Sichere Dateiübertragung: So vermeiden Sie riskante Sicherheitslücken

Es kann schnell passieren, dass vertrauliche Dateien versehentlich auf unsichere Weise weitergegeben werden. Mit einer Software für die sichere Dateiübertragung (Secure File Transfer, kurz: SFT) können Sie das Risiko verringern.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viele vertrauliche Dateien Sie täglich freigeben? In der heutigen Zeit, in der wir in verteilten Teams arbeiten, ist die sichere Übertragung von Dateien wichtiger denn je. Sie senden Finanzberichte an Interessengruppen, vertrauliche Verträge an Kunden und geschützte Daten an Geschäftspartner. Wenn eine dieser Dateien in die falschen Hände gerät, kann das zu einer Katastrophe führen.

Leider passiert manchmal zu schnell, dass man bei der Übertragung von Dateien versehentlich nachlässig sein kann. Das Versenden vertraulicher Dokumente per E-Mail oder die Nutzung von Dateifreigabediensten für Verbraucher mag in erster Linie bequem erscheinen, aber diese Methoden sind riskant. E-Mails sind nicht sicher und File-Sharing-Websites können gehackt werden. Eine stabile Lösung für die verwaltete Dateiübertragung kann zum Schutz der Daten Ihres Unternehmens beitragen, insbesondere im Zeitalter der Remote-Arbeit. Sichere Dateiübertragung ist vielleicht nicht das glamouröseste Thema, aber es ist von größter Bedeutung und Relevanz.

Die Risiken ungesicherter Dateiübertragungsmethoden

Herkömmliche Dateiübertragungsmethoden wie E-Mail und FTP sind unsicher und verfügen nicht über stabile Sicherheitsfunktionen, mit denen vertrauliche Daten besser geschützt werden können.

Damit ist folgendes gemeint: E-Mail ist nicht für die Übertragung großer Dateien geeignet, und es fehlt die Verschlüsselung. Außerdem fehlt es an Nachverfolgungsfunktionen, um zu überprüfen, wer wann auf welche Dateien zugreift. Das File Transfer Protocol (FTP) hingegen ist ein veraltetes Netzwerkprotokoll, das die Übertragung von Dateien zwischen Systemen im Plain-Text ermöglicht. Das bedeutet, dass es Hacker bei einer unzureichend verschlüsselten Übertragung von Dateien über FTP einfach haben können, wenn es ihnen gelingt, Anmeldedaten zu erlangen oder auf Dateien zuzugreifen. FTP-Server sind außerdem schwer zu patchen und zu warten, so dass sie Schwachstellen aufweisen, über die sich Ransomware und andere Malware verbreiten kann.

Warum Sie eine sichere Dateiübertragungssoftware benötigen

Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen. Wenn Sie die anstehenden Probleme sehen, wie z.B. Schwachstellen, Gefährdungen, unzureichende Zugangskontrollen usw., sollten Sie verstehen, warum jedes Unternehmen, das sich mit vertraulichen Daten befasst, den Einsatz moderner Managed-File-Transfer-Lösungen in Betracht ziehen sollte. Diese Lösungen bieten Verschlüsselungsmethoden, um die Daten während der Übertragung und im Ruhezustand besser zu schützen, und ermöglichen präzise Zugriffskontrollen, um den Zugriff auf Dateien einzuschränken, sowie Audits, um Benutzeraktivitäten zu verfolgen. Der beste Weg, die Risiken bei der Dateiübertragung zu verringern, besteht darin, unsichere veraltete Methoden durch moderne Lösungen zu ersetzen, die auf Sicherheit und Compliance ausgerichtet sind.

Für den Fall, dass Sie noch nicht davon überzeugt sind, finden Sie hier noch einige weitere Gründe, die für eine zuverlässige Software für den Dateitransfer in Ihrem Unternehmen sprechen. Die Verwendung von verschlüsselten Dateifreigabelösungen ermöglicht es Ihnen: 

• Benutzerrechte festzulegen, um besser zu kontrollieren, wer auf Dateien zugreifen kann. Sie können Downloads einschränken, das Drucken verweigern, die Bearbeitung deaktivieren usw., so dass vertrauliche Daten nur für autorisierte Benutzer verfügbar sind.

• Dateizugriffe- und Freigaben in einem zentralen Ort in der Software zu verwalten. Anstatt Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken oder mehrere Cloud-Dienste zu nutzen, sollten Sie die gemeinsame Nutzung von Dateien in einer einzigen sicheren Lösung vereinigen können. Das macht es einfacher, den Zugriff zu kontrollieren, zu überwachen und bei Bedarf zu verweigern.

• Von zusätzlichen Sicherheitsfunktionen einen großen Nutzen zu ziehen, wie z.B. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-On (SSO), Prüfprotokollen und Fernlöschfunktionen, falls ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird.

• Hilfe bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu erhalten. Eine sicherere Software für die Dateiübertragung verfügt über die richtigen Steuerungen und Überwachungen, die von Gesetzen wie GDPR, HIPAA und PCI DSS gefordert werden.

• Gewissheit darüber zu haben, dass Ihre digitalen Ressourcen und Ihr geistiges Eigentum besser geschützt sind, selbst wenn Ihre Teams an verschiedenen Orten arbeiten.

Wichtige Funktionen einer Software für die sicherere Dateiübertragung

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer sicheren Managed File Transfer-Software achten? Hier ist eine Liste von den Hauptmerkmalen:

• Verschlüsselung: Ihre Dateien sollten sowohl im Ruhezustand (bei der Speicherung) als auch bei der Übertragung verschlüsselt sein. Achten Sie auf eine 256-Bit-AES-Verschlüsselung oder höher, um die Dateien besser vor dem Zugriff durch unbefugte Personen zu schützen.
  
• Benutzerfreundlichkeit: Eine einfach zu bedienende Schnittstelle ist ein Muss. Die Lösung sollte für Ihre Endbenutzer selbsterklärend sein, um eine maximale Nutzung und Produktivität zu fördern. Einfache und unkomplizierte Lösungen werden mit größerer Wahrscheinlichkeit richtig und mit geringerer Fehlerquote genutzt.
  
• Audit-Logs: Detaillierte Prüfprotokollen verfolgen die Dateiübertragungsaktivitäten und die Leistung. Sie zeigen an, wer wann und wie lange auf welche Dateien zugegriffen hat. Sie können diese Funktion nutzen, um Einblicke in die Nutzung Ihres Systems und Ihrer Daten zu erhalten.
• Fehlerbehandlung: Auch bei der fortschrittlichsten Technologie können Fehler auftreten. Ihre Software-Lösung sollte über eine automatische Fehlerbehandlung verfügen, um bei Problemen die Dateiübertragung zu wiederholen, Sie über fehlgeschlagene Übertragungen zu informieren und beschädigte Dateien unter Quarantäne zu stellen oder zu löschen.
• Ad-hoc-Dateifreigabe: Zusätzlich zu den geplanten oder stapelweisen Dateiübertragungen benötigen Sie die Möglichkeit, Dateien bei Bedarf schnell und sicher freizugeben. Mit der Ad-hoc-Dateifreigabe können Sie Dateien für den einmaligen Zugriff hochladen oder Ordner für die laufende Zusammenarbeit einrichten.
  
• Benutzerverwaltung: Mit einer stabilen Benutzerverwaltung können Sie besser bestimmen, wer Zugriff auf Dateien hat und was diese Person tun kann. Richten Sie Gruppen ein, konfigurieren Sie Berechtigungen, aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und erhalten Sie detaillierte Berichte über Benutzeraktivitäten.
• Einbindungen: Wählen Sie eine Software-Lösung, die mit anderen von Ihnen verwendeten Tools wie Single Sign-On-Anbietern, Benutzerverzeichnissen und Speicherlösungen integriert werden kann. Integrationen machen das System benutzerfreundlicher und effektiver. Suchen Sie nach einer Lösung mit einer offenen API, um benutzerdefinierte Integrationen zu ermöglichen.
• Einhaltung von Vorschriften: Für viele Unternehmen ist die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA, GDPR und PCI DSS wichtig. Achten Sie auf eine sichere Dateiübertragungslösung, die die Einhaltung von Branchenstandards und Vorschriften, die Ihr Unternehmen betreffen, unterstützt und aufrechterhält.

Implementieren von Best Practices für die sicherere Dateiübertragung

Wie in jeder Branche der Cybersicherheit gibt es auch für die sichere verwaltete Dateiübertragung einige Best Practices - sogenannte wichtige Tipps, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

Mehrfachauthentifizierungsfaktoren

Mehr als nur ein Kennwort für den Zugriff auf Dateien zu erfordern stellt eine zusätzliche Schutzebene dar. Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der etwas, das Sie wissen (wie ein Passwort) und etwas, das Sie haben (wie ein Sicherheitsschlüssel oder eine Authentifizierungs-App), kombiniert wird, wird es für unbefugte Benutzer viel schwieriger, auf Ihre Daten zuzugreifen.

Verschlüsselung

Die Verschlüsselung kann nicht oft genug hervorgehoben werden. Die Verschlüsselung von Dateien vor der Weitergabe hilft, sie vor neugierigen Besuchern zu schützen. Bei der Verschlüsselung werden die Dateien in einen unleserlichen Code umgewandelt, der von befugten Personen, die über den richtigen Entschlüsselungscode verfügen, entschlüsselt werden kann. Die Verschlüsselung von Dateien sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand (auf Servern gespeichert) bietet einen besseren Schutz für Ihre Daten.

Virtuelle private Netzwerke

Mit einem VPN wird ein verschlüsselter Tunnel zwischen Ihrem Gerät und dem Server oder Netzwerk, auf das Sie zugreifen, aufgebaut. So können Sie verhindern, dass Spione Ihre Online-Aktivitäten sehen und auf Ihre Dateien zugreifen können. VPNs sind besonders wichtig, wenn Sie sich mit öffentlichen Wi-Fi-Netzwerken verbinden.

Sichere Passwörter und Auditing-Zugriff

Die Verwendung von schwer zu erratenden Passwörtern, deren regelmäßige Änderung und die Überprüfung, wer Zugriff auf Dateien hat, können dazu beitragen, das Risiko eines unbefugten Zugriffs zu verringern. Entziehen Sie den Zugang für alle Benutzer, die ihn nicht mehr benötigen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Die Einführung von Richtlinien und technischen Kontrollen reicht nicht aus. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die besten Sicherheitspraktiken für den Umgang mit und die gemeinsame Nutzung von Dateien aus der Ferne. Schulen Sie sie darin, Phishing-Versuche zu erkennen und zu melden, sichere Passwörter zu verwenden und beim Anklicken von Links und Herunterladen von Anhängen vorsichtig zu sein.

Wie Sie den richtigen Anbieter für die sichere Dateiübertragungen für Ihr Unternehmen auswählen

Mit einer unternehmensgerechten MFT-Lösung (Managed File Transfer) können Sie die Sicherheit, Compliance und Effizienz Ihrer Dateifreigabeprozesse verbessern. MFT-Software bietet zuverlässige Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und detaillierte Audits. Außerdem werden Dateiübertragungen zentralisiert und automatisiert, wodurch Ihr IT-Team wertvolle Zeit und Ressourcen spart.

Anstatt die Sicherheit ihres Unternehmens mit Dateifreigabediensten für Privatanwender aufs Spiel zu setzen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Managed File Transfer-Lösungen. EineMFT-Software wie Progress MOVEit bietet Sicherheit auf höchstem Niveau, ähnlich wie bei Finanzinstituten, mithilfe der folgenden Funktionen: 

• Verschlüsselung: Die Dateien werden bei der Übertragung und im Ruhezustand mit den neuesten Algorithmen verschlüsselt.
  
• Zugriffskontrolle: Detaillierte Kontrollmechanismen beschränken den Zugriff auf lediglich autorisierte Benutzer.
  

• Audits: Detaillierte Protokolle zur Nachverfolgung von Dateizugriffen, Uploads, Downloads und anderweitige Veränderungen, sorgen für Transparenz.
  
• Automatisierung: Automatisierte Arbeitsabläufe ermöglichen konsistente, konforme Prozesse für den Austausch von Dateien sowohl intern als auch extern.

Ein System wie MOVEit verschlüsselt Dateien während des Hochladens, Herunterladens und Speicherns, so dass die Informationen besser geschützt sind, selbst wenn sie abgefangen werden. Es verwendet außerdem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Benutzer zu verifizieren, bevor sie Zugang erhalten. 

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