Transformación digital con Legaltech: La Perspectiva de un Abogado

¿Por qué los abogados tardan en adoptar la tecnología cuando se trata de todo ese papel?

La mayoría estamos de acuerdo en que la transformación digital es una forma de describir el intento de una empresa de reducir el uso de papel mediante la conversión de la documentación a formatos y procesos digitales. Los pros y los contras de hacerlo son muchos y variados, pero pocos pueden negar que una vez que los documentos están en formato digital son más versátiles y se difunden fácilmente cuando es necesario. 

Por otro lado, ¿es la versatilidad y la facilidad de difusión un paso positivo? ¿Y la seguridad? ¿Está el sector jurídico preparado para la transformación digital, teniendo en cuenta el aumento de los litigios de e-discovery en los últimos años? 

Desgraciadamente, el auge de la tecnología jurídica no ha servido para avanzar en la transformación digital y siguen existiendo barreras para la adopción de la tecnología. 

"El mayor problema de la profesión legal que se mueve hacia el paperless es una mentalidad de estar satisfecho con el status quo. Los abogados que llevan años trabajando con carpetas de papel no ven la necesidad de cambiar. Incluso puedes explicar el valor de pasar a un sistema basado en la nube con la automatización de documentos, y darán excusas de por qué no funcionará para ellos", dijo Frank A. Urbanic, abogado de defensa criminal  en The Urbanic Law Firm, PLLC en Oklahoma City. 

La resistencia es inútil

Creyendo que el cambio es necesario, Urbanic es un defensor de la tecnología y dijo: "Más clientes, y clientes potenciales, van a ver cada vez más a los abogados que utilizan carpetas de papel como fuera de contacto. Las nuevas generaciones están acostumbradas a depender cada vez más de la tecnología. Aunque los abogados de hoy puedan seguir gestionando los expedientes con carpetas de papel, no siempre será así. Los abogados que empiecen ahora estarán mucho más adelantados que los que todavía usan papel cuando se produzca el punto de inflexión." 

Para insertar una cita friki de Star Trek TNG, "¡La resistencia es inútil y serás asimilado!". En la era digital, evitar la tecnología o mantener los procesos basados en el papel no tiene sentido y es sólo cuestión de tiempo que las opciones basadas en el papel queden obsoletas. 

Es fácil culpar a los profesionales del derecho, pero no todo es culpa suya.

"Creo que los sistemas utilizados por los tribunales con los que tienen que trabajar los abogados hacen que sea fácil excusar que un abogado evite el uso del papel. Por ejemplo, algunos tribunales todavía exigen que los documentos se envíen por fax o por correo en lugar de por correo electrónico. La mayoría de los condados, por lo menos en Oklahoma, no tienen una forma digital de compartir el descubrimiento con los abogados de defensa criminal. Por lo tanto, hay que recoger copias en papel y escanearlas", dijo Urbanic. 

Para un abogado que todavía utiliza carpetas de papel, eso se consideraría un trabajo extra, añadió Urbanic, "y no ven el valor futuro de tener ese descubrimiento en forma digital". 

Por suerte, hay signos de mejora. 

"Sin embargo, algunos condados sí comparten digitalmente el descubrimiento. La tendencia hacia una mayor distribución digital de los descubrimientos es alentadora. La tendencia no es, desde luego, hacia más papel. Cuanto antes se den cuenta los abogados de esto, mejor posicionados estarán para el futuro", dijo Urbanic.

Predicar con el ejemplo

Aunque los procesos digitales en el ámbito del derecho penal son limitados en el momento de escribir este artículo, Urbanic ya ha hecho saltar las alarmas al adoptar soluciones digitales y evitar las carpetas de papel, excepto cuando los procesos judiciales no tienen una opción digital.

"La gente me mira raro cuando saco mi Surface Pro 4 en la sala para hablar de mis casos con los fiscales. Puede que sea el único abogado de Oklahoma que ejerce la abogacía así. Eso no me molesta porque lo que hago es vanguardista. Creo que la gente acabará pensando que es extraño ver a los abogados llevando expedientes en papel", dice Urbanic. 

De hecho, se está preparando para el futuro y asume que la eficiencia superará los costes de inversión iniciales a medida que el sistema judicial y legal evolucione. 

"A medida que pasa el tiempo, automatizo más documentos. Introduzco más contactos en mi sistema de gestión de casos. Aumento los conocimientos de mi bufete gracias a nuestras herramientas digitales de captación de conocimientos. La mayoría de los abogados no hacen estas cosas. Tendrán que ponerse al día cuando yo esté operando un bufete de abogados eficiente. Puedo aportar un mayor valor a mis clientes aplicando estos procesos eficientes", dijo Urbanic. 

¿Añadir o reducir el riesgo con la digitalización?

Urbanic es un abogado penalista en un estado en el que la presentación electrónica obligatoria no es ni mucho menos habitual. Sin embargo, insiste en que su enfoque digital tiene sentido, y no sólo porque puede acceder fácilmente a todos los archivos del cliente, incluidos los de vídeo y audio. 

"Creo que la digitalización reduce el riesgo. La respuesta que recibo cuando le digo esto a la gente que tiene carpetas de papel es algo así como: "Bueno, ¿y si tu ordenador se estropea o te lo roban?". Yo les respondo preguntando qué pasaría si su oficina se incendiara. Sus carpetas desaparecen y no se vuelven a ver. Todos mis archivos están a salvo en la nube", dice Urbanic. 

Sin duda, se trata de un argumento válido que se extiende a los procesos de recuperación de desastres y continuidad del negocio. 

"Todo lo que tengo que hacer es conseguir un nuevo ordenador, sincronizarlo con la nube, y vuelvo a la actividad sin perder apenas información de los clientes. Mi Surface Pro está protegido por contraseña y cifrado. Además, mi empresa utiliza sistemas basados en la nube que aplican los más altos niveles de seguridad. Es más fácil que alguien entre en un bufete de abogados y robe un archivo que sacar los datos de un sistema basado en la nube diseñado para el almacenamiento de archivos de clientes", dijo Urbanic. 

La clave es que la seguridad sigue siendo importante a la hora de adoptar nuevas tecnologías. Al utilizar el cifrado, las contraseñas y las soluciones seguras en la nube, Urbanic protege a su empresa y a sus clientes de la pérdida de datos. Esta es una consideración importante en la transformación digital. 

En conclusión, los beneficios de la colaboración (la nube, el Internet de las cosas, etc.) y la banda ancha de alta velocidad son obvios y pueden aplicarse fácilmente al sector jurídico, una vez que la normativa obligue a presentar los documentos de forma electrónica. 

Sin embargo, Urbanic tiene algunos consejos que ofrecer a quienes se plantean la transformación digital. 

"Creo que la capacidad de trabajar en el caso de cualquier cliente fuera de la oficina crecerá en importancia. Esto significa que el abogado debe tener un sistema de gestión de casos móvil basado en la nube. Probablemente soy el único abogado de defensa criminal en Oklahoma cuya firma está diseñada para esta capacidad móvil. Los abogados que pueden trabajar en los casos en cualquier lugar y en cualquier momento serán capaces de resolver los problemas más rápido, capturar los datos mejor, y en última instancia, aportar un mayor valor a los clientes. Los clientes son cada vez más conocedores de la tecnología a medida que pasa el tiempo, por lo que los abogados también deberían hacerlo. Por lo tanto, los clientes van a esperar que su abogado sea igualmente conocedor de la tecnología. A medida que pase el tiempo, cada vez más clientes verán un montón de carpetas y lo percibirán como un despilfarro e ineficacia". 

Dado que la sanidad ya está cosechando los beneficios de un modelo de servicio al cliente digital y de la inversión en tecnología del futuro, es posible que el sector jurídico haga lo mismo, y quizás proporcione finalmente un medio para distinguir a los tan denostados "cazadores de ambulancias" de los verdaderos profesionales. ¿Qué opina usted? ¿Es la transformación digital un objetivo digno o es mejor esperar a que la legislación obligue a cambiar a lo digital? 

Como dijo Urbanic: "Siempre les digo a mis clientes que nunca tendré que decirles: "No puedo hablar de su caso hasta que vuelva a mi despacho a por su expediente"". ¿Ocurre lo mismo en su empresa? Si es así, bien hecho, si no es así, hay que mejorar.