Was sind personenbezogene Daten?

 

Die Menge der von Unternehmen gesammelten personenbezogenen Daten ist in den letzten Jahren in die Höhe geschossen. Erfahren Sie jetzt, was personenbezogene Daten genau sind, warum sie wichtig sind und wie sie verwaltet werden sollten.

Im heutigen vernetzten digitalen Zeitalter, dreht sich in Unternehmen alles um Daten und das stärker als je zuvor. Unternehmen, Regierungen und Institutionen verlassen sich bei der Bereitstellung von Dienstleistungen, Informationen und Kommunikation stark auf digitale Plattformen, was in den letzten zehn Jahren zu einer exponentiellen Zunahme der Erhebung personenbezogener Daten geführt hat. In diesem wachsenden Datenökosystem ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, was personenbezogene Daten sind und wie sie verwaltet werden sollten.

Definition von PII

Im Grunde genommen bezieht sich der Begriff „personenbezogene Daten“ auf alle Daten, die zur Identifizierung einer bestimmten Person verwendet werden können. Dies kann von direkten Identifikatoren, wie Namen oder Sozialversicherungsnummern bis hin zu indirekteren Informationen wie IP-Adressen oder Standortdaten, reichen, die in Kombination mit anderen Datenpunkten Identitäten offenlegen können.

Das National Institute of Standards and Technology (NIST) definiert personenbezogene Daten als:

„Alle Informationen über eine Person, die von einer öffentlichen Stelle verwaltet werden, einschließlich (1) aller Informationen, die zur Unterscheidung oder Rückverfolgung der Identität einer Person verwendet werden können, wie Name, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum und -ort, Mädchenname der Mutter oder biometrische Aufzeichnungen; und (2) aller anderen Informationen, die mit einer Person verknüpft sind oder verknüpft werden können, wie medizinische, bildungsbezogene, finanzielle und beschäftigungsbezogene Informationen.“

Diese Definition verdeutlicht die große Vielfalt an Datentypen, die personenbezogene Daten darstellen können. Während einige Daten, wie Namen oder Adressen, offensichtliche Identifikatoren sind, scheinen andere Formen wie der Browserverlauf oder die Geolokalisierung nicht sofort aufschlussreich zu sein. In Kombination mit anderen Informationen können sie jedoch zur eindeutigen Identifizierung von Personen verwendet werden.

Dies verdeutlicht, dass personenbezogene Daten oft kontextabhängig sind – einige Informationen, wie das Geburtsjahr, sind für sich genommen vielleicht keine personenbezogenen Daten, können aber in Kombination mit anderen Daten zu einer persönlichen Identifizierung führen.

Personenbezogene Daten in modernen Anwendungen

In unserer Zeit der Nutzung von Smartphones, des Cloud-Computing und der permanenten Internetverbindung sammeln und verarbeiten moderne Anwendungen enorme Mengen an personenbezogenen Daten. Diese Daten werden verwendet, um personalisierte und effiziente Dienstleistungen anzubieten. Einige gängige Beispiele sind:

• Essenslieferdienste: Name, Kontaktinformationen, Lieferadresse, Zahlungsdetails, Geolokalisierung und Bestellhistorie.
• Mitfahr-Apps: Name, Kontaktinformationen, Zahlungsdetails, Echtzeit-Standort und Fahrtverlauf.
• Gesundheits- und Fitness-Apps: Gesundheitsdaten, persönliche Daten (Alter, Gewicht, Geschlecht).
  

• Rechnungs- und Zahlungsplattformen: Finanzdaten, persönliche Identifikations- und Kontaktinformationen.
• E-Commerce-Plattformen: Kaufverlauf, Lieferadressen und Zahlungsinformationen.
• Social-Media-Plattformen: Profilinformationen, Interaktionen mit Inhalten, Gesichtserkennung und Verhaltensdaten.

Diese Anwendungen sind zwar auf personenbezogene Daten angewiesen, um Bequemlichkeit und Personalisierung zu bieten, aber die schiere Masse an Daten, die sie sammeln, wirft auch erhebliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes auf. Der falsche Umgang mit personenbezogenen Daten kann dazu führen, dass Benutzer Opfer von Datenschutzverletzungen, Identitätsdiebstahl und anderen Sicherheitsrisiken werden.

Globale Vorschriften für den Umgang mit personenbezogenen Daten

Um die Privatsphäre von Personen besser zu schützen, regeln verschiedene Gesetze und Vorschriften die Erhebung und Verwendung von personenbezogenen Daten. Zu den wichtigsten Vorschriften gehören:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Diese Verordnung der Europäischen Union verlangt eine ausdrückliche Zustimmung zur Datenerhebung und gibt Einzelpersonen das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen.
  
• California Consumer Privacy Act (CCPA): Gewährleistet Einwohnern Kaliforniens (USA) Rechte an ihren personenbezogenen Daten, einschließlich der Möglichkeit, den Verkauf ihrer Daten abzulehnen.
• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): In den USA trägt die HIPAA dazu bei, Gesundheitsdaten von Patienten vor unbefugter Offenlegung zu schützen.
• Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA): Kanadas Datenschutzgesetz regelt, wie privatwirtschaftliche Organisationen personenbezogene Daten erheben, verwenden und offenlegen.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist verpflichtend. Organisationen müssen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umsetzen, regelmäßige Audits durchführen und transparent sein, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen.

Best Practices für die Verwaltung von personenbezogenen Daten

Einer der wichtigsten Prinzipien beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist die Datenminimierung. Unternehmen sollten nur die Daten sammeln, die sie unbedingt benötigen, um ihren spezifischen Zweck zu erfüllen. Dieser Ansatz reduziert die Menge der gespeicherten vertraulichen Daten und minimiert somit die potenziellen Auswirkungen einer Datenschutzverletzung.

Die Verschlüsselung von Daten ist eine weitere wichtige Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten. Daten sollten verschlüsselt werden, wenn sie gespeichert (im Ruhezustand) und über Netzwerke übertragen werden (während der Übertragung). Auf diese Weise können Daten, selbst wenn sie abgefangen werden, nicht ohne Weiteres von Unbefugten gelesen werden.

Neben der Verschlüsselung ist auch die Zugriffskontrolle von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten den Zugriff auf personenbezogene Daten strikt auf Personen beschränken, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, und rollenbasierte Berechtigungen und eine mehrstufige Authentifizierung verwenden, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.

Regelmäßige Audits der Methoden zur Datenverarbeitung helfen Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen und potenzielle Schwachstellen zu identifizieren. Diese Überprüfungen sollten von klaren Richtlinien zur Datenaufbewahrung begleitet werden. Eine längere Aufbewahrung von Daten als nötig erhöht nicht nur das Risiko einer Offenlegung, sondern kann auch gegen Vorschriften wie die DSGVO verstoßen, die von Organisationen verlangen, Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der personenbezogenen Datenverwaltung ist die Transparenz. Unternehmen sollten Einzelpersonen klar darüber informieren, wie ihre Daten verwendet werden, und bei Bedarf ausdrücklich um Zustimmung bitten. Wenn Nutzer die Kontrolle über ihre Daten erhalten – einschließlich der Möglichkeit, sie zu ändern oder zu löschen – zeigt dies, dass ihnen der Datenschutz am Herzen liegt. Darüber hinaus sollten Unternehmen über einen detaillierten Notfallplan verfügen, um schnell auf Verstöße reagieren zu können und die betroffenen Personen und zuständigen Behörden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu benachrichtigen.

Wie Progress MOVEit Ihnen helfen kann

Für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten sind oft fortschrittliche Tools erforderlich. Da diese Daten regelmäßig im Rahmen von Unternehmensabläufen (z. B. Gehaltsabrechnung, Einarbeitung von Mitarbeitern usw.) ausgetauscht oder übertragen werden, erfordern diese Übertragungen eine bessere Lösung als die herkömmliche Dateifreigabe. Progress MOVEit, eine Managed File Transfer Solution, bietet eine robuste Verschlüsselung und eine zentralisierte Zugriffskontrolle, um vertrauliche Daten während der Übertragung und im Ruhezustand besser zu schützen. Mit den Vorteilen der integrierten Automatisierungsfunktionen kann MOVEit Unternehmen dabei helfen, menschliche Fehler zu reduzieren und gleichzeitig die Sichtbarkeit und Kontrolle über die Datenbewegungen zu wahren.

Darüber hinaus unterstützt MOVEit Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z. B. der DSGVO, HIPAA und PCI DSS, indem es detaillierte Audit-Protokolle und fälschungssichere Aufzeichnungen erstellt, die bei der Einhaltung von Vorschriften helfen. Ob vor Ort oder in der Cloud – MOVEit bietet Flexibilität, um verschiedenen Unternehmensanforderungen gerecht zu werden.

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Fazit

Durch die stetig zunehmende Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten (PII) in der heutigen digitalen Welt, ist das Verständnis und die Verwaltung von PII für den Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Durch die Umsetzung starker Datenverwaltungspraktiken, einschließlich Datenminimierung, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, können Unternehmen nicht nur Einzelpersonen, sondern auch sich selbst besser vor den rechtlichen und finanziellen Folgen von Datenschutzverletzungen schützen. Eine ordnungsgemäße Verwaltung von PII fördert das Vertrauen und unterstützt die Langlebigkeit eines sicheren, datengesteuerten digitalen Ökosystems.

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