Zapier を使用した業務ワークフローの自動化

一般的な企業では、新入社員の入社手続き、経費処理、ヘルプデスクへの依頼手続きなど、常に数多くのワークフローが発生しています。

企業には、何度も繰り返して行われる一連のタスクが多数あります。従業員名、部署、管理者など、タスクの細部は変わる可能性がありますが、全体的なプロセスは一貫しています。こういったワークフローは自動化に適しています。 ニーズがあれば、ビジネスチャンスとして、ニーズに対応するサービスが出現します。

Zapier は、多様なサービスをリンクするオンラインサービスで、異種の製品が1つのシステムであるかのように互いに通信できるようになります。Google Docs、Trello、Amazon S3、その他何百もの製品の1,000以上の異なるオンラインサービスをサポートするワークフロー自動化サービスです。

Zapier を使用すると、一見すると共通点がないように見える多様なサービスを、各サービスのAPIを介して互いにリンクさせることができます。多くのオンラインサービスは標準のRESTメソッドを介してAPIを構築しているので、すべてをAPIを介してリンクするプラットフォームをホストしています。

たとえば、Google ワークシートに新しい行が追加されたとき MailChimp 電子メールキャンペーンに連絡先を追加したり、特定の名前と一致する Trello カードが新しいリストに移動したとき AirTable データベースに新しい行を作成したりする必要があるでしょう。Zapier を使って、このような種類のワークフロー作成が可能になります。

Zapier は何百ものオンラインアプリケーションを統合することができ、ユーザーはダッシュボードで zap と呼ばれるワークフローを作成できます。

実際の例として、Zapier を広範囲に使用して多くのワークフローを自動化している、筆者が所属する TechSnips の場合をご紹介しましょう。新しいクライアントがシステムに追加されたときのための zap（ワークフロー）が設定されています。新しいクライアントの追加には AirTable サービスを使用し、クライアントの表示には Trello カードを使用します。様々なクライアントからの入力は JotForm フォームで受け取り、クライアントのファイルをドロップするには DropBox フォルダを使用します。これだけで４つの異なるサービスを使っていますが、zap ワークフローは次のようになります。

新しいレコードが AirTable のデータベースに追加されると、Zapier で次の処理が行われます。

• Python で書かれた Code ステップを使って Trello カードにクライアント名を追加
• JotForm のフォームフィールドにクライアント名を入力
• DropBox にクライアントフォルダを作成

これは極めて単純なワークフローですが、if/then で分岐する様々なパスを加えたり、特定の条件を満たすアクションのみを許容するフィルタを使ったりして、必要なだけ複雑にすることができます。

ワークフローを自動化するために Zapier を使用していますか？よろしければコメントをお寄せください