Die wichtigsten Vorteile von Managed File Transfer-Software

 

 

 

Wenn Datensicherheit für Ihr Unternehmen ein Thema ist, sollten Sie sich darüber informieren, wie Sie mit Software für Managed File Transfer (MFT) Ihre digitalen Assents besser schützen können.

Haben Sie sich jemals gefragt, wie sicher Ihre sensiblen Geschäftsdateien und Daten wirklich sind? Das Unternehmen, für das Sie arbeiten, überträgt wahrscheinlich täglich Hunderte oder sogar Tausende von Dateien. Alles, von Kundendaten und Zahlungsinformationen bis hin zu Mitarbeiterdaten und geschützten Unternehmensdokumenten.

Während E-Mail und FTP in den Anfängen der Datenübertragung akzeptabel waren, reichen sie heute nicht mehr aus, wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht. Was Sie brauchen, ist eine spezielle MFT-Lösung - eine Art von Dateiübertragungssoftware, die speziell für den Austausch wichtiger Informationen zwischen Netzwerken, Anwendungen, Geschäftspartnern und Kunden entwickelt wurde. Durch den Einsatz von Technologien wie Verschlüsselung, Automatisierung und Prüfprotokollen können MFT-Lösungen dazu beitragen, Ihre Daten zu schützen und Ihnen bei der Übertragung von Dateien mehr Sicherheit zu bieten.

Wenn die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen ein Thema ist, sollten Sie sich darüber informieren, wie Sie mit Managed File Transfer Ihre Abwehrmaßnahmen stärken und Ihre digitalen Assets besser schützen können.

Das Risiko nicht verwalteter Dateiübertragung

Wenn es um die sensiblen Daten Ihres Unternehmens geht, können Sie nie vorsichtig genug sein. Unkontrollierte Dateiübertragungen über offene Netzwerke wie FTP und HTTP stellen ein großes Sicherheitsrisiko dar.

Jeder, der Zugang zum Netzwerk hat, kann sehen, was übertragen wird, einschließlich Dateien, Benutzernamen und Passwörter. Das stellt ein großes Risiko dar, wenn Sie beispielsweise Mitarbeiterdaten, Kundeninformationen oder geistiges Eigentum versenden.

Der Einsatz einer Managed File Transfer-Lösung bietet zusätzliche Sicherheit und unterstützt Sie bei der Compliance von Vorgaben für die Dateiübertragung Ihres Unternehmens. Ein Managed File Transfer-Produkt wie Progress MOVEit hilft, Dateien und Daten während der Übertragung und im Ruhezustand automatisch zu verschlüsseln. Diese Encryption schützt Ihre Dateien vor neugierigen Blicken zu schützen, indem die Daten in einen Code umgewandelt werden, der nur von autorisierten Benutzern entschlüsselt werden kann.

MFT-Lösungen bieten außerdem die detaillierte Protokollierung und Prüfung für unterschiedliche Dateiübertragungsaktivitäten. So wissen Sie, wer auf welche Dateien zugegriffen hat und wann und wohin sie übertragen wurden. Dieses Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist wichtig, um Vorschriften wie HIPAA, GDPR und PCI DSS zu erfüllen. Der Einsatz einer speziellen Lösung für den Dateitransfer hilft Ihnen, Ihre Daten zu schützen und Geldstrafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften oder gar eine Datenschutzverletzung zu vermeiden.

Wie funktioniert Managed File Transfer-Software?

 

Die Automatisierungsfunktionen der MFT-Software unterstützen die Datenübertragung zwischen Netzwerken. Anstatt Dateien manuell hoch- und runterzuladen, übernimmt die MFT-Software diese Arbeit für Sie.

 

MFT-Software verwendet Protokolle wie FTP, SFTP und AS2 zur Übertragen von Dateien. Im Gegensatz zur einfachen Dateitransfer bietet die MFT-Software jedoch zusätzliche Sicherheits- und Automatisierungsebenen. Um unautorisierten Zugriff zu verhindern, verwenden MFT-Lösungen File Encryption und Authentifizierung, um Nutzer zu verifizieren. Außerdem können Dateien automatisch auf Viren und Malware gescannt werden, bevor die Übertragung beginnt.

Die MFT-Software bietet Ihnen eine genauere Kontrolle über den Dateitransfer. Sie können wiederkehrende Übertragungen so planen, dass sie automatisch zu bestimmten Zeiten stattfinden, und Sie können Richtlinien festlegen, die bestimmen, wer auf Dateien zugreifen darf und wie lange Dateien gespeichert werden. Berichte geben Ihnen Einblick in die Transferaktivitäten, sodass Sie wissen, wann und von wem Dateien gesendet oder empfangen wurden.

 

Mit MFT-Software, die Ihre Dateiübertragungen abwickelt, können Sie das Risiko menschlicher Fehler minimieren. Wenn die File Transfer-Automatisierung in Zusammenspiel mit Managed File Transfer funktioniert, brauchen Sie eine Datei nicht mehr manuell herunterzuladen, im richtigen Ordner zu speichern, umzubenennen und dann an den richtigen Zielort hochzuladen. Die Automatisierungssoftware kann nach den von Ihnen festgelegten Regeln und Zeitplänen alles Erforderliche für Sie erledigen.

MFT-Software bietet eine sichere, automatisierbare Lösung für den Austausch von Daten zwischen Ihrem Unternehmen und Kunden, Geschäftspartnern und internen Teams. Sie hilft bei der Wahrung des Datenschutzes, schützt vor Fehlern bei der Dateiübertragung und vereinfacht den Prozess des Informationsaustauschs, so dass Sie sich auf andere Prioritäten konzentrieren können. Der Einsatz von MFT-Software ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Datensicherheitspraktiken zu stärken und einen regelkonformen Dateitransfer zu erleichtern.

Die wichtigsten Vorteile von Managed File Transfer-Lösungen

Managed File Transfer-Software bietet Ihnen wichtige Vorteile zur Verbesserung Ihrer Datensicherheit:

Verbessertes Monitoring

MFT-Lösungen bieten verbessertes Monitoring und Auditing für Dateiübertragungen. Sie erhalten einen zentralen Überblick über die Uploads, Downloads und anderen Dateiübertragungsaktivitäten Ihres Unternehmens. So können Sie potenzielle Sicherheitsrisiken leichter erkennen und die Compliance mit Vorschriften wie HIPAA oder GDPR überprüfen.

Verstärkte Zugriffskontrolle

Mit MFT-Software können Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle auf Dateien einrichten. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf Dateien und Ordner zugreifen können. Sie können auch Ablauffristen für Downloads festlegen, um den Dateizugriff nach einem bestimmten Zeitraum zu reduzieren.

Sichereres Filesharing

Mit der MFT-Software können Sie Dateien auf sicherere Weise intern und extern freigeben. Sie können Ordner für die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Geschäftspartnern und Kunden erstellen. Diese Ordner können mit eigenen Berechtigungen und Zugriffskontrolllisten versehen werden, um einzuschränken, wer Dateien hochladen, herunterladen, ansehen oder bearbeiten kann. Links zu Dateien können mit einem Kennwort geschützt oder mit einem Ablaufdatum versehen werden, um die Sicherheit zu erhöhen.

Verbesserte Encryption

 

MFT-Lösungen verschlüsseln Dateien sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand. In das System hochgeladene Dateien werden automatisch verschlüsselt und der Dateitransfer wird über sichere SSL- oder SSH-Verbindungen durchgeführt. Die Encryption trägt dazu bei, dass die Dateien auch dann geschützt sind, wenn in Ihr System eingedrungen wird, damit Ihre sensiblen Daten vertraulich bleiben.

Durch den Einsatz von Managed File Transfer-Software können Sie die Sicherheit Ihrer Dateifreigabe- und Dateiübertragungsprozesse erhöhen und gleichzeitig die Compliance mit Vorschriften unterstützen. Die Funktionen für Monitoring, Zugriffskontrolle, sichere Freigabe und Encryption bieten Ihnen einen mehrstufigen Schutz für die Daten Ihres Unternehmens.

 

Unverzichtbare Funktionen in einer MFT-Lösung

Managed File Transfer-Software hilft Unternehmen, Daten sicherer mit Partnern und Kunden auszutauschen. Achten Sie bei der Evaluierung einer MFT-Lösung auf diese unverzichtbaren Funktionen:

Automatisierter Dateitransfer

Automatisieren Sie die Übertragung von Dateien nach einem Zeitplan, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Verwalten Sie komplexe Arbeitsabläufe, die bei manuellen Prozessen nicht gut skalierbar wären. MFT-Software sollte die Möglichkeit bieten, wiederkehrende Übertragungen einzurichten, die automatisch ablaufen.

Geschütztes Filesharing

Ihre MFT-Lösung sollte Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsseln, um unbefugten Zugriff besser zu verhindern. Sie sollte gängige Excyption-Standards wie OpenPGP, AES und FIPS 140-2 unterstützen. Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen tragen ebenfalls dazu bei, den Zugriff auf Dateien einzuschränken.

Auditing und Reporting

Eine robuste MFT-Lösung protokolliert die Dateiübertragungsaktivitäten und ermöglicht es Ihnen, Berichte über den Übertragungsstatus, den Benutzerzugriff und die Bandbreitennutzung zu erstellen. Audits und Berichte geben Aufschluss darüber, wie Ihr File Transfer-System genutzt wird.

Benachrichtigungen

Erhalten Sie E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen, wenn Dateiübertragungen abgeschlossen sind, fehlschlagen oder ein Eingreifen erfordern. Benachrichtigungen geben Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Daten erfolgreich ausgetauscht werden, und ermöglichen es Ihnen, bei Problemen schnell zu handeln.

Skalierbarkeit

Ihre MFT-Software sollte in der Lage sein, im Laufe der Zeit wachsende Datenmengen und größere Dateigrößen zu bewältigen. Sie sollte es Ihnen auch ermöglichen, mehr Nutzer hinzuzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Dank der Skalierbarkeit kann Ihre Lösung auch weiterhin Ihren Anforderungen gerecht werden, wenn sich die Anforderungen an den Datenaustausch ändern.

Implementierung von Managed File Transfer-Software in Ihrem Unternehmen

Wenn Sie sich für die Einrichtung einer MFT-Lösung entschieden haben, ist es an der Zeit, Ihr Unternehmen mit ins Boot zu holen. Hier finden Sie einige Tipps für die Einführung von MFT-Software in Ihr Unternehmen.

Kommunizieren Sie die Vorteile

Erklären Sie, wie MFT die Datensicherheit, Compliance und Effizienz verbessern kann. Heben Sie Dinge hervor wie:

 

• Encryption zum besseren Schutz sensibler Dateien
• Detaillierte Audit-Trails (Prüfprotokolle) zur Unterstützung der Compliance-Berichterstattung
• Einfacherer Zugang zu historischen Dateiübertragungen
• Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Zeitersparnis

 

Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm

Gehen Sie nicht gleich aufs Ganze. Führen Sie ein Testprogramm mit einer ausgewählten Gruppe durch, um eventuelle Probleme zu beseitigen, bevor Sie die Software vollständig einführen. Sehen Sie sich an, welche Funktionen genutzt werden, und bitten Sie um Feedback, um herauszufinden, wie Sie die Software für Ihre Bedürfnisse konfigurieren können.

Bieten Sie Schulungen an

Bieten Sie Ressourcen und Dokumentationen an, um den Benutzern den Einstieg zu erleichtern. Dinge wie Video-Tutorials, Webinare und Wissensdatenbanken sind von Vorteil. Sie können auch Live-Schulungen für Gruppen anbieten. Je besser die Nutzer die Software verstehen, desto mehr werden sie sie annehmen.

Holen Sie sich die Zustimmung der Geschäftsführung

Die Unterstützung durch die Führungsebene wird den Übergang reibungsloser gestalten und andere motivieren, mit an Bord zu kommen. Es ist von entscheidender Bedeutung, auf die Bedenken der Geschäftsführung einzugehen, um ihre volle Unterstützung zu erhalten. Erläutern Sie den geschäftlichen Nutzen von MFT und wie es mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.

Monitoring und Optimierung

Sobald die Software bereitgestellt ist, sollten Sie im Auge behalten, wie sie genutzt wird. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern oder neue Funktionen hinzuzufügen, von denen Ihre Arbeitsabläufe profitieren könnten. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen und die Akzeptanz zu erhöhen.

Fazit

Während sich Cyberbedrohungen weiterentwickeln, passt sich die Managed File Transfer-Software, um Ihr Unternehmen zu schützen. Mit einer MFT-Lösung, die Ihre Dateiübertragungen verwaltet, können Sie die Risiken von nicht verwaltetem Filesharing minimieren. MFT-Lösungen helfen Ihnen dabei, Ihre sensiblen Daten geheim zu halten, während Encryption Ihre Dateien schützt und eine detaillierte Berichterstattung Ihnen bei jedem Schritt den Nachweis der Compliance liefert.

 

 

 

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