Slack を利用したコミュニケーションによる生産性向上

ここ数年の間に、Slack はチームの全員がプロジェクトの進捗状況を把握するための最大のコラボレーション・ツールになりました。このブログでは、Slack がどう使われるのかを説明し、若干の懸案事項にも触れてみたいと思います。

会社の規模にかかわらず、業務に関わる人たちとのコミュニケーションは不可欠です。オフィス内で直接対面で話をする形でコミュニケーションが行われる場合は、勤務時間の大きな部分が長い会議に費やされてしまうこともあります。部員やプロジェクトのメンバーと必要な情報を共有するために、ビデオ会議、イントラネット、CMS や CRM ソリューション、電子メールなどを使ってコミュニケーションすることで、生産性が向上します。さらに効果的なツールはあるでしょうか？

時代の趨勢は、業務メッセージングとチーム・コラボレーションのためのアプリケーションです。Slack はそのようなアプリの早期のものの1つで、PCMag によると、ベストですが最も高価です。

ただし、限定的な無料のオプションもあり、何百ものアプリケーション統合（無料のオプションでは10に限定）があるので、Slackは、コミュニケーション上の問題がある場合や、コミュニケーション問題のために運用の遅延が発生するような場合は特に、最適かもしれません。

Slack の価格と機能について検討した上で、クラウド・コラボレーションとメッセージングのセキュリティへの影響（たとえば、HIPAA コンプライアンスを満たす監査機能を持っているのは Enterprise Grid ソリューションのみ、といった）を理解できていれば、Slack が既存のプロセスとどのように統合できるのか、ある程度わかると思います。

使い方

サインアップしたら、ワークスペースにチャンネルを作成します。プライベートチャンネルとパブリックチャンネルが可能です。チャンネル（チャットルームと考えてください）は、業務でどういったことを行いたいのかに応じて、部署、プロジェクト、クライアント、チームなどごとに設定できます。または興味があるトピックのチャンネルを設定することもできます。たとえば、ブレーンストーミングや競合他社の調査といったトピックなどが考えられます。

効果的なコミュニケーションを最も効果的、効率的にするために、それぞれのチャンネルに、関係する人々が確実に入っていることを確認してください。複数チャンネルのメンバーになる人もいるでしょうが、それは全く問題ありません。Slack 自体は効果的なメッセージングツールですが、その真の強みは、前述のようにサードパーティー・アプリの統合にあります。メッセージとファイルの保存ポリシーをカスタマイズすることもできます。

会社で使用されているすべてのアプリをチェックし、必要なソフトウェアソリューションに統合可能かどうかを確認します。統合できないものがあっても、Slack で Zapier 統合が可能で、Zapier には1500を超えるアプリ統合オプションがあるので、問題ありません。

満足のいく設定ができたら、次はそのメリットを検証します。最初に無料のオプションを試してみて、規模を拡大した方がいいという結論に達したら有料プランにアップグレードするという形になる場合が多いようです。

Slack で解決できる実際的な問題

電子メールは迷惑メールなどを含めプロジェクトとは無関係のメールが大量に受信ボックスに届くので、メッセージングの方がより効果的だと考える人もいます。Slack は「ノイズ」を排除でき、必要なら Gmail や Outlook などと統合できます。有料プランには「Slack チャンネルへの電子メール」オプションがあり、カスタム電子メールアドレスを使用できます。

大規模なチームを抱える企業や継続的なコラボレーションを必要とする企業にとって、同じダッシュボード上でインスタントメッセージングと複数のアプリを利用できることは便利かもしれません（筆者の場合は、複数デスクトップ設定で十分のようです）。

そのほかの、Slack で解決できる、考えられる問題には、次のようなものがあります（順不同）。

1. 責任の所在を明らかに

プロジェクトやタスクが完全でなかったり、遅延が生じたりした場合、メッセージ履歴からどこに問題があったのかをチェックでき、責任の所在が明らかになります。もちろん、たとえば質問へのフォローアップがなかったために遅延が生じたというように、別部門のせいだったとわかることもあります。

2. 効果的に返信を促す

管理者や同僚の中には、電子メールへの返信が遅い、または完全に無視する人がいるものです。グループ環境では、返信するべき人が返信していないという事実はグループ全員に明白で、プロ意識を問われているような形になります。Slack チャンネルでは、確認したいとか最新情報をほしいとかいったリクエストを（論理的な理由を付け加えると、効果は上がるかもしれません）繰り返すと、たいていは返信をもらえます。名指しでなじるようなやり方より穏便な手法で、求める結果を得られます。

3. 誰のアイデアかが一目瞭然

チームコラボレーション・アプリが一般的になれば、誰かが他の人のアイデアを自分のものだと主張して特典を享受しようとしても、すぐにばれてしまいます。

4. セキュリティとコンプライアンスの確保

チャンネルのメンバーとしてIT部門が参加している場合は、どんなドキュメントが共有されているかをチェックして、ドキュメント共有がセキュリティ保護とコンプライアンス徹底のための基準をクリアしているかどうか確認できます。

懸案事項

サイバーセキュリティを常に意識していると、クラウドプロバイダ任せにすることは可能な限り避けたいと思うようになるものです。大企業の場合、コンプライアンス要件に監査機能が含まれる場合があります。様々なアプリとの統合が可能なのはいいのですが、それらすべてに対して監査することは可能ですか？Slack やそれに類似したプラットフォームを使用する可能性がある場合、コンプライアンスと法的な問題については検討しておくべきでしょう。設定を行う場合は、常にセキュリティを考慮しながら行ってください。データ保持が不要な場合は、そのように Slack を設定します。

サービスが停止した場合、ブロードバンドが中断された場合、またはその他のネットワーク障害が発生した場合には、必ずバックアップソリューションを使用するようにして、単一のサードパーティー・プロバイダに頼らないようにしてください。事業継続性を確保するためには、あらゆる場合を想定して対処法を検討しておくべきです。

すべてのユーザーが、クラウド内またはメッセージングを介して何が共有でき、何が共有できないか、しっかり認識するよう徹底してください。把握していることがることとできないことを認識していることを確認します。必要なら、管轄区域内のeディスカバリーの変更についてよくわかっている法務部門にも助力を求めてください。

レビューと制限付きアプリ（無料プラン）を使用した筆者の経験に基づいて判断すると、Slack は便利なツールではあるものの、組織全体にしっかりしたスキルがなければ、それを補って使いこなせるといったものではないと言えるでしょう。すべてのユーザーがメッセージング、コミュニケーション、生産性のための最適なソリューションを利用できるようにするには、慎重な設定が必要です。万人向けのユニバーサルソリューションはありません。業務活動を補完するためにソリューションを適切に設定することが重要で、ソリューションを導入しさえすればすべてうまくいくということはあり得ません。それを十分承知の上で利用する場合は、業界や会社の規模にかかわらず、Slack によって生産性を向上させることができます。どう思いますか？無料で試してみることも可能です。