So wählen Sie die richtige Secure File Transfer Software für Ihr Unternehmen aus

Worauf müssen Sie achten, wenn Sie von einer selbst entwickelten Lösung auf eine Managed Secure File Transfer Software umsteigen, die auf Ihre Unternehmensanforderungen und Ihr Budget zugeschnitten ist. 

Die Risiken einer unsicheren Dateifreigabe und warum Ihr Unternehmen eine sichere Dateiübertragungssoftware benötigt

Wenn es um die gemeinsame Nutzung und Übertragung von Dateien geht, war die eigene, von Ihrer IT-Abteilung verwaltete Option wahrscheinlich einst sehr praktisch. Die Gegebenheiten haben sich jedoch drastisch gewandelt. Wenn Sie als Unternehmen eine selbst entwickelte Lösung einsetzen, gehen Sie allerdings ein gewisses Risiko ein.

Ohne erweiterte Sicherheitskontrollen und Sicherheitsprotokolle können sich Hacker Zugang verschaffen und somit Kundendaten, Finanzunterlagen, geistiges Eigentum, uvm stehlen. Die Kosten einer Datenschutzverletzung sind gewaltig: laut einem IBM-Bericht belaufen sie sich im Durchschnitt auf 4,45 Millionen US-Dollar pro Vorfall. Für kleine Unternehmen kann der Schaden dementsprechend besonders tragisch sein.

Wenn Sie sich für eine Managed-Secure-File-Transfer-Option entscheiden, sind Ihre Dateien im Ruhezustand und während der Übertragung besser verschlüsselt und verfügen über einen kontrollierbaren Zugriffspfad. Auf diese Weise können Sie den Zugang zum Anzeigen, Herunterladen oder Freigeben Ihrer Dateien auf autorisierte Nutzer beschränken.

Identifizieren Sie zunächsteinmal die Bedingungen Ihres Unternehmens an die sichere Dateiübertragungen

Bei der Auswahl einer Software für den Managed Secure File Transfer für Ihr Unternehmen sollten Sie zunächst feststellen, wie komplex Ihre Anforderungen an die Dateiübertragung sind. Stellen Sie sich hierzu die folgenden Fragen:

• Welche Verschlüsselungsstandards und Zugriffsschutzverfahren sind ein Muss?
• Benötige ich eine Lösung, die skaliert werden kann, um den wachsenden Übertragungsanforderungen gerecht zu werden? Wenn ja, empfehlen wir eine Options auf Unternehmensebene mit erweiterten Automatisierungs- und Planungsfunktionen.
• Wer muss auf diese Dateien zugreifen, sowohl intern als auch extern? Denken Sie an Berechtigungen, Benutzerauthentifizierung und Prüfpfade, um im Auge zu behalten, wer auf was zugreift.
• In welche bestehenden Systeme werde ich meine Secure File Transfer-Option integrieren müssen?
• Muss meine Lösung Übertragungen zwischen allen Geschäftssystemen unterstützen, egal ob Windows, Mac, Linux, Mobilgeräte oder Mainframes?
• Welche Industriestandards und -vorschriften muss ich einhalten? Berichts- und Überwachungstools können Ihnen Einblicke in Dateiübertragungsaktivitäten, Sicherheitsereignisse und Benutzerzugriff bereitstellen.
• Wie einfach muss die Benutzeroberfläche zu bedienen sein? Wenn nicht-technische Mitarbeiter das System nutzen werden, ist eine intuitive, einfach zu bedienende Plattform von entscheidender Bedeutung. Robuste, komplexe Tools können überwältigend sein – unabhängig davon, wie erfahren der Nutzer ist. Die Benutzerfreundlichkeit kommt allen Nutzern zugute.

Wichtige Funktionen, die Sie bei einer Secure File Transfer Software berücksichtigen sollten

Wenn Sie sich für eine sichere Dateiübertragungssoftware für Ihr Unternehmen entscheiden, benötigen Sie eine Software mit den geeigneten Funktionen, um die Sicherheit Ihrer Daten und die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu bewahren.

Sicherheit und Compliance

Oberste Priorität ist die Erhöhung der Sicherheit. Suchen Sie nach 256-Bit-AES-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Software, die Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften wie PCI, HIPAA und GDPR unterstützen kann. Automatische Datenaufbewahrungsrichtlinien, detaillierte Prüfprotokolle und Zugriffsschutzverfahren sind ebenfalls wichtig für Unternehmen, die diese Vorschriften einhalten müssen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Lösung für den sicheren Dateitransfer sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, mit minimalem Trainingsaufwand für Ihre Mitarbeiter. Achten Sie auf einfache Drag-and-Drop-Schnittstellen, vorgefertigte Verbindungen zu den bestehenden Systemen und einen 24/7-Support. Je einfacher die Bedienung, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Mitarbeiter die Lösung einwandfrei anwenden können.

Skalierbarkeit

Wählen Sie eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Achten Sie auf Optionen zur Erweiterung des Speicherplatzes und der Übertragungsgeschwindigkeit, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Die Möglichkeit, separate Konten, Benutzergruppen und Berechtigungen für verschiedene Abteilungen einzurichten, ist für größere Unternehmen ebenfalls wichtig.

Erweiterte Funktionen

Achten Sie zudem auf Funktionen wie Audit-Trails, Berichts-Dashboards, Automatisierungs-/Planungstools und API, sodass Sie die Software mit anderer Unternehmenssoftware wie CRM- oder ERP-Systemen integrieren können. Einige Optionen bieten ebenfalls Add-on-Module für EDI, Ad-hoc-Dateiaustausch und Business-to-Business-Workflows.

Die Einführung einer neuen Secure File Transfer Software

Sobald Sie Ihre Optionen ausgewertet und Ihre neue Software für die sichere verwaltete Dateiübertragung ausgewählt haben, ist es an der Zeit, sie zu implementieren. Das bedeutet, dass Sie die Software konfigurieren, Ihre Nutzer schulen und einen reibungslosen Übergang von Ihrem derzeitigen System planen müssen.

Konfiguration

Arbeiten Sie mit Ihrem Softwareanbieter eng zusammen, um das System nach Ihren Bedürfnissen zu konfigurieren. Legen Sie dabei folgende Dinge fest:

• Benutzerzugriffsschutzebenen und Berechtigungen
  
• Ordnerstrukturen
  
• Automatisierte Weiterleitung von Dateien
  
• APIs oder Verknüpfungen mit anderen Systemen
  
• Markenpräsenz und beliebige Anpassungen

Ein guter Anbieter wird Sie durch alle Optionen führen, so dass Sie am Ende eine Lösung gefunden haben, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Der Anbieter kann auch bei der Ersteinrichtung und bei Tests helfen, um zu prüfen, ob alles vor der Einführung ordnungsgemäß funktioniert.

Anwenderschulung

Führen Sie Schulungen für alle Nutzer der neuen Software durch. Dies umfasst folgende Punkte:

• Video-Schulungen auf Abruf
  
• Unterlagen und Anleitungen
  
• FAQs für häufig gestellte Fragen

Machen Sie die Teilnahme an der Schulung für alle Nutzer verpflichtend, damit alle von Anfang an auf dem gleichen Stand sind. Für einige sind möglicherweise auch Auffrischungskurse oder Einzelsitzungen notwendig. Je einfacher Sie den Übergang gestalten, desto schneller werden die Nutzer die neue Lösung übernehmen.

Übergangsplan

Erstellen Sie einen Plan für den Übergang von Ihrem bestehenden, selbst entwickelten Dateiübertragungssystem zu dem neuen System. Was ist zu beachten?

• Paralleler Betrieb beider Systeme über einen bestimmten Zeitraum
  
• Übertragung von historischen Daten und Dateien auf das neue System
  
• Festlegung eines festen Termins für die endgültige Einstellung der Nutzung des alten Systems
  
• Bereitstellung zusätzlicher Unterstützung für die Nutzer während der anfänglichen Umstellung

Eine reibungslose Umstellung mit minimalen Einschränkungen hilft Ihren Nutzern, die neue Software anzuwenden und die damit verbundenen Vorteile zu nutzen. Mit der richtigen Planung und Vorbereitung kann die Einführung einer neuen Software für die sichere Dateiübertragung ein unkomplizierter Prozess sein.

Ziehen Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition

Um den größtmöglichen Nutzen aus einer sicheren Dateiübertragungssoftware zu ziehen, müssen Sie sich für eine Option entscheiden, die Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig Ihnen die Möglichkeit bietet, zu wachsen. Sie sollten sich für eine Plattform entscheiden, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten kann und Optionen für die nachträgliche Erweiterung von Funktionen bietet.

Suchen Sie nach einer Lösung mit gestaffelten Preisen, die sich nach der Anzahl der Nutzer oder der Menge des benötigten Speicherplatzes richtet. Auf diese Weise zahlen Sie nur für das, was Sie tatsächlich nutzen, haben aber dennoch die Flexibilität, zum richtigen Zeitpunkt aufzurüsten. Einige Anbieter bieten auch Testversionen an, sodass Sie die verschiedenen Stufen in der Praxis ausprobieren können.

Informieren Sie sich darüber, welche weiteren Tools und Funktionen enthalten sind. Je mehr Funktionen im Paket enthalten sind, desto größer ist der Nutzen, den Sie daraus ziehen. Praktische Ergänzungen umfassen:

• Audit-Trails und Berichte zur Verfolgung von Dateiübertragungen, Benutzern und Ereignissen.
  
• Automatisierung zur Planung und Verarbeitung wiederkehrender Dateiübertragungen. Dies spart Zeit und trägt dazu bei, dass wichtige Dateien pünktlich geliefert werden.
  
• Strenge Sicherheitsvorkehrungen wie Verschlüsselung, Dateiintegritätsprüfungen und ausführliche Zugriffsschutzverfahren. Robuste Sicherheit hilft Ihnen, Ihre sensiblen Daten zu schützen und gibt Ihnen mehr Kontrolle darüber, wer auf was zugreift.
  
• Support, der Sie bei der Einführung, Konfiguration und Optimierung der Software unterstützt. Dank des reaktionsschnellen Supports sind Sie schnell startklar und können den Betrieb reibungslos aufrechterhalten.

Berücksichtigen Sie Ihre heutigen und zukünftigen Anforderungen. Den größten Nutzen bietet diejenige Secure File Transfer-Software, die darauf ausgelegt ist, Ihr Unternehmen zu stärken und die Produktivität bei jedem Schritt zu verbessern. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die auf Skalierbarkeit, Flexibilität und langfristige Wertsteigerung ausgerichtet ist.

Nehmen Sie Progress MOVEit auf jeden Fall in die Liste der Secure Managed File Transfer Software auf, die Sie in Erwägung ziehen.