Die häufigsten Missverständnisse rundum das Thema Managed File Transfer Software

Lassen Sie sich nicht von diesen fünf Missverständnissen über Secure File Transfer (auf Deutsch: sicherer Dateitransfer) Software  verunsichern. Dieser Beitrag wird Ihnen dabei helfen, Ihre Denkweise zu reflektieren, damit Sie in Zukunft Ihre Daten besser schützen können.

Lösungen für die verwaltete Dateiübertragung (Managed File Transfer, MFT) helfen Unternehmen dabei, den Datenaustausch zwischen verschiedenen Stellen sicher zu handhaben. Es gibt jedoch einige Missverständnisse über MFT, die aus der Welt geschaffen werden sollten, darunter die Annahme, dass es nur für große Unternehmen oder nur für Dateiübertragungen geeignet ist. Durch die Unterschätzung der Vorteile von MFT können Unternehmen die Sicherheit und Compliance gefährden und sich einen erheblichen Wettbewerbsnachteil verschaffen. Mit der richtigen Strategie und den wichtigsten Maßnahmen, die von Managed-File-Transfer-Software angeboten werden, können Sie das Risiko schwerwiegender Sicherheitsprobleme reduzieren.

Im Laufe dieses Blogs wird über die 5 gängigsten Missverständnisse aufgeklärt und sodass Sie und Ihre Stakeholder sich ein genaues Bild von den Vorteilen und Möglichkeiten von Managed-File-Transfer-Lösungen machen können.

Quelle: Pixabay kalhh

Zunächst einmal bieten sichere Softwarelösungen für die Dateiübertragung Automatisierungsfunktionen, Unterstützung für Sicherheitsprotokolle wie FTPS, SFTP und HTTPS sowie administrative Steuerelemente, die Unternehmen dabei helfen, zahlreiche Datentypen sicher auszutauschen. Bei der Dateiübertragung geht es nicht nur darum, Daten von einem Punkt zum anderen zu übertragen. Es muss auch die allgemeine Sicherheit, der Betrieb und die Einhaltung von Vorschriften berücksichtigt werden.

Zum Vergleich: Ein durchschnittliches Unternehmen teilt Dateien mit 826 externen Stellen, darunter Geschäftspartner, Lieferanten und persönliche E-Mail-Adressen. Das Letzte, was Sie brauchen, ist, dass vertrauliche Unternehmensinformationen (oder persönliche Informationen) in die falschen Hände geraten.

Einfach ausgedrückt sind MFT-Lösungen eine Notwendigkeit, da der Markt bis 2027 voraussichtlich mit einer gesunden jährlichen Wachstumsrate von 28,3 % wachsen wird. Es ist höchste Zeit, dass wir uns mit den gängigen Missverständnissen über sichere Dateiübertragungssoftware befassen. Hier sind die fünf gängigsten Missverständnisse.

Die häufigsten Missverständnisse über MFT

Nachfolgend sind die häufigsten Missverständnisse über sichere Lösungen für die Dateiübertragung aufgeführt, auf die wir nun Schritt für Schritt eingehen:

• Bei der Dateiübertragung geht es nur darum, Daten zwischen zwei Punkten zu übermitteln.
• FTP-Lösungen oder verschlüsselte E-Mails sind mehr als ausreichend.
• Mein Unternehmen überträgt keine vertraulichen oder großen Datenmengen.
• Mitarbeiter verwenden lediglich ihre geschäftlichen E-Mail-Konten zum Freigeben von Dateien.
• Alle Mitarbeiter befolgen die Unternehmensrichtlinien für die Dateiübertragung.

1. Bei der Dateiübertragung geht es nur darum, Daten zwischen zwei Punkten zu übermitteln.

Es gibt zahlreiche Drohungen, wenn Mitarbeiter die Sicherheit beim Übertragen von Dateien missachten. Ein vollständiger Überblick über die interne und externe Dateibewegung ist für die Aufrechterhaltung der Sicherheit und Compliance bei der Dateiübertragung von entscheidender Bedeutung.

Sie müssen auch Dateikontrollen und Berechtigungen festlegen und durchsetzen. Stellen Sie sich vor, Sie senden eine vertrauliche Datei an eine private E-Mail-Adresse, die dann über einen längeren Zeitraum im Posteingang des Empfängers verbleibt. Möglicherweise hat mehr als eine Person Zugriff auf diesen Posteingang, wodurch die Daten Ihres Unternehmens gefährdet werden. Passwortgeschützte Dateien werden zwar empfohlen, aber Sie können mit Sicherheitsimplementierungen noch einen weiteren Schritt gehen. Sie können beispielsweise eine zeitgebundene Regel für die automatische Löschung vertraulicher Dateien einrichten.

Schließlich gibt es zwar mehrere kostenlose Dienste für das Hosten und Teilen von Dateien, aber wollen Sie diesen wirklich sensible Unternehmensdaten anvertrauen?

2. FTP-Lösungen oder verschlüsselte E-Mails sind mehr als ausreichend.

In erster Linie werden herkömmliche Lösungen für das File Transfer Protocol (FTP) jeglicher Art aufgrund ihrer Einschränkungen, Risiken und Ineffizienz nicht empfohlen. Darüber hinaus sind sie langfristig nicht kosteneffizient. Sie sollten mindestens das File Transfer Protocol Secure (FTPS) oder das Secure File Transfer Protocol (SFTP) anstelle des herkömmlichen FTP verwenden.

Und obwohl verschlüsselte E-Mails ein guter Anfang sind, bieten sie nicht die Sichtbarkeit oder Steuerungsmöglichkeiten der Dateiübertragung, die normalerweise für die Einhaltung von Vorschriften erforderlich sind. Erwähnenswert ist auch, dass Sie keine großen Dateien per verschlüsselter E-Mail-Übertragung senden können, da das Limit für die Dateiübertragung in der Regel bei 25 MB liegt (was dem Limit für die herkömmliche E-Mail-Übertragung entspricht).

3. Mein Unternehmen überträgt keine vertraulichen oder großen Datenmengen.

Jede Datei, die größer als 25 MB ist und nicht per herkömmlicher oder verschlüsselter E-Mail-Übertragung gesendet werden kann, kann bereits als Big Data eingestuft werden. Viele Dateiübertragungen in Unternehmen bestehen heutzutage aus großen Dateien und die meisten von ihnen verwenden eine veraltete Middleware-Lösung.

Diese Übertragungen erfolgen oft ohne Überwachung und enthalten in der Regel vertrauliche Daten über Ihre Kunden, Mitarbeiter oder Ihr Unternehmen. Die Zahl der Dateiübertragungen wird weiter zunehmen, und sichere Software für die Dateiübertragung kann bei der Verwaltung dieser großen, vertraulichen Dateien helfen.

4. Mitarbeiter verwenden lediglich ihre geschäftlichen E-Mail-Konten zum Freigeben von Dateien.

Das ist ein schwerwiegender Irrtum. Ich habe Kollegen bereits dabei beobachtet, wie sie ihre privaten E-Mail-Konten für berufliche Zwecke genutzt haben, und habe sie natürlich über die damit verbundenen Risiken aufgeklärt. Mitarbeiter wählen oft den einfachsten Weg, um eine Aufgabe zu erledigen, und wenn es bedeutet, dass sie nicht auf ihr geschäftliches E-Mail-Konto wechseln, um eine Unternehmensdatei zu versenden, dann ist das eben so.

Sicherheit ist für einige Mitarbeiter kein vorrangiges Anliegen. Andere haben möglicherweise finsterere Absichten. Sie sollten Ihren Mitarbeitern zwar nicht verbieten, ihre private E-Mail-Adresse während der Arbeitszeit zu nutzen, aber es ist wichtig, sie über die Risiken aufzuklären, die mit der Nutzung für die geschäftliche Dateiübertragung verbunden sind. Sie sollten allerdings eine Alternative in Form einer sicheren Dateiübertragungslösung zur Verfügung haben.

5. Alle Mitarbeiter befolgen die Unternehmensrichtlinien für die Dateiübertragung.

Dies ist ein weiteres schwerwiegendes Missverständnis. Die Festlegung von Sicherheitsrichtlinien ist zwar ein offensichtlicher Schritt in die richtige Richtung, aber Sie müssen diese auch durchsetzen können. Sie können nicht einfach davon ausgehen, dass Ihre Mitarbeiter, Partner, Lieferanten usw. die Richtlinie für die Dateiübertragung des Unternehmens befolgen.

Sie müssen die Dateien identifizieren, die Sie schützen müssen, und einen Rahmen für Echtzeit-Transparenz, aktive Netzwerküberwachung, Durchsetzung und Warnmeldungen schaffen.

Fazit

Abschließend lässt sich festzuhalten, dass ein sicheres Protokoll für die Dateiübertragung für Ihr Unternehmen wichtiger ist, als Sie denken. Überprüfen Sie, wie oft Sie vertrauliche Daten feigeben und austauschen und ob es notwendig ist diese Daten zu sichern und schützen.

An dieser Stelle kommt ein MFT-Tool wie Progress MOVEit ins Spiel. Progress MOVEit wurde im renommierten G2-Bericht vom Herbst 2023 für Managed File Transfer (MFT)-Lösungen aufgeführt.

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