Unternehmen sollten mehr Lösungen und Dienste in Betracht ziehen, die kollaborative Interaktionen verwalten und proaktiv Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Authentifizierung, digitale Verlustprävention und Content-Management anwenden.
Für Endbenutzer erfolgt die meiste Dateifreigabe "ad hoc"
Der Begriff "Ad Hoc" kommt aus dem Lateinischen und bedeutet "für den Moment". Der Begriff hat sich weiterentwickelt und bedeutet etwas, das für den Moment auf ungeplante Weise erstellt wird. Für Endbenutzer ist der Großteil der gemeinsamen Dateinutzung ad hoc. Um ihre Arbeit zu erledigen, müssen sie Daten und Dokumente mit Kunden und Partnern hin- und herschicken, und dazu nutzen sie E-Mail und auch EFSS-Systeme (Enterprise File Synch and Share) wie Dropbox. Da sie mit diesen Tools vertraut sind und ihnen vertrauen, greifen sie zuerst auf sie zurück, ohne die Sicherheitsrisiken zu bedenken.
Gleichzeitig sind IT-Experten aufgrund der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gezwungen, genau zu kontrollieren und zu berichten, wer welche Dateien und Daten mit wem austauscht. Um dies zu erreichen, haben Unternehmen erkannt, dass E-Mail und Dropbox so weit verbreitet und einfach zu nutzen sind, dass sichere, verwaltete Dateiübertragungsalternativen ein ähnliches Maß an Einfachheit bieten müssen, oder die Endbenutzer werden die IT-Abteilung umgehen, um ihre Aufgaben zu erledigen.
Unternehmen, die die impliziten und expliziten personenbasierten Prozesse besser verwalten möchten, sollten Lösungen für den verwalteten Dateitransfer in Betracht ziehen, mit denen sie ihre Richtlinien in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Risikominderung durchsetzen können. Unternehmen sollten umfassendere Lösungen und Dienste in Betracht ziehen, die kollaborative Interaktionen verwalten und proaktiv Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Authentifizierung, Schutz vor digitalen Verlusten und Inhaltsmanagement anwenden. Diese Technologien sollten außerdem sowohl proaktive als auch reaktive Aktivitätsmanagement-Technologien bieten, die es den Unternehmen ermöglichen, alle Interaktionen vollständig zu überprüfen und darüber Bericht zu erstatten.
Im Idealfall ermöglicht die Lösung Ihren Mitarbeitern, Dateien mit Microsoft Outlook oder einem einfachen Webbrowser zu senden und zu empfangen, was die Einführung erleichtert. Aufrechterhaltung der Produktivität, Einhaltung Ihrer Sicherheitsrichtlinien und Vermeidung von Zeitverschwendung bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter an neuen Systemen und Prozessen.
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