Alles, was Sie über den Schutz von Gerichtsakten wissen müssen

Jeder kennt das Anwaltsgeheimnis und die absolute Notwendigkeit der Vertraulichkeit. Das gilt nicht nur für das, was Sie sagen, sondern auch für das, was aufgeschrieben, aufbewahrt und als Akten geführt wird. 

Diese Akten werden ständig herumgeschickt, von einer Partei zur anderen übertragen. Und dieser Prozess macht das vertrauliche Material angreifbar. Hacker können sie abfangen, oder es können Fehler gemacht werden, z. B. indem sie an die falsche Person geschickt werden - insbesondere an den gegnerischen Anwalt! Es passiert so oft, dass die American Bar Association eine Regel hat, um solche Umstände abzudecken:

"[2]  Absatz (b) erkennt an, dass Anwälte manchmal ein Dokument oder eine elektronisch gespeicherte Information erhalten, das/die von der gegnerischen Partei oder deren Anwälten versehentlich gesendet oder erstellt wurde. Ein Dokument oder eine elektronisch gespeicherte Information wird versehentlich versandt, wenn es/sie versehentlich übermittelt wird, z. B. wenn eine E-Mail oder ein Brief falsch adressiert ist oder ein Dokument oder eine elektronisch gespeicherte Information versehentlich mit Informationen versandt wird, die absichtlich übermittelt wurden", erklärte die ABA. "Wenn ein Anwalt weiß oder vernünftigerweise wissen sollte, dass ein solches Dokument oder eine solche elektronisch gespeicherte Information versehentlich gesendet wurde, dann verlangt diese Regel, dass der Anwalt den Absender unverzüglich benachrichtigt, um dieser Person die Möglichkeit zu geben, Schutzmaßnahmen zu ergreifen. " 

Erschwerend kommt hinzu, dass Anwälte selbst für einen kleinen Fall eine riesige Menge an Akten erstellen. Denken Sie an all die Kästchen und Kisten mit Dateien, physischen Dateien, die einen wichtigen Fall begleiten. Heute existieren diese Akten alle auch in digitaler Form, wo sie nicht in einem verschlossenen Raum oder einem geschützten Aktenschrank aufbewahrt werden.

E-Mail ist nicht die Lösung

Heutzutage mailen viele Büros, sogar große Anwaltskanzleien, diese Dateien und Dokumente einfach per E-Mail herum und verschlüsseln sie selten. Und viel zu wenige verwenden eine sichere Dateiübertragungslösung wie Managed File Transfer (MFT) Software. Die 2019 ABA TECHREPORT analyzed, wie kleine Anwaltskanzleien und Solo-Praktiker dokumenten- und datensatzmanagement umgehen und ob sie Filesharing-Software auf diese Verwendung anwenden. Solo-Praktiker verwendeten selten solche Softwarelösungen, wobei nur 37% angaben, dies zu tun. Die Geschichte in kleinen Unternehmen war besser, aber nicht gut genug, da nur 55% dieser Organisationen Dateiübertragungs- oder Datensatzverwaltungssoftware verwenden.

Die traurige Tatsache ist, dass E-Mails, so unsicher sie auch sind, die vorherrschende Art und Weise bleiben, wie vertrauliche Dateien geteilt werden.

"E-Mail ist zum Business-Standard für die Kommunikation mit Kollegen und Kunden geworden. In Rechtsinstitutionen kann E-Mail ein effizienter und wichtiger Kanal für die Durchführung der Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant sein.

Anwaltskanzleien können jedoch in Bezug auf diese Form der Korrespondenz zwischen einem sprichwörtlichen "Felsen und einem harten Ort" gefangen sein. Während Kunden eine einfache Art der Zusammenarbeit verlangen, ist es wichtig, dass elektronische Kommunikation nicht zu Sicherheitsrisiken führt: d.h. jemand anderes als der Kunde oder privilegierte Dritte, die vertrauliche Dokumente erhält", argumentierte ein Artikel auf LegalITProfessionals.com. Während dies offensichtlich erscheinen mag, ergab eine kürzlich durchgeführte Studie über die File-Sharing-Prozesse von Anwaltskanzleien, dass eine Minderheit von Anwaltskanzleien Sicherheitstechnologien zum Schutz der elektronischen Kommunikation einsetzt: E-Mail-Verschlüsselung (22%), passwortgeschützte Dokumente (14%), verwenden eine sichere Filesharing-Site (13%). == Weblinks ==== Einzelnachweise 

Da sie wissen, dass E-Mails unsicher sind, wenden 75% der Unternehmen einfach Vertraulichkeitserklärungen an, anstatt ihre Dateien wirklich zu sichern. "Ein Eine Studie von LexisNexis stellt fest, dass Filesharing ein integraler Bestandteil des täglichen Betriebs einer Anwaltskanzlei ist. Doch während sich Unternehmen der Folgen von IT-Sicherheitsrisiken bewusst sind, bleiben unverschlüsselte E-Mails, die lediglich durch eine Vertraulichkeitserklärung verstärkt werden, die primäre Verteidigungslinie beim Teilen vertraulicher Dateien", berichtete der Artikel auf LegalITProfessionals.com.

Verschwendung von Administratorzeit

Und obwohl Papierdokumente nicht die einzige Möglichkeit sind, die Dateien gemeinsam zu nutzen, ist dieser Ansatz immer noch üblich. Neben der Schaffung von Sicherheitsproblemen (jemals von einer Xerox-Maschine gehört?) , es erfordert Stunden und Stunden der Zeit und des Versands von Rechtsverwaltern — und ganz zu schweigen von den Lieferkosten - das könnte viel besser ausgegeben werden.

Ein besserer Weg: Managed File Transfer (MFT)

Sie denken vielleicht, dass Sie an der Spitze stehen, weil Sie eine kostenlose Version einer File-Sharing-Softwarelösung heruntergeladen haben. Während ein Schritt von E-Mail, kostenlose File-Sharing-Software für Anwaltskanzleien ist kein sicherer oder effizienter Ansatz. Sie benötigen eine Lösung, die speziell für die sichere Übertragung von Dateien entwickelt wurde. Und da Sie so viele Dateien zu übertragen haben, muss eine solche Lösung es ermöglichen, dass diese Übertragungen effizient und nachverfolgbar sind. Stellen Sie sich vor, Sie könnten diese Übertragungen automatisieren? Nun, das können Sie.

Hier sind Funktionen, die Ihre File-Sharing-Lösung für Anwaltskanzleien haben sollte, die alle in einer Managed File TRansfer (MFT) Lösung verfügbar sind.

Verschlüsselung: Das Verschlüsseln von Dateien ist für die Sicherheit von entscheidender Bedeutung, aber zu wenige verstehen dies oder wissen, wie man verschlüsselt. Die (LexisNexis) Umfrage ergab jedoch auch, dass, während neun von 10 Anwaltskanzleien E-Mail für geschäftliche Zwecke verwenden, nur etwa eine von vier diese Kommunikation verschlüsselt.

Schließlich, als Anwaltskanzleien gefragt wurden, ob andere Mitarbeiter kostenlose Filesharing-Dienste nutzen, sagte etwa ein Drittel " Ja," ein weiteres Drittel sagte "Nein" und das letzte Drittel " unsicher berichtete der LegalITProfessionals.com Artikel.

Die beste Antwort ist eine Lösung, die diese Dateien standardmäßig für Sie verschlüsselt.

Easy to Use:

Niemand wird ein verwaltetes Dateiübertragungssystem verwenden, unabhängig davon, wie sicher es ist, es sei denn, es ist einfach zu bedienen. Das bedeutet, dass es lokal oder in der Cloud bereitgestellt werden kann, damit Endbenutzer immer Zugriff haben. Und es sollte für den Endbenutzer einfach sein, Dateien zu übertragen, und auch für IT- oder interne Computerexperten einfach sein, diese Übertragungen einzurichten.

Noch besser, wenn es in die E-Mail-Systeme integriert ist, die Ihre Mitarbeiter bereits zum Teilen von Dateien verwenden, albeit unsicher. Hier ist Microsoft Outlook die am häufigsten verwendete E-Mail-Anwendung in der Geschäftswelt, daher ist die Integration damit von entscheidender Bedeutung.

Überwachbaren:

Was passiert, wenn ein Mandant oder sogar ein gegnerischer Anwalt sagt, dass er die von Ihnen gesendete Datei nie erhalten hat? Bei der Überwachung kennen Sie den genauen Pfad, dem die Datei gefolgt ist, und ob sie tatsächlich empfangen wurde. Wenn es irgendwo einen Schluckauf gab, ist es einfach, die Datei erneut zu senden.

Teil dieses Systems ist eine Benachrichtigung an beiden Enden, so dass Sie (die sendende Partei) und Ihr Empfänger beide informiert werden, was passiert ist. 

Automatisierung:

Wenn ich Sie fragen würde, mit wie vielen Akten sich Ihre Firma an einem bestimmten Tag befasst, würden Ihnen die Hände ausgehen, bevor Sie die erste Stunde beendet haben. Die manuelle Übertragung all dieser Dateien ist ein Albtraum und fehler werden sicherlich gemacht. Automatisieren Sie diese Übertragungen so, dass bestimmte Arten von Übertragungen und Übertragungen an bestimmte Parteien per Mausklick durchgeführt werden.

Daten verwalten:

Managed File Transfer (MFT) bietet eine sichere, effiziente Dateiübertragung als Geschäftsprozess – jetzt können Mitarbeiter und IT Dateiübertragungen vertraulich verwalten, indem sie die Datenverschiebung verfolgen.

Sichtbarkeit:

Managed File Transfer (MFT) bietet einen Einblick in die Datenaktivitäten Ihres Unternehmens, z. B. in die Dateien selbst, in Datenereignisse, in die Personen, die die Dateien gesendet und empfangen haben, in Übertragungsrichtlinien und -prozesse, in Benachrichtigungen und bietet einen Rückblick über Protokollierung und Audits. 

Secure Managed File Transfer (MFT) Software hält vertraulich vertraulich

Viele Datenschutzverletzungen treten auf, wenn Dateien innerhalb Ihres Unternehmens oder zu Partnern und anderen Unternehmen mit einem persönlichen Interesse verschoben werden. Mit MOVEit Managed File Transfer (MFT) von Progress können Sie eine sichere Zusammenarbeit und automatisierte Dateiübertragungen sensibler personenbezogener Daten einrichten. Diese Dateien werden nicht nur sicher verschoben, sondern enthalten auch Verschlüsselung und Aktivitätsverfolgung, um die Einhaltung Ihrer Richtlinien und ABA-Regeln sicherzustellen.

Standardmäßig sollten alle Dateien, die außerhalb des Unternehmens gesendet werden, auf sichere und verfolgbare Weise behandelt werden - das ist MFT.

Mit MOVEit Managed File Transfer  verlassen Sie sich nicht mehr darauf, dass Ihre Mitarbeiter personenbezogene Daten per E-Mail an andere Mitarbeiter oder externe Unternehmen senden oder unsichere Dateifreigabedienste verwenden. Mit Secure MFT Software eliminieren Sie Benutzerfehler und können die Details jeder Dateiübertragung verfolgen und melden.