Leitfaden zur sicherheitsbewussten Zusammenarbeit mit Dateifreigabe-Softwares

 

Die in diesem Blog aufgeführten Best Practices können Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie Dateien sicherer teilen können.

Es liegt in der Verantwortung jeder IT-Abteilung, Mitarbeiter mit dem Wissen zu versorgen, wie sie Dateien ordnungsgemäß freigeben und Best Practices für die Sicherheit verstehen. Um Datenverstöße und -lecks zu verhindern, müssen Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen, Dateien sicherer freizugeben. In diesem Artikel werden einige der besten Methoden vorgestellt, um Mitarbeitern beizubringen, wie sie Dateien freigeben können, ohne dabei Daten zu enthüllen.

Die Risiken von unsicherer Dateifreigabe

Die gemeinsame Nutzung von Dateien ist eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Kollegen, Kunden und Partnern zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Sie kann jedoch auch riskant sein, wenn Sie sie nicht sicher durchführen. Eine unsichere gemeinsame Nutzung von Dateien kann Ihre Daten Hackern, Konkurrenten oder anderen Personen mit böswilligen Absichten zugänglich machen.

Zu den Risiken der unsicheren Dateifreigabe gehören:

• Datenlecks: Wenn Sie Dateien über unverschlüsselte oder schwach verschlüsselte Protokolle wie FTP oder HTTP teilen, kann jeder Ihre Daten abfangen und darauf zugreifen. Dies kann zu Datendiebstahl, Identitätsbetrug oder Ransomware-Angriffen führen.

• Rechts- und Compliance-Probleme: Wenn Sie Dateien ohne angemessene Zugriffskontrolle oder Audits freigeben, können Ihre Daten an Unbefugte gelangen. Dies kann zu Compliance-Verstößen, rechtlichen Problemen oder Wettbewerbsnachteilen führen. Gesetze wie HIPAA und DSGVO sowie vertragliche Anforderungen wie PCI DSS erfordern strenge Datensicherheitspraktiken. Die Offenlegung von Informationen kann für Ihre Organisation schwerwiegende rechtliche Konsequenzen wie Geldstrafen, Klagen und sogar Strafanzeigen nach sich ziehen.
  

• Schwerwiegende Folgen: Nach einem Datenleck muss Ihr Team den Vorfall in den Griff bekommen, untersuchen, wie es dazu kommen konnte, und alle Probleme beheben. Dies kostet Geld, Zeit und Ressourcen, die für normale Geschäftsaktivitäten hätten aufgewendet werden können. Mitarbeiter können zudem verzweifelt und verärgert sein oder sogar das Vertrauen in das Unternehmen verlieren.

Mitarbeiter hinsichtlich sicherer Verfahren für die Dateifrage schulen

Die von uns beschriebenen Risiken überwiegen bei Weitem die Vorteile, die sich aus einer Vernachlässigung der Sicherheit ergeben. Eine der besten Möglichkeiten, diese Bedrohungen zu minimieren, besteht darin, Ihre Mitarbeiter über verantwortungsvolle Verfahren für die gemeinsame Nutzung von Dateien aufzuklären. Hier sind einige Tipps für eine effektive Mitarbeiterschulung:

Konzentrieren Sie sich auf das Warum

Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum Sicherheitsmaßnahmen wichtig sind. Nennen Sie Beispiele für durch Datenschutzverletzungen in anderen Unternehmen entstandene Schäden, um die Bedeutung ordnungsgemäßer Protokolle zu verdeutlichen. Besprechen Sie, wie anfällige Daten zu Identitätsdiebstahl, Finanzbetrug und Schäden für Kunden führen können. Machen Sie ihnen klar, dass Sicherheit in der Verantwortung jedes Einzelnen liegt.

Halten Sie es einfach

Überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit komplexen Richtlinien und Verfahren. Stellen Sie klare Leitlinien in einem leicht verständlichen Format bereit, wenn möglich mit visuellen Hilfsmitteln. Konzentrieren Sie sich bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien auf Kernprinzipien wie:

• Teilen Sie Dateien nur mit autorisierten Personen.
• Verwenden Sie vom Unternehmen genehmigte Dateifreigabedienste.
• Schützen Sie vertrauliche Dokumente mit einem Passwort und verschlüsseln Sie diese.
• Geben Sie niemals Anmeldedaten weiter.

Mitarbeiter mit einer Secure File Sharing Solution ausstatten

Eine Möglichkeit, wie Ihre IT-Abteilung die Sicherheitsstrategie vereinfachen kann, besteht darin, eine sichere Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien zu prüfen und auszuwählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, und die Mitarbeiter anschließend in der richtigen Anwendung zu schulen. Mit einer empfohlenen Softwarelösung kann Ihr Team die laufende Nutzung überwachen und auf optimierte Weise Anleitungen bereitstellen.

Bieten Sie praktische Beispiele an

Gehen Sie gängige Szenarien durch, mit denen Mitarbeiter konfrontiert werden können, und zeigen Sie, wie Informationen richtig und falsch weitergegeben werden. Zeigen Sie beispielsweise, wie ein Dokument ordnungsgemäß an einen Kollegen in einem anderen Unternehmen weitergegeben wird, im Gegensatz zur versehentlichen Weitergabe einer Datei an nicht autorisierte externe Nutzer. Bieten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu Grauzonen zu stellen, mit denen sie möglicherweise konfrontiert werden.

Überwachen und überprüfen

Überwachen Sie nach Abschluss der Mitarbeiterschulung die Aktivitäten der Dateifreigabe, um sicherzustellen, dass diese den Verfahren entsprechen. Bieten Sie bei Bedarf Nachschulungen und konstruktives Feedback an. Überprüfen Sie die Richtlinien jährlich und aktualisieren Sie sie, um Änderungen in der Technologie, bei Risiken und bei Compliance-Standards zu berücksichtigen. Führen Sie Stichproben und simulierte Phishing-Kampagnen durch, um Schwachstellen bei Mitarbeitern zu identifizieren und zu beheben.

Implementierung von sicheren File Sharing Lösungen

Zusätzlich zur Schulung Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf sichere Dateifreigabe-Verfahren müssen Sie Ihre Mitarbeiter auch in der Verwendung sicherer Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dateien weiterbilden. Beachten Sie diese Tipps:

• Führen Sie interaktive Schulungen durch, sowohl live als auch aufgezeichnet, um die Funktionsweise der Tools und die richtigen Nutzungsrichtlinien zu erläutern. Verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern die Schulung und jegliche Zertifikate vollständig zu absolvieren.

• Stellen Sie leicht verständliche Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Dokumentationen in Ihrem Firmenintranet bereit. Fügen Sie visuelle Hilfsmittel wie Screenshots, Diagramme und Videos hinzu. Überprüfen und aktualisieren Sie die Ressourcen regelmäßig, um etwaige Änderungen zu berücksichtigen.

• Senden Sie regelmäßig Erinnerungen zu den bewährten Sicherheitsverfahren für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien. Wiederholen Sie das „Warum“ hinter den Richtlinien, um die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Sie könnten beispielsweise sagen: „Denken Sie daran, dass die ordnungsgemäße Sicherung von Dateien zum Schutz unseres Unternehmens und unserer Kundendaten beiträgt.“

• Gehen Sie durch Ihre eigenen Handlungen und Mitteilungen mit gutem Beispiel voran. Leben Sie die Art von sicherheitsorientiertem Verhalten und Denkweise vor, die Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten.

Überwachung von Filesharing-Aktivitäten und Vorgehen bei Verstößen

Die Überwachung der Nutzung Ihres Dateifreigabesystems durch die Mitarbeiter ist für die Aufrechterhaltung der Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Wie das Sprichwort sagt: „Was gemessen wird, wird auch verwaltet.“ Überprüfen Sie regelmäßig die folgenden Bereiche:

Berichte zur Benutzeraktivität

Überprüfen Sie Berichte, die den Dateizugriff, Uploads, Downloads und die Freigabe durch Benutzer aufzeigen. Achten Sie auf ungewöhnliche Aktivitäts- oder Zugriffsspitzen auf vertrauliche Daten durch nicht autorisierte Personen. Es empfiehlt sich, die Benutzeraktivitäten wöchentlich oder monatlich stichprobenartig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die richtigen Sicherheitsprotokolle befolgt werden.

Warnmeldungen bei Verstößen

Ihre Lösung für den Dateiaustausch sollte Warnmeldungen ausgeben, wenn potenzielle Verstöße erkannt werden, z. B. wenn ein Benutzer die maximale Anzahl an Datei-Downloads pro Tag überschreitet oder auf Dateien zugreift, für die er keine Berechtigung hat. Reagieren Sie umgehend auf alle Warnmeldungen zu Verstößen, um Datenverletzungen oder den Verlust von Informationen zu vermeiden. Sprechen Sie mit dem betreffenden Benutzer und weisen Sie ihn bei Bedarf erneut in die ordnungsgemäßen Sicherheitsverfahren ein. Wiederholte Verstöße können eine vorübergehende Einschränkung des Systemzugriffs erforderlich machen.

 

 

Audits

Führen Sie regelmäßige Prüfungen der Dateifreigabeaktivitäten, Berechtigungen und des Benutzerzugriffs durch. Prüfen Sie, ob Nutzer nur auf die Daten und Dateien zugreifen können, die für ihre Funktion(en) erforderlich sind. Suchen Sie nach inaktiven Benutzerkonten und deaktivieren Sie diese. Überprüfen Sie Freigabelinks und Kennwörter auf angemessenen Zugriff. Prüfungen helfen dabei, eine Gesamtbewertung darüber zu erhalten, wie gut Ihre Strategie zur Dateisicherheit umgesetzt wird.

Fazit

Hier ist eine kurze Zusammenfassung dessen, was bisher behandelt wurde:

Eine Leitlinie für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die die unzähligen Sicherheitsaspekte abdeckt, ist unerlässlich, damit Ihre Mitarbeiter die richtigen Protokolle befolgen können. Beginnen Sie damit, zu definieren, welche Praktiken der gemeinsamen Nutzung erlaubt und welche verboten sind. Beispielsweise sollten Sie die gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb des Unternehmensnetzwerks oder eines genehmigten Cloud-Dienstes mit angemessenen Zugriffskontrollen, der Verwendung sicherer Kennwörter und der Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung, wann immer dies möglich ist, fördern. Andererseits sollten Praktiken wie die gemeinsame Nutzung von Dateien über Dienste wie persönliche E-Mails, Messaging-Apps oder soziale Medien unterbunden werden.

Erklären Sie Ihrem Team anschließend, warum Sicherheit wichtig ist. Erläutern Sie, wie unvorsichtige Praktiken zu Datenschutzverletzungen und sogar zu rechtlichen Problemen führen können. Nennen Sie Beispiele aus der Praxis für die Folgen solcher Vorfälle. Ihre Mitarbeiter werden sich eher an die Regeln halten, wenn sie die Logik hinter den Regeln verstehen.

Es ist auch wichtig, klare Anweisungen zu geben, wie Dateien korrekt geteilt und abgerufen werden können. Zeigen Sie die genehmigten Dienste und Funktionen Schritt für Schritt. Heben Sie Optionen wie den Nur-Lesezugriff und Ablaufdaten für zusätzliche Sicherheit hervor. Bieten Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen, um ein umfassenderes Verständnis zu ermöglichen.

Überprüfen Sie die Einhaltung von Ihren Leitlinien und schulen Sie bei Bedarf nach. Achten Sie auf nicht autorisierte Freigabedienste oder schwache Passwörter und beheben Sie Probleme sofort. Fordern Sie regelmäßige Überprüfungen und Tests der Richtlinien an, um die Sicherheit stets im Blick zu behalten. Bleiben Sie über die neuesten bewährten Verfahren auf dem Laufenden und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien entsprechend. 

 

Die Schulung Ihres Teams hinsichtlich ordnungsgemßer Sicherheitsverfahren muss nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein. Konzentrieren Sie sich auf die Grundlagen, stellen Sie praktische Beispiele und Ressourcen bereit, auf die die Mitarbeiter bei Bedarf zurückgreifen können, und gestalten Sie die Schulung ansprechend und interaktiv. Wenn sich Mitarbeiter mit dem richtigen Wissen und den richtigen Werkzeugen ausgestattet fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie ihren Teil zur Stärkung der Sicherheitslage Ihres Unternehmens beitragen.

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Die in diesem Blog bereitgestellten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar und sind auch nicht als solche gedacht. Jeder Leser, der eine Rechtsberatung benötigt, sollte sich an einen Anwalt wenden, um Rat in Bezug auf eine bestimmte Rechtsangelegenheit zu erhalten. Kein Leser, Benutzer oder Browser dieses Inhalts sollte auf der Grundlage der hierin enthaltenen Informationen handeln oder unterlassen, ohne zuvor rechtlichen Rat von einem Rechtsanwalt in seiner jeweiligen Gerichtsbarkeit einzuholen.