Sind kostenlose File-Sharing-Dienste in der Cloud sicher? Wir zeigen Vorteile, Nachteile und Riskiken

Bevor wir zu den kostenlosen Cloud-Sharing-Diensten kommen: Wer liebt nicht kostenlose Dienste? (Ich weiß, dass ich es tue.) Denken Sie einmal darüber nach.

Für kostenlose Cloud-Sharing-Dienste muss man nicht bezahlen, und wenn man genau hinschaut und eine Brille trägt, kann man vielleicht sogar einige Vorteile erkennen.

Kostenlose Cloud-Sharing-Dienste sind nicht unbedingt schlecht, aber sie sind auch nicht das Beste, was dem Cloud-Sharing passieren konnte - das ist ein Platz, der für Managed File Transfer (MFT) reserviert ist.

Dennoch können auch kostenlose Angebote gut sein. Ein kostenloser Cloud-Sharing-Dienst ist sicher sehr verlockend. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, diese Dienste zu entzaubern, sie auf das Wesentliche zu reduzieren und sie als das zu sehen, was sie sind.

Den Begriff "frei" entzaubern

In einer durch und durch kapitalistischen, gewinnorientierten und individualistischen Welt wird mit dem Wort "frei" sehr viel um sich geworfen. Das Wort "frei" ist genauso frei wie das Wort selbst; man kann es vor alles Mögliche kleben und es verkaufen. Wenn Sie lange genug durch Amerika fahren, treffen Sie auf Autohöfe mit Schildern, auf denen steht:
"Kostenloser Chevy nur für 3.000 Dollar". Oder nehmen Sie Ihr iPhone, loggen Sie sich in Ihren Browser ein, tippen Sie das erste ein, was Ihnen zu Cloud-Diensten einfällt, und Sie werden sehen:

• Kostenloser Cloud-Speicher
• Kostenlose Cloud-Sicherheit
• Kostenlose Cloud-Dateiübertragung
• Kostenlose Cloud (einfach so)

Bei dem großen Angebot an kostenlosen Diensten können Sie Ihr gesamtes Technologiepaket für Cloud-Sicherheit und Dateifreigabe allein auf kostenlosen Diensten aufbauen. Ich frage mich, warum noch niemand diese geniale Idee ausprobiert hat? Keine Sorge, am Ende dieses Artikels werden Sie genau wissen, warum. Doch zunächst einmal sollten wir klären, was das Wort "kostenlos" genau bedeutet:

Man zahlt nichts, aber dafür bekommt man einen schlechten Service

Hin und wieder überrascht das Internet mit einem kostenlosen Cloud-Sharing-Dienst, der keine Bedingungen stellt. Aber genau da hört das Positive auf.

Ja, Sie zahlen vielleicht gar nichts, aber dafür sollten Sie Ihren eigenen Kundendienst und Ihre eigene Datensicherheit mitbringen und sich mit Blutdruckmedikamenten eindecken.

Wenn es heißt, dass Sie für nichts bezahlen müssen, dann nehmen Sie sie beim Wort. 

Man zahlt nicht, dafür gibt es aber nur das Mittelmaß

Es gibt ein paar kostenlose Cloud-Sharing-Dienste, die ganz gut sind. DropBox, Google Drive, One Drive und iCloud fallen mir da ein. Sie sind alles andere als schlecht, aber ebenso weit davon entfernt, gut zu sein, und das ist das eigentlich Frustrierende, das Sie je erleben werden.Vor allem verzichten Sie auf wesentliche Funktionen, notwendige Annehmlichkeiten, modernste Anpassungsmöglichkeiten, einen effizienten Kundendienst und Automatisierung bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien.

Man zahlt später

Häufig wird eine Lösung als kostenlos beworben, um Leads zu generieren, und dann versucht, Ihnen ein Upgrade zu verkaufen, sobald Sie auf den Zug aufgesprungen sind.Dann stehen Sie vor dem Dilemma, dass Sie mit einem Dienst leben müssen, der Ihnen nur wegen seines Preises (oder des Fehlens eines solchen) gefallen hat, oder dass Sie Ihr gesamtes System auf einen anderen Dienst umstellen müssen.

Sie zahlen auf eine andere Art und Weise

Mit einem Wort: Werbung.Bei einigen kostenlosen Diensten werden Sie Ihre Liste der lästigsten Anzeigen häufiger aktualisieren, als Sie es normalerweise tun. Das liegt daran, dass Sie bei einigen kostenlosen Diensten dafür bezahlen müssen, dass Sie sich stundenlang Werbung ansehen. In einigen Fällen müssen Sie vielleicht auf andere Weise bezahlen. So kann es beispielsweise sein, dass Ihre Kunden mit der Benutzerfreundlichkeit des mittelmäßigen Cloud-Sharing-Dienstes nicht zufrieden sind. Sie werden also gezwungen sein, mehr Geld für CX-Strategien auszugeben.

Oder Sie müssen so viel Zeit und Personalstunden für die Wartung Ihrer Systeme aufwenden, dass alle bisherigen Kosteneinsparungen zunichte gemacht werden.

Das Gute*

Sie werden es vielleicht nicht glauben, aber die meisten kostenlosen File-Sharing-Dienste haben einige Vorteile.Oft ist es gar nicht so schwer, diese sogenannten Vorteile zu finden.Da diese Vorteile das Einzige sind, was die kostenlosen Cloud-Sharing-Dienste bieten, werden sie auf ihrer Website fett und in Großbuchstaben dargestellt (und bei jeder Gelegenheit wiederholt). Einige dieser Vorteile sind:

Sie sind leicht erlernbar

Diese kostenlosen File-Sharing-Dienste sind sehr leicht zu erlernen, da sie sehr einfach sind. Jeder in Ihrem Unternehmen (vom Hausmeister bis zum Techniker) kann Dateien auf Google Drive, One Drive, DropBox und I-Drive freigeben. Mit diesen Lösungen müssen Sie Ihre Techniker nicht schulen; und wenn Ihre Techniker zufällig nicht mit der Dateifreigabe auf Google Drive zurechtkommen, haben Sie größere Probleme als die Dateiübertragung.

Günstig für ein kleines oder mittleres Unternehmen

Einige kostenfreie Dateidienste können die Cloud-Anforderungen kleiner Unternehmen erfüllen. Mit "klein" meinen wir Unternehmen, die keine wertvollen Informationen austauschen, keine großen Datenmengen verarbeiten und nur sehr wenige Mitarbeiter haben.

Hier und da einige Sicherheitsfunktionen

Obwohl die Freigabe von Dateien wie Kreditkarteninformationen auf Plattformen wie One Drive Ihre Daten zu einem leichten Ziel für böswillige Benutzer macht, fehlt es diesen Diensten nicht völlig an Sicherheitsfunktionen.Nehmen Sie zum Beispiel Google Drive. Es verfügt über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit AES-2, um Ihre Dateien während der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen. Allerdings ist für diese Plattformen alles, was über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hinausgeht, schon zu viel gefordert.

Das Negative: 6 Gründe, die gegen eine kostenlose Cloud-Nutzung sprechen

Es wird nicht lange dauern, nachdem Sie einige dieser kostenlosen File-Sharing-Dienste genutzt haben, bis sich die damit verbundenen Nachteile in Ihren Systemen bemerkbar machen. Abgesehen davon, dass sie in der Regel unzuverlässig, ineffizient und ineffektiv sind, müssen Sie sich darauf einstellen , dass Sie einen fast nicht vorhandenen Kundendienst in Anspruch nehmen müssen.Und nicht zu vergessen sind auch die schlaflosen Nächte, die Sie damit verbringen werden, sich mit den Schwachstellen zu beschäftigen, die sie mit sich bringen Einige dieser Nachteile sind:

Unsicherheit aufgrund der begrenzten Verschlüsselungs- und Datenschutzfunktionen

Die Datensicherheitsfunktionen der meisten kostenlosen Cloud-basierten Sharing-Plattformen reichen von schwach bis nicht vorhanden.

Diese können zwar Dateiübertragungen zwischen Mitarbeitern abwickeln, nicht aber Dateiübertragungen von Kreditkarteninformationen, geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) und persönlich identifizierbaren Informationen (PII).

Einige der Funktionen, auf die Sie verzichten müssen, wenn Sie sich für die kostenlose Dateiübertragung entscheiden, sind:

• Detaillierte Kontrollen
• Kontinuierliche Überwachung
• Strenge Zutrittskontrolle
• Zero-Trust-Frameworks
• Neueste Verschlüsselungs- und Dateiübertragungsfunktionen

Unzulänglichkeiten aufgrund begrenzter Möglichkeiten zur Überprüfung von Dateiübertragungen

Kostenlose Dateifreigabedienste sind nicht in der Lage, die regulatorischen Anforderungen der Cloud-Dateiübertragung in den 2020-iger Jahren zu erfüllen.

Diese Dienste können die Nachverfolgung Ihrer Dateiaktivitäten nicht automatisieren, keine DSGVO-, HIPAA- und PCI DSS-Dokumentation erstellen und kein Compliance-Management in Ihrem Namen durchführen.

Wenn Sie diese Dienste für den Umgang mit sensiblen Daten nutzen, erhöhen Sie Ihre Fehlertoleranz erheblich und laden die Aufsichtsbehörden zu sich ein.

Keine Skalierungsmöglichkeiten auf Unternehmensebene

Die meisten dieser kostenlosen Cloud-basierten File-Sharing-Dienste lassen sich nicht mit dem Wachstum Ihrer Cloud-Datenübertragung skalieren, es sei denn, sie machen Ihnen ein kostenpflichtiges Upgrade-Angebot. Diese Dienste wurden in der Annahme entwickelt, dass Ihre Datenübertragungen, Endpunkte und Anforderungen über Jahre hinweg gleich bleiben werden. Wenn Sie bei der Nutzung dieser Dienste weiter wachsen, können Sie Folgendes erwarten:

• Noch mehr Belastung für ihre schwachen Datensicherheitsfunktionen.
• Ein noch größeres Ziel für böswillige Benutzer werden.
• Mehr (und größere) Risse in Ihrer Cloud-Infrastruktur für die gemeinsame Nutzung von Daten.

Peer-to-Peer-Dateiübertragung in Ihrer Organisation

Zusammen mit dem Bring Your Own Device (BYOD) -Zug werden kostenlose File-Sharing-Cloud-Dienste daran arbeiten, ein Schatten-IT-Problem zu schaffen, das Ihre Dateiübertragung und Datensicherheit in die Knie zwingt. Diese Dienste schaffen Anreize für ein Ökosystem, in dem die Dateiübertragung außerhalb Ihres Datensicherheitsrahmens durch PDFs, E-Mails, Microsoft Word-Dateien und dergleichen erfolgt. In der IT-Branche nennt man so etwas eine Katastrophe - und zwar nicht nur irgendeine, sondern eine, die nur darauf wartet, zu geschehen.

Laut einer Umfrage speichert der durchschnittliche Mitarbeiter etwa 2000 Dateien in der Cloud, von denen 20% irgendeine Form von regulierten Daten.

Abgesehen davon, dass die Datensicherheit Ihres Unternehmens gefährdet wird und die Daten Ihrer Kunden Malware ausgesetzt sind, werden Ihnen Horden von Regulierungsbehörden im Nacken sitzen.

Nicht auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten

Denken Sie daran, dass die Anforderungen an die gemeinsame Nutzung von Dateien von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen variieren. In einigen Fällen benötigen Sie möglicherweise sogar eine proprietäre Lösung, die auf Ihre Branche zugeschnitten ist, etwas, das kostenlose Dienste nicht bieten.

Eine Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie einige der kostenlosen File-Sharing-Dienste in Betracht ziehen, ist die Frage, für wen sie in erster Linie geschaffen wurden. Wir werden Ihnen helfen. Für jedermann im allgemeinen und für niemanden im besonderen. Diese Aussicht macht eine Anpassung dieser Systeme an Ihre individuellen Sicherheitsbedürfnisse nahezu unmöglich. 

Keine Automatisierungsfunktionen

Wussten Sie, dass interne Mitarbeiter für 50% aller Cyberangriffe verantwortlich sind?

Das heißt, es ist wichtig, Ihre Hacker in der Nähe zu halten, aber Ihre eigenen Leute noch näher. Besser noch, warum nicht diese Probleme lösen und alles zusammen automatisieren?

Leider reduzieren diese kostenlosen Cloud-Sharing-Dienste die Aussicht auf File-Sharing-Automatisierung in einem Unternehmen zu einem Wunschtraum.

Mit diesen Diensten werden Sie nie automatisieren:

• System-Updates und Patch-Management
• Compliance-Dokumentation
• Workflows für die Dateiübertragung
• Anwendungsbereitstellung

Im Gegenteil, Sie müssen möglicherweise mehr Arbeiter einstellen, um im Namen dieser Systeme aufzuräumen - und am Ende Ihre Lohnsumme aufblähen, während Sie dabei sind.

Die Risiken: 4 Gründe, warum kostenlose Cloud-Lösungen keine Option sind

Wenn das Angebot zu gut ist, sollten Sie nicht zweimal überlegen. Denken Sie an Ihre Datensicherheit, Ihre Kunden und Ihren Ruf, und ergreifen Sie dann die Flucht. Denken Sie daran, dass Sie die schlechten Aspekte kostenloser Cloud-Sharing-Dienste an einem Tag beheben können.

Wenn Sie eines Morgens genervt aufwachen und sich ein effektives Managed File Transfer System wie MOVEit zulegen, gehören all diese Probleme im Handumdrehen der Vergangenheit an.

Das Gleiche gilt jedoch nicht für die unschönen Aspekte. Es wird Jahre dauern, bis Sie wieder da sind, wo Sie waren, und ebenso lange, bis Sie zu Ihren Mitbewerbern aufgeschlossen haben. 

Schlechte Kundenerfahrungen

Die Effizienzverluste, die sich aus einer schlechten oder mittelmäßigen Dateiübertragung ergeben, werden sich schließlich auf Ihre Kunden auswirken, und das wird ihnen gar nicht gefallen.

Diese Unannehmlichkeiten können in Form von:

• Verzögerungen durch Ausfallzeiten.
• Unzuverlässigkeit Ihrer Dienste aufgrund schlechter Dateiübertragung.
• Mangel an Komforttools wie Single Sign-On.

Geschädigter Ruf der Datensicherheit

Ihre B2B- und B2C-Kunden werden es nicht auf die leichte Schulter nehmen, wenn sie herausfinden, dass Sie zum Schutz ihrer PHI- und PII-Daten dieselben Systeme verwenden, die sie auch zum Speichern von Geburtstags-Fotos nutzen (Google Drive und One Drive). Wenn sich erst einmal herumgesprochen hat, dass Ihr Unternehmen die Datensicherheit nicht ernst nimmt, kann alles, was Sie über Jahrzehnte aufgebaut haben, innerhalb weniger Monate den Bach runtergehen. Wenn überhaupt, dann ist Ihr Ruf der wichtigste Aspekt Ihres Unternehmens, und Sie wollen vermutlich nicht das nächste Facebook sein.

Fehlende Verbindlichkeit der Unternehmenskultur

Datensicherheit liegt nicht in Hardware, Software, Systemen oder Protokollen; das Herzstück der datenschutzfreundlichsten Organisationen ist eine auf Sicherheit basierende Kultur. Und der beste Weg, ein solches System durchzusetzen, ist, mit gutem Beispiel voranzugehen. Wenn Sie sich auf dem Markt für die billigste und am wenigsten effektive Cloud-Sharing-Option entscheiden, senden Sie Ihren Teams die falsche Botschaft. Der Mangel an Zugangskontrolle, Zero Trust und konsistenter Berichterstattung wird schließlich zu einer Kultur führen, die die Cloud-Sicherheit nicht ernst nimmt. Ohne eine solide Sicherheitskultur wird sich Ihre Datensicherheit schließlich zu einem Sumpf aus eklatanten Schwachstellen und Cyberangriffen entwickeln.

Cyberangriffe*

Cyberangriffe sind mit wahnsinnigen Kosten verbunden, sowohl was das Aufspüren als auch was die Schadensbegrenzung angeht, und in einigen Fällen gibt es nichts mehr zu retten. Den Zahlen zufolge müssen 60% der Unternehmen nach einem Angriff ihre Tätigkeit einstellen. Für diejenigen, die dies nicht tun, ist es mühsam, das Vertrauen der Kunden nach einem Angriff zurückzugewinnen. Kostenlose Cloud-Sharing-Dienste tragen wenig dazu bei, Ihr Unternehmen vor Cyberangriffen zu schützen und machen Ihre Daten in vielen Fällen zu einem einfachen Ziel.

Wann waren Sie das letzte Mal so richtig froh, dass Sie für etwas bezahlt haben?

Es ist ein gutes Gefühl, eine Dienstleistung kostenlos zu erwerben. Dennoch gibt es etwas Besseres, als für eine kostenlose Dienstleistung zu bezahlen.

Es gibt nichts Besseres als das Gefühl eines lohnenden Kaufs, die Gewissheit, dass das Geld gut angelegt ist, und den Erwerb eines Produkts, von dem Sie wissen, dass Sie es nie bereuen werden.

Was das Cloud-Sharing betrifft, sollte ein solches Produkt:

• Verschlüsseln Sie Ihre Daten im Ruhezustand und während der Übertragung.
• Automatisieren Sie Ihre Systemaktualisierungen und das Patch-Management.
• Automatisieren Sie Ihre Compliance-Dokumentation.

Dann sind Sie bei MOVEit an der richtigen Adresse. Dies ist Ihre One-Stop-Shop Managed File Transfer (MFT)-Lösung, die Ihre Dateiübertragung konsolidiert, verschlüsselt, automatisiert und sicher macht.

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