Aufgaben bleibt, die manuelle Eingriffe erfordern? Dies kommt zumindest mir sinnvoll vor. Die Automatisierung von Dateiübertragungsaufgaben (anstatt sie willkürlich per E-Mail, Cloud-Sharing oder als Anhang in einem VoIP-Chat-Fenster auszutauschen) bringt insbesondere folgende Vorteile:

• Zentralisierte Kontrolle

Durch engagierte (sorgfältig ausgewählte und nicht nur ambitionierte) Mitarbeiter für die Erstellung, Planung und Verwaltung von Dateiübertragungen wird die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler aufgrund wiederkehrender Dateneingaben verringert. Außerdem können Stapel zur Übertragung in regelmäßigen Intervallen erstellt werden.

• Eine einzelne Lösung für alle Übertragungen

Benutzer können sich auf ein einzelnes Programm konzentrieren und müssen sich nicht mit unzähligen Optionen für die Dateiübertragung herumschlagen. Dies ist überschaubarer und führt zu weniger Duplikaten oder Fehlern bei Dateiübertragungen.

• Verbesserte Datensicherheit

Daten werden in jeder Phase der Dateiübertragung verschlüsselt. Dabei wird die Zustellung an den autorisierten Empfänger bestätigt, und umfassende Übertragungsprotokolle werden erstellt.

• Echtzeit-Transparenz

Der Status der Dateiübertragung ist sichtbar. Dadurch können bei Alarmen, z. B. wegen fehlgeschlagener Zustellung (aufgrund einer Verbindungsunterbrechung oder einer anderen Störung) sofort Maßnahmen ergriffen werden.

• Verbesserte Effizienz

Die Automatisierung von Übertragungen spart Zeit und ermöglicht es Administratoren, mehr Zeit für die Erstellung zusätzlicher Trigger und Alarme aufzuwenden, die bestehende Dateiübertragungsvorgänge ergänzen. Da nicht alle Übertragungen automatisiert werden, ist auch die fein abgestimmte Kontrolle manueller Übertragungen möglich, gleichgültig, ob es sich um die Übertragung großer Dateien oder eine einmalig geplante Übertragung handelt.

• Option für Multi-User-Automatisierung

Administratoren können problemlos Trigger pro Benutzer erstellen. Dies ist besonders hilfreich für Datenbankaktualisierungen oder Sicherungen am Ende des Tages auf einem zentralen Server.

• Leichtere Compliance

Da alles in einer (nicht bearbeitbaren) Protokolldatei verfolgt und erfasst wird, ist die Einhaltung einer Vielzahl von Vorschriften möglich.

• Prüfpfad

Eine Schlüsselfunktion von Managed File Transfer besteht darin, dass jede Dateiübertragung vollkommen revisionsfähig ist, da Absender, Uhrzeit und Empfänger der Übertragung erfasst werden. Beim Auftreten einer Sicherheitslücke wird durch einen solchen Nachweis ein erhebliches Maß an Zeit eingespart, wie dies mit herkömmlichen Methoden der Datenübertragung nicht möglich wäre. Außerdem können Strafzahlungen und Reputationsverluste vermieden werden, die häufig mit einer erfolgreichen Verletzung der Datensicherheit verbunden sind.

Die Schlussfolgerung lautet daher: Wenn Sie sich nicht dem Alptraum aussetzen möchten, ausufernd lange FTP-Server-Skripte zu verwalten, lässt sich nicht ignorieren, dass die Automatisierung von Dateiübertragungen nur mit einer Managed-File-Transfer-Lösung erreicht werden kann. Angesichts der zunehmenden Compliance-Anforderungen muss jedes Unternehmen die Implikationen einer Datenverletzung im Denken seiner Kunden berücksichtigen. Vertrauen ist ein Gut, das Unternehmen nicht ignorieren können. Einmal verloren, ist es nur schwer wieder herzustellen. Als Verbraucher verschiedener Dienstleistungen erwarte ich von allen Unternehmen, dass sie meine PII-Daten schützen. Wenn meine Daten manipuliert werden, und ich später feststelle, dass die von mir ausgewählten Unternehmen keine grundlegenden Sicherheitsvorkehrungen implementiert haben, ist es eine einfache Sache, einen anderen Dienstleister zu wählen… und einen Rechtsanwalt zu suchen.

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