Optimierte Compliance: Warum eine Managed File Transfer (MFT)-Lösung ideal ist

Ein lückenhafter Umgang mit Dateiübertragungen ist ein Compliance-Albtraum. Managed File Transfer (MFT)-Software kann die Sicherheit und Effizienz verbessern und gleichzeitig die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens unterstützen.

Die Verletzung von Vorschriften ist kostspielig. Geldstrafen, Anwaltskosten, betriebliche Störungen und Reputationsrisikos summieren sich schnell auf. Dennoch kämpfen viele Unternehmen weiterhin mit der Einhaltung von Vorschriften, da sie eine Vielzahl an isolierten Dateiübertragungs-Methoden nutzen, die im Laufe der Zeit zusammengewürfelt wurden.

Diese gemischte Nutzung aus selbst entwickelten Skripten, veralteten Systemen und Anwendungen für Dateiübertragungen schafft gefährliche Lücken in der Transparenz und Kontrolle. IT-Teams verlieren nämlich den Überblick darüber, wo sich sensible Daten befinden und wie sie weitergegeben werden. Arbeitsabläufe sind über inkompatible Tools hinweg lückenhaft. Audits werden zu chaotischen Notfalleingriffen, da Administratoren versuchen, Berichte aus verschiedenen Quellen zusammenzusetzen. Ein derartiges Chaos führt zu Sicherheitsverletzungen, gescheiterten Audits und stressigen Arbeitstagen.

Die Lösung liegt in der Konsolidierung. Durch die Zentralisierung der Dateiübertragungen mit einer Enterprise-Class MFT-Lösung können Unternehmen ihre Compliance-Prozesse erheblich optimieren, die Produktivität steigern und Kosten senken. Im folgenden Artikel werfen einen genaueren Blick darauf.

Risiken und Ineffizienz durch lückenhafte Dateiübertragungsmethoden

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: In der Buchhaltung sendet Jenny per E-Mail Finanzdaten an einen externen Prüfer. Das Vertriebsteam nutzt eine Cloud-File-Sharing-App für den Austausch von Verträgen mit Kunden. IT-Spezialist Joe setzt individuell erstellte Skripte ein, um tägliche Transaktionsdateien per SFTP zu übertragen. Gleichzeitig nutzen unzählige andere Mitarbeiter diverse Tools für Ad-hoc-Transfers.

Diese unkontrollierte, aus verschiedenen Methoden bestehende Dateiübertragungspraxis ist weit verbreitet – und stellt zudem ein Compliance-Risiko dar. Die daraus entstehenden Probleme sind unter anderem:

• Mangelnde Transparenz und Kontrolle: IT-Teams haben keinen zentralen Überblick darüber, welche Daten wohin gesendet werden, und können keine einheitlichen Sicherheitsrichtlinien durchsetzen. Sensible Daten können auf einfache Weise veröffentlicht oder unbemerkt gestohlen werden. 

• Uneinheitliche Sicherheitsstandards: Jedes Tool verfügt über eigene Sicherheitseinstellungen, die oft nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Verbraucher-Apps bieten häufig nicht die erforderlichen Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollen und Audit-Funktionen an, um Daten zu schützen.

• Manuelle, fehleranfällige Prozesse: Ohne eine integrierte Lösung sind automatisierte Dateiübertragungs-Workflows schwierig umzusetzen, wodurch sich Fehler und Verzögerungen häufen. Dementsprechend opfern Mitarbeiter zu viel Zeit auf für das Ausführen von routinierenden und manuellen Aufgaben. 

• Aufwendige Audits und Berichterstellung: Die Zusammenstellung von Audit-Protokollen aus verschiedenen Systemen ist zeitintensiv und fehleranfällig. Es kann vorkommen, dass System-Administratoren tagelang an Logs sitzen. Das Fehlen einer einheitlichen Berichterstattung erschwert die proaktive Identifizierung und Behebung von Compliance-Risiken.

• Höhere Kosten: Mehrere überlappende Lösungen verursachen unnötige Lizenz-, Infrastruktur- und Wartungskosten. So senken sich die Gesamtkosten bei Nutzung einer einzelnen Managed File Transfer (MFT)-Lösung. 

Angesichts steigender regulatorischer Anforderungen ist eine uneinheitliche Dateiübertragungsstrategie keine Option mehr. Unternehmen, die ihre Prozesse nicht modernisieren, riskieren gescheiterte Audits und gravierende Strafen und Konsequenzen.

Der Weg zu optimierter Compliance mit Managed File Transfer (MFT)-Lösungen

Unternehmen, die mit modernen Anforderungen Schritt halten, setzen eine  MFT-Lösung als zentrale Plattform für die sichere Datenübertragung ein. Eine Enterprise-Class MFT-Software fungiert als zentrales Steuerungssystem und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.

Wichtige Compliance-Vorteile beim Einsatz einer zentralisierten MFT-Lösung:

1. Zentrale Sichtbarkeit und Kontrolle: MFT bietet eine einheitliche Übersicht zur Überwachung und Verwaltung aller Dateiübertragungen und rollenspezifische Zugriffskontrollen. Zudem werden Warnmeldungen in Echtzeit verschickt, sodass System-Adminstratoren schnell reagieren können bei verdächtigem Aktivitäten.

2. Konsistente, umfassende Sicherheit: Daten werden besser geschützt, wenn diese gemäß Industriestandards verschlüsselt werden. Sichere Protokolle (SFTP, FTPS, HTTPS) sowie Integrationen mit Anti-Virus- und Data Loss Prevention-Tools schützen Daten optimal vor Malware und potenziellen Datenexfiltrationen. 

3. Automatisierte Workflows: Durch die Nutzung von MFT werden manuelle Arbeitsschritte verhindert und die automatische Dateiübertragungen auf Basis von Zeitplänen oder Ereignissen ermöglicht. Der Prozess von der ersten Datenerfassung bis hin zur endgültigen Lieferung und Bestätigung wird nahtloser abgewickelt.

4. Manipulationssichere Audit-Protokolle: Jede Dateiübertragung wird zentral  protokolliert, sodass alle Aktivitäten und Teilnehmer nachvollziehbar und sicher gespeichert und jederzeit abrufbar sind.

5. Hohe Verfügbarkeit und Integration: Zuverlässigkeit und Integration: Enterprise-MFT-Lösungen sind darauf ausgelegt, Netzwerkereignisse und potenzielle Störungen des Geschäftsbetriebs zu bewältigen. Hochverfügbarkeitskonfigurationen erhöhen die Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit von Dateiübertragungsprozessen, indem sie einzelne Fehlerquellen eliminieren. Robuste APIs ermöglichen die Integration in bestehende Geschäftsanwendungen, sodass die MFT-Plattform einen sichereren Datenaustausch mit ERP-Systemen, Cloud-Diensten und mehr koordinieren kann.

Durch eine einheitliche MFT-Plattform gewinnen IT-Teams die Kontrolle zurück, während Endnutzer weiterhin effizient und sicher Dateien austauschen können.

MOVEit: Vereinfachen Sie die Compliance mit dem Einsatz einer marktführenden MFT-Lösung

Progress MOVEit ist eine weltweit beliebte und ideale MFT-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen und sensible Daten zu schützen durch die Kombination aus stabilen Sicherheitskontrollen und benutzerfreundlichen Automatisierungs- und Integrationsfunktionen. Tausende Unternehmen weltweit vertrauen auf MOVEit, um:

• Dateiübertragungen auf einer einzelnen sicheren Plattform zu konsolidieren

• Eine verbesserte Kontrolle und Überwachung der Datenbewegung zu erreichen

• Wichtige Dateiübertragungen ohne komplexe Skripte zu automatisieren

• Einheitliche Richtlinien für alle Benutzer und Partner durchzusetzen

• Detaillierte Audit-Protokolle zur Unterstützung von Compliance-Bemühungen zu generieren

• Die Performance und Zuverlässigkeit von Dateiübertragungen zu optimieren

• Eine nahtlose Integration mit bestehenden IT-Systemen sicherzustellen

MOVEit kann vor Ort (On-Premises) oder in der Cloud eingesetzt werden und bietet eine umfassende MFT-Umgebung auf Unternehmensebene, die Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie PCI DSS, HIPAA, DSGVO und CCPA unterstützt. Durch die Unterstützung sicherer Protokolle, Verschlüsselung, granularer Zugriffskontrollen und Echtzeitüberwachung hilft MOVEit Unternehmen, eine kontinuierliche Compliance-Bereitschaft zu erreichen.

Fazit

Unternehmen, die weiterhin auf lückenhafte Dateiübertragungsmethoden setzen, riskieren Compliance-Verstöße und Sicherheitsrisiken. Wer hingegen auf eine zentrale MFT-Plattform umsteigt, wie Progress MOVEit, optimiert nicht nur die Compliance, sondern steigert auch Effizienz und Sicherheit und sorgt somit für mehr Erfolg in der Bekämpfung von Cyberangriffen. 

Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Kosten, weniger manuelle Fehler, eine bessere Überwachung und erhöhte Sichtbarkeit. In einer Zeit steigender regulatorischer Anforderungen und wachsender Cyberbedrohungen bietet MFT den klaren Weg in die Zukunft.