Die ideale File Sharing-Software optimiert die produktive Zusammenarbeit in Teams

Sichere Software-Lösungen für den gemeinsamen Dateiaustausch können Ihrem Team dabei helfen, die Sicherheit zu erhöhen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu verbessern, was wiederrum die Produktivität steigert und für mehr Gewissheit sorgt.

Sich um den Datenschutz zu sorgen und gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, während man versucht, effektiv zu arbeiten, kann stressig und sehr zeitaufwendig sein. Herkömmliche Methoden des sicheren Datenaustausches für geschäftliche Zwecke sind heutzutage nicht mehr genug für den Schutz von vertraulichen Daten und Dateifreigaben intern als auch extern. Vielerlei Unternehmen sind in der heutigen Zeit mit jeglichen Herausforderungen konfrontiert mit unzureichenden Ressourcen auskommen zu müssen, aber müssen dennoch der Erwartung nachgehen die Zusammenarbeit zu fördern und auf die Geschäftsprozessautomatisierung hinzusteuern.

Und genau an dieser Stelle kommen die sogenannten Secure File-Sharing Solutions (deutsch: sichere Lösungen für den Dateiaustausch) ins Spiel. Diese Software-Lösungen bieten eine zentralisierte, abgesicherte Plattform für den Austausch und den Zugriff auf Dateien, mit robusten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Überwachung und Prüfprotokollen. Diese helfen Ihnen, Ihre Daten zu schützen, und die Automatisierungsfunktionen, die von sicheren Lösungen für den Dateiaustausch angeboten werden, können zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit führen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ebenfalls unterstützen.

Risiken bei der Nutzung von File-Sharing-Methoden, die nicht den Sicherheitsstandards entsprechen

Bevor wir uns mit den Vorteilen von Secure Filesharing-Software befassen, ist es wichtig, die Risiken zu verstehen, die mit der Verwendung unsicherer Filesharing-Methoden einhergehen. Trotz der bekannten Sicherheitsbedenken verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf riskante Methoden der Dateifreigabe, wie z.B. das Versenden von Dateien per E-Mail oder die Verwendung von Filesharing-Apps für Verbraucher.

Dateifreigabe-Apps für Verbraucher sind zwar praktisch, verfügen jedoch häufig nicht über die grundlegenden Sicherheits- und Kontrollfunktionen auf Unternehmensebene. Dateien, die über diese Apps freigegeben werden, können vertrauliche Informationen wie personenbezogene Daten, Zahlungsdetails und Geschäftspläne enthalten. Diese Apps können Sicherheitslücken verursachen, die zu Datenlecks, unbefugtem Zugriff und Verstößen gegen die Vorschriften führen.

Schwachstellen bei FTP-Servern

Wenn FTP-Server (File Transfer Protocol) nicht ausreichend gesichert sind, können sie von Kriminellen als Kommando- und Kontrollzentren für Angriffe auf das Netzwerk missbraucht werden. FTP-Server, die für anonymen Zugriff konfiguriert sind oder eine schwache Authentifizierung verwenden, sind hierfür besonders anfällig. Darüber hinaus ist das FTP-Protokoll selbst nicht verschlüsselt, was im Umkehrschluss bedeutet, dass über FTP übertragene Daten im Klartext gesendet werden und leicht abgefangen werden können.

FTP-Wildwuchs und Schatten-IT

Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung der „FTP-Sprawl“, bei der mehrere FTP-Server ohne angemessene Verwaltung oder Sicherheitskontrollen im Netzwerk eingesetzt werden. Diese Server laufen oft auf unterschiedlichen Betriebssystemen, verwenden verschiedene Skriptsprachen und verfügen nicht über standardisierte Sicherheitsmaßnahmen. Jeder ungesicherte FTP-Server stellt einen potenziellen Einstiegspunkt für Angreifer dar.

Auch die "Schatten-IT" – die Nutzung nicht autorisierter Anwendungen und Dienste durch Mitarbeiter – trägt zu den Risiken des Dateiaustauschs bei. Wenn Mitarbeiter gewissenlos oder ohne Genehmigung der IT-Abteilung File-Sharing-Apps für Verbraucher nutzen, könnten vertrauliche Daten Unbefugten zugänglich gemacht werden, und das Unternehmen kann mit Compliance-Verstößen rechnen.

Wie Secure File-Sharing-Lösungen die Zusammenarbeit und Produktivität der Mitarbeiter verbessern

Eine sichere Software für den Dateiaustausch bietet eine robuste Plattform, die eine reibungslosere und sicherere Zusammenarbeit ermöglicht. So können Teams effizienter zusammenarbeiten:

Zentralisierter Dateizugriff

Mit einer sicheren Software-Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dateien werden Dateien in einem zentralen Speicherort abgelegt, sodass Teammitglieder von jedem Ort aus und mit jedem Gerät auf die benötigten Dateien zugreifen können. Dies ist besonders wichtig in den heutigen hybriden und Homeoffice-Arbeitsumgebungen.

Vereinfachtes File Sharing

Die interne und externe Freigabe von Dateien wird mit einer File-Sharing-Software-Lösung einfacher und sicherer. Anstatt Dateien an E-Mails anzuhängen, können Benutzer sichere Links zu Dateien und Ordnern freigeben. Der Zugriff auf diese Links kann festgelegt werden, sodass Benutzer Ablaufdaten festlegen, Kennwörter anfordern und Downloads einschränken können. Dadurch wird der unbefugte Zugriff verhindert und vertrauliche Daten bleiben geschützt.

Optimierte Arbeitsabläufe und Zeitersparnis

Sichere Lösungen für den Dateiaustausch enthalten oft Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, die manuelle oder sich wiederholende Aufgaben optimieren. So können beispielsweise Aufgaben geplant werden, um Dateien routinemäßig zu senden, zu ändern oder zu löschen, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren. Benachrichtigungen können versendet werden, wenn Dateien hochgeladen oder geändert werden. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Arbeitsaufträge konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen. Sichere Software für den Dateiaustausch reduziert auch die Zeit, die durch ineffiziente Methoden des Dateiaustauschs verschwendet wird.

Sicherere externe Freigabe

Die Zusammenarbeit mit externen Parteien wie Kunden und Partnern wird durch eine File-Sharing-Lösung effizienter und sicherer. Anstatt sich auf E-Mails zu verlassen, kann externen Benutzern über Kundenportale ein eingeschränkter Zugriff auf bestimmte Dateien und Ordner gewährt werden. Durch diesen Ansatz werden vertrauliche Daten besser geschützt und gleichzeitig eine reibungslosere externe Zusammenarbeit ermöglicht. Prüfprotokolle führen außerdem ein detailliertes Protokoll, auf das Sie zurückgreifen können, wenn Sie wissen müssen, wer Dateien hochgeladen, gelöscht oder geändert hat und wann die Änderungen vorgenommen wurden.

Mobile Zugänglichkeit

Mit sicherer Software für das File Sharing können Mitarbeiter unterwegs über mobile Apps auf Dateien zugreifen und diese teilen. So können Teams von überall und jederzeit zusammenarbeiten. Da allein in den USA bis 2024 voraussichtlich 93,5 Millionen Menschen im Homeoffice arbeiten werden, ist die mobile Zugänglichkeit für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern unerlässlich.

Compliance-Effizienz

Für Unternehmen in stark regulierten Branchen ist die Einhaltung von Vorschriften eine Grundvoraussetzung für die Produktivität. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu kostspieligen Bußgeldern, rechtlichen Problemen und Betriebsstörungen führen. Das Secure File Sharing hilft Kunden bei der Einhaltung von Vorschriften, indem sie Prüfprotokolle, Zugriffskontrollen und Funktionen zur Datenverwaltung bereitstellen. Dadurch wird der manuelle Aufwand für Compliance-Aufgaben reduziert, sodass sich die Mitarbeiter auf die wichtigsten Geschäftsaufgaben konzentrieren können.

Wie Sie die ideale Secure File Sharing-Software auswählen

Um die Vorteile der Zusammenarbeit und Produktivität zu maximieren, ist es wichtig, eine sichere File-Sharing-Software zu wählen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt:

• Sicherheitsfunktionen: Suchen Sie nach einer Software, die robuste Sicherheitsfunktionen wie aktuelle Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, präzise Zugriffskontrollen und umfassende Protokollierung und Berichterstattung von Aktivitäten bietet.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Software-Lösung sollte über eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die den Mitarbeitern die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit erleichtern. Komplexe, verwirrende Tools sind enorm gewöhnungsbedürftig und oftmals zu kompliziert und schränken somit die Produktivität der Mitarbeiter ein.
• Integration: Überlegen Sie, wie gut sich die Software in Ihre bestehende IT-Umgebung integrieren lässt, einschließlich Identitätsmanagementsysteme, Produktivitätstools und branchenspezifische Anwendungen. Eine reibungslose Integration optimiert ebenfalls die Arbeitsabläufe.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Software, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen lässt und mit zunehmender Dateigröße, Benutzerzahl und Datenvolumen Schritt hält. Die Software sollte Ihre langfristigen Anforderungen an Zusammenarbeit und Produktivität unterstützen.
• Compliance-Unterstützung: Wenn Ihr Unternehmen Vorschriften wie HIPAA(USA) , DSGVO oder FINRA (USA) unterliegt, suchen Sie nach einer File Sharing-Software, die Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, die erforderlichen Compliance-Zertifizierungen zu erhalten.

Diese Vorteile birgt die Secure File Sharing-Software MOVEit von Progress

Eine Secure File Sharing-Softwarelösung, die Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollte, ist Progress MOVEit. MOVEit ist eine robuste Lösung für die verwaltete Dateiübertragung (MFT) und sichere gemeinsame Nutzung von Dateien, die die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern und zum Schutz vertraulicher Daten beitragen soll.

Mithilfe von MOVEit können Unternehmen:

• Greifen Sie von überall auf Dateien zu, während eine zentrale Speicherung und präzise Zugriffskontrollen für die Sicherheit Ihrer Daten sorgen.
• Nutzen Sie die Vorteile von Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, detaillierter Audit-Protokollierung und Auswertungen, um strenge Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Erhöhen Sie die Produktivität durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die in vorhande Einbindung in andere unternehmenswichtige Tools und Anwendungen.
  

MOVEit unterstützt ebenfalls vielerlei Unternehmen bei der Einhaltung strenger Sicherheits- und Datenschutzvorschriften, darunter HIPAA, DSGVO, PCI DSS und SOC 2 Typ 2.

Möchten Sie mehr über Secure File Transfer Software erfahren? Dann laden Sie sich gerne das Whitepaper der ESG Group herunter, in dem erläutert wird, wie die richtige Software-Lösung für die sichere Übertragung von Daten und Dateien dazu beitragen kann, Ihre Dateiübertragungsaktivitäten zu skalieren, um dem Unternehmenswachstum gerecht zu werden, und um gleichzeitig für robuste Sicherheit und Zuverlässigkeit zu sorgen.