Tout ce que vous devez savoir sur la protection des documents juridiques

Il va sans dire que les notions de secret professionnel et de confidentialité sont intrinsèquement lié es à la profession d'avocat. Cela ne s'applique pas seulement à ce que vous dites, mais aussi à tout ce qui est écrit, préservé et conservé dans des dossiers.

Dans l'univers de la justice, des documents sont constamment envoyés, transférés d'une partie à l'autre. C'est précisément ce qui rend ces documents hautement confidentiels et vulnérables. Tout hacker peut les intercepter, ou des erreurs humaines peuvent être commises, comme envoyer le mauvais document à la mauvaise personne - à l'avocat de la partie adverse par exemple ! Cela arrive si souvent que l'Association du Barreau Américain a établi une règle pour faire face à de telles circonstances

« [2]  Le paragraphe (b) reconnaît que les avocats reçoivent parfois un document ou une information stockée électroniquement qui a été envoyé ou produit par erreur par les parties adverses ou leurs avocats. Un document ou une information stockée électroniquement est envoyé par inadvertance lorsqu'il est transmis accidentellement, par exemple lorsqu'un courriel ou une lettre est mal adressé ou qu'un document ou une information stockée électroniquement est accidentellement inclus dans une information qui a été transmise intentionnellement », explique l'ABA. « Si un juriste sait ou devrait raisonnablement savoir qu'un tel document ou information stockée électroniquement a été envoyé par inadvertance, alors cette règle exige que le juriste informe rapidement l'expéditeur afin de permettre à cette personne de prendre des mesures de protection. »

Ne serait-il pas préférable d'éviter ce problème d'emblée ? En ces temps de COVID où le personnel juridique travaille de plus en plus à distance, les risques qu'un fichier se retrouve par inadvertance au mauvais endroit se sont multipliés. De nos jours, les collaborateurs partagent et transfèrent des fichiers depuis leur domicile plutôt que par le biais du réseau du siège de leur entreprise. Parallèlement, l'époque où un coursier en chair et en os livrait tous les dossiers en personne est révolue et les dossiers physiques sont désormais réservés à certaines situations, comme au bureau ou au tribunal, et à l'archivage physique.

Le fait que les avocats créent une quantité massive de dossiers, même pour une petite affaire, ne fait qu'aggraver le problème. Pensez à toutes les caisses de dossiers qui accompagnent une affaire importante. Aujourd'hui, ces dossiers existent tous en grande partie sous forme numérique également, sans être conservés en sécurité dans une pièce fermée à clé ou dans un classeur protégé. 

L’e-mail n’est pas la solution

Actuellement, de nombreux bureaux, même de grands cabinets d'avocats, se contentent d'envoyer ces fichiers et documents par courrier électronique et ne les chiffrent que trop rarement. Et beaucoup trop peu d'entre eux recourent à une solution de transfert de fichiers sécurisée telle que le logiciel MOVEit Managed File Transfer (MFT). L' ABA TECHREPORT 2019 a analysé comment les petits cabinets d'avocats et les praticiens solos gèrent les documents et les dossiers et s'ils appliquent des logiciels de partage de fichiers à cette fin. Les praticiens solos ont rarement utilisé de telles solutions logicielles, avec seulement 37% d'entre eux déclarant le faire. La situation dans les petits cabinets est meilleure, mais insuffisante, puisque seulement 55 % de ces entreprises utilisent des logiciels de transfert de fichiers ou de gestion de documents.

La triste réalité est que le courrier électronique, aussi peu sûr qu'il soit, reste le moyen le plus utilisé pour partager des fichiers confidentiels.

« Le courrier électronique est devenu la norme dans le monde des affaires pour communiquer avec ses collègues et ses clients. Dans les institutions juridiques, le courrier électronique peut être un moyen efficace et essentiel de communication entre un avocat et son client. Toutefois, les cabinets d'avocats peuvent être pris entre le marteau et l'enclume pour ce qui est de cette forme de correspondance. Si les clients exigent un moyen plus simple pour collaborer, il demeure indispensable que la communication électronique n'entraîne pas de risques pour la sécurité, c'est-à-dire que quelqu'un d'autre que le client ou un tiers privilégié puisse obtenir des documents confidentiels », a fait valoir un article sur LegalITProfessionals.com.« Bien que cela puisse sembler évident, une étude récente sur les processus de partage de fichiers des cabinets d’avocats a révélé qu’une minorité de cabinets d’avocats utilisent des technologies de sécurité pour protéger les communications électroniques : cryptage des e-mails (22%), documents protégés par mot de passe (14%), utilisation d’un site de partage de fichiers sécurisé (13%).»

« Un Sachant que le courrier électronique n'est pas sûr, 75 % des cabinets se contentent d'appliquer des déclarations de confidentialité plutôt que de sécuriser véritablement leurs fichiers. Une étude de LexisNexis révèle que le partage de fichiers fait partie intégrante des opérations quotidiennes d’un cabinet d’avocats. Pourtant, alors que les entreprises sont parfaitement conscientes des conséquences des risques de sécurité informatique, les e-mails non cryptés, qui ne sont que renforcés par une déclaration de confidentialité, restent la principale ligne de défense lors du partage de fichiers confidentiels », précise l’article sur LegalITProfessionals.com.

Une perte de temps pour l'administration

 Et même si les documents papier ne sont pas le seul moyen de partager des dossiers, cette approche reste courante. En plus de poser des problèmes de sécurité, elle nécessite des heures et des heures de temps et de courrier de la part des administrateurs juridiques - sans parler des frais de livraison - qui pourraient être bien mieux utilisées.

Une meilleure façon : le transfert de fichiers sécurisé (MFT)

Vous pensez sans doute être à la pointe du progrès parce que vous avez téléchargé une version gratuite d'un logiciel de partage de fichiers. Même s'il s'agit d'un pas en avant par rapport au courrier électronique, un logiciel de partage de fichiers gratuit pour les cabinets d'avocats ne constitue pas une démarche sûre et efficace. Vous avez besoin d'une solution spécialement conçue pour transférer des fichiers en toute sécurité. Et parce que vous avez tant de fichiers à transférer, une telle solution doit permettre à ces transferts d'être effectifs et traçables. Et si vous pouviez automatiser ces transferts ? Eh bien, vous le pouvez ! 

Voici les fonctionnalités que doit posséder votre solution de transfert de fichiers destinée aux cabinets d'avocats, qui sont toutes disponibles dans une solution de transfert de fichiers sécurisé (MFT).

Chiffrement :

Le chiffrement des fichiers est essentiel à la sécurité, mais trop peu le comprennent ou savent comment chiffrer. L’enquête de LexisNexis a toutefois également révélé que si neuf cabinets d'avocats sur dix utilisent le courrier électronique à des fins professionnelles, seul un sur quatre environ crypte ces communications. Enfin, lorsqu'on a demandé aux cabinets d'avocats si d'autres employés utilisaient des services de partage de fichiers gratuits, environ un tiers a répondu « oui », un autre tiers a répondu « non », et le dernier tiers était « incertain », rapporte l'article sur LegalITProfessionals.com.

La meilleure réponse est une solution qui crypte ces fichiers pour vous – par défaut.

Facile à utiliser :

Personne n'utilisera un système de transfert de fichiers sécurisé, quel que soit son degré de sécurité, s'il n'est pas facile à utiliser. Cela signifie qu'il doit pouvoir être déployé sur site ou dans le cloud afin que les utilisateurs y aient toujours accès. Il doit être simple pour l'utilisateur de transférer des fichiers, mais aussi pour les informaticiens ou les experts informatiques internes de mettre en place ces transferts.

C'est encore mieux s'il est intégré aux systèmes de messagerie que vos employés utilisent déjà pour partager des fichiers, quoique de manière non sécurisée. Dans le cas présent, Microsoft Outlook est l'application de messagerie électronique la plus utilisée dans le monde de l'entreprise : son intégration est donc essentielle.

Auditable :

Que se passe-t-il si un client ou même un avocat de la partie adverse dit qu'il n'a jamais reçu le fichier que vous avez envoyé ? Grâce à l'audit, vous connaîtrez le chemin précis que le fichier a suivi et sa réception effective. S'il y a eu un contretemps quelque part, il sera aisé de renvoyer le fichier. Ce système comprend une notification de part et d'autre afin que vous (l'expéditeur) et votre destinataire soyez tous deux informés de ce qui s'est passé.

Automatisation:

Si je vous demandais combien de fichiers votre entreprise traite en une journée, vous seriez vite dépassé avant même d'avoir fait le compte de la première heure. Le transfert manuel de tous ces fichiers est un véritable cauchemar et des erreurs sont assurément commises. Automatisez ces transferts afin que certains types de transferts et les transferts à des parties spécifiques soient effectués d'un simple clic de souris.

Gérer les données :

Le transfert de fichiers sécurisé (MFT) permet un transfert de fichiers sûr et efficace en tant que processus d'entreprise. Désormais, les employés et le service informatique peuvent gérer les transferts de fichiers en toute confidentialité en suivant le mouvement des données.

Visibilité :

Le transfert de fichiers sécurisé assure la visibilité sur les activités liées aux données de votre entreprise, telles que les fichiers eux-mêmes, les événements liés aux données, les personnes qui ont envoyé et reçu les fichiers, les politiques et processus de transfert, les notifications, et permet de revenir en arrière par le biais de logs et d'audits.

Logiciel de transfert de fichiers sécurisé (MFT) : garder la confidentialité confidentielle