Wie Gesundheitsakten in einer Klinik ohne Umwege von A nach B kommen

Die Hattiesburg Clinic in South Mississippi hat alle Hände voll zu tun, sich um über 500.000 Mississippianer zu kümmern, die mit einer Reihe von gesundheitlichen Herausforderungen konfrontiert sind. Bei einer solchen Belastung ist das Letzte, was die weitläufige Klinik braucht, Probleme bei der Dateiübertragung.

Progress sprach mit Josh Hazel, Director of Clinical Server Systems, über die Herausforderungen, mit denen sie bei der Skripterstellung von Dateiübertragungslösungen konfrontiert waren, wie sie diese mit der Automatisierung der Dateiübertragung überwunden haben, und über MOVEit, das die Klinik 2014 eingeführt hat. Wir sprachen auch mit Stephen Klauk, Data Extractor für das Datenbanksystem der Klinik.

Progress: Wie haben Sie vor MOVEit Dateiübertragungen durchgeführt? Was waren einige der Probleme mit Ihrem vorherigen Ansatz?

Hazel:Wir sind 2011 mit einem neuen EMR-System (Electronic Medical Records), EHR oder Electronic Health Record System namens Epic live gegangen. Zu dieser Zeit wechselten wir zu einer Unix-Serverumgebung und begannen, viele unserer Übertragungsprozesse zu skripten. Wir schrieben all diese Unix-Skripte und hatten überall Verzeichnisse.

Es war zeitaufwendig, die Skripte zu schreiben, sie zu testen und gründlich und nachdenklich mit dem Prozess umzugehen. Es ist nicht einfach ein Kopierbefehl. Sie möchten sicherstellen, dass es empfangen wird, und alle ausfallsicheren Prüfungen und Dinge dieser Art durchführen. Das war der treibende Faktor.

Wir haben dieses Scripting für eine Weile gemacht. Je mehr unsere EHR wuchs – Epic ist ein sehr modulares Produkt – und je mehr Module wir hinzufügten, desto mehr fanden wir uns in dieser Art von Automatisierung wieder. Es wurde sehr zeitaufwendig.

Progress: Sie mussten mit Ihrem EMR-System immer wieder neue Skripte für neue Anwendungsfälle schreiben?

Hazel: Genau. Dateien gingen an verschiedene Anbieter, verschiedene Systeme oder machten einfach unterschiedliche Dinge. Etwa ein Jahr später haben wir ein Krankenhaussystem eingeführt, mit dem wir eine enge Partnerschaft haben. Sie kamen auf unsere EMR als eine gemeinsame Umgebung. Das hat das noch mehr gesprengt, was mehr Dinge betrifft, die man schreiben muss. Es wuchs und wuchs und wurde sehr unhandlich.

Progress: Bevor Sie MOVEit im Jahr 2014 eingeführt haben, haben Sie bereits WS_FTP verwendet? Oder sind Sie in Verbindung mit MOVEit dorthin gewechselt?

Hazel:Wir haben den WS_FTP Server zur gleichen Zeit hochgefahren, wenn ich mich nicht irre.

Progress: Wofür wird WS_FTP verwendet und wie unterscheidet sich das von dem, wofür Sie MOVEit verwendet haben?

Hazel: MOVEit überträgt hauptsächlich von einem System auf ein anderes oder von einem System zu einem Anbieter – solche Dinge. Möglicherweise haben wir einen Anbieter, der uns Dinge liefert, in diesem Fall verwenden wir den SFTP-Server dafür. Wir haben eine Art Drop-Box-Formular, mit dem wir uns verbinden können.

Lesen Sie hier die vollständige Fallstudie!

Progress:Wer verwendet MOVEit?

Hazel: Es ist ausschließlich das technische Team. Wir haben vielleicht einige Abteilungen, die einige Bedürfnisse haben, für die wir Aufgaben einrichten, aber wir verwalten sie und nutzen sie. Ein Großteil davon sind Extrakte, die aus unserem EMR-System kommen.

Klauk: Wir versenden Telefonauszüge und Schadenauszüge an unsere Clearingstellen. Wir erhalten auch von vielen unserer Anbieter Berichte und Dateien, die wir in unser EMR-System zurückziehen können.

Progress:Wie stehen Ihre Partner zu MOVEit?

Klauk: Sie sind sich tangential bewusst, dass wir es haben. Wir haben oft die Tools von MOVEit verwendet, um zurückgehen und sagen zu können: "Ja, wir haben diese Datei übertragen." Und wir können hin und her sehen, ob es Probleme bei der Übertragung gegeben hat. Wir können die Protokolle verwenden, um festzustellen, wo das Problem aufgetreten ist.

Hazel: Für den Empfänger ist es meist transparent, welches Produkt wir verwenden. Aber ich denke, sie haben ein gewisses Maß an Komfort mit der Zuverlässigkeit. Nehmen wir an, es gibt irgendwo einen Ausfall oder das System unseres Anbieters befindet sich im Wartungsmodus oder so, und wir können keine Verbindung zu seinem System herstellen. Wir erhalten eine Benachrichtigung von MOVEit, die besagt: "Hey, diese Aufgabe ist nicht gegangen. Sie haben es versäumt, sich zu verbinden oder was auch immer." Sie werden sich sofort an den Anbieter wenden, und manchmal, bevor der Anbieter überhaupt weiß, dass er ein Problem hat.

Sie können sich melden und sicherstellen, dass alles in Ordnung ist, und dann die Datei erneut senden. Dieser proaktive Ansatz gibt unseren Empfängern viel Vertrauen. Und wir können zurückgehen und alles abrufen. Wir archivieren alles, so dass wir in der Lage sind, zurückzugehen und Dateien abzurufen, die wir nach Bedarf senden.

Progress: Wie haben Sie MOVEit entdeckt? Hatten Sie eine allgemeine Ausschreibung für eine sichere Dateiübertragungslösung und haben sich eine Vielzahl von Anbietern angesehen?

Hazel: Wenn wir uns hingesetzt haben, um ein neues Drehbuch für einen neuen Prozess zu schreiben, haben wir uns einfach die Haare ausgerissen und gesagt: "Wir müssen eine bessere Lösung finden." Aber wenn wir uns die Mühe machen, diese Skripte fertigzustellen, zu testen und zu implementieren, wären wir in einem anderen Projekt. Es war schwer, Luft zu holen.

Als wir dieses Krankenhaussystem 2012 einführten, verwendeten sie bereits MOVEit. Als wir Notizen für neue Prozesse verglichen, erzählten sie uns von MOVEit. Ich denke, wir haben eine Testversion heruntergeladen und sie geladen und waren beeindruckt von der Einfachheit, alles einzurichten und wie viel Zeit es freisetzte, diese Aufgaben schnell und einfach automatisieren zu können.

Wir haben sie nach dem Produkt und ihren Erfahrungen gefragt. Es war felsenfest, stabil, einfach, eine Aufgabe einzurichten und einen Host einzurichten. Sie hatten keine Probleme damit. Es hat die gesamte Protokollierung und Überwachung durchgeführt. All das wurde bereits getan, wenn Sie gerade eine neue Aufgabe einrichteten, während wir vorher diese Art von Zeug schreiben und jedes Mal neue Protokolldateien erstellen mussten.

Es klang nach etwas, das viele unserer Frustrationen lindern und viel Zeit freisetzen würde.

Progress: Was hat Ihr Interesse an der Automatisierung geweckt? Waren Sie es leid, das gesamte Scripting in drei verschiedenen Systemtypen auszuführen: Windows, SQL Server und Unix, und MOVEit Automation eliminierte das gesamte oder den größten Teil des Scriptings? War es das, was Sie dazu gebracht hat, sich für den MOVEit Automation-Teil zu interessieren?

Hazel: Das ist zu 100% das, was uns interessiert hat.

Klauk: Es war eine Duck-to-Water-Situation, als wir den Server eingerichtet und ein paar Jobs eingerichtet hatten. Es war wie: "Das ist so einfach zu tun."

Progress:Offensichtlich ist HIPAA eine große Sache für Ihr Unternehmen. Gibt es einen HIPAA-Vorteil für MOVEit?

Hazel:Aus Sicht der Validierung ist es einfach, auf Berichte und Audits zurückzublicken, um zu sehen, wie etwas übertragen wurde oder welcher Mechanismus - SSH oder was auch immer - verwendet wurde, sowie die Verschlüsselung zu validieren. Als wir Drehbücher schrieben, wussten wir, dass wir es taten. Aber wenn man zurückgehen und jemandem einen Bericht darüber zeigen oder eine Bestätigung erhalten musste, war es umständlich, das zusammenzustellen.

Progress: Wie lange würde es dauern, ein Drehbuch zu schreiben?

Klauk: Für die Prozesse, die ich gemacht habe, dauerte es eine halbe Stunde bis eine Stunde, um ein Skript zusammenzustellen und es auf einem Windows-PC testen zu lassen. Mit MOVEit ist es in wenigen Minuten.

Progress: Dann haben Sie einen Prozess, dessen Erstellung Minuten gedauert hat, aber sobald Sie mit der Ausführung beginnen, ist er bewiesen, er ist wiederholbar und Sie können ihm vertrauen.

Klauk: Ja, und es protokolliert sich selbst und verfolgt alles, was es getan hat.

Progress: Wenn Sie einen neuen automatisierten Prozess erstellen, gibt es einen großen Vorteil in der Tatsache, dass Sie bereits eine Reihe anderer Prozesse erstellt haben, so dass Sie nur einen für einen etwas anderen Anwendungsfall modifizieren?

Klauk: Auf jeden Fall. Eine Menge Skelettkopien des Frameworks gehen weiter, und wir nehmen nur geringfügige Änderungen an dem Ort vor, an den wir es senden.

Hazel: Stephen hat damit richtig Fantasie bekommen. Wenn ich Aufgaben und Hosts und dergleichen einrichte, ist meine ziemlich einfach: Holen Sie die Datei von hier ab, senden Sie sie hierher, speichern Sie eine Archivkopie und senden Sie eine E-Mail. Stephen ist mit dem programmatischen Teil richtig ausgefallen. Er analysiert Dateien und bringt zwei verschiedene Dateien aus verschiedenen Quellen ein, gleicht sie ab und sendet sie an ein drittes Ziel. Er ist mit seinen Aufgabenkreationen richtig ausgefallen.

Progress: Stephen, sie machen das alles richtig durch MOVEit Automation, ohne auf zusätzliches Scripting zurückgreifen zu müssen?

Klauk: Zum größten Teil. Ich habe dort ein wenig Visual Basic-Skripting erstellt, aber MOVEit hat es einfach gemacht, das zu integrieren.

Eines der größten Beispiele waren die Kontoauszugsdateien, die wir an einen Anbieter senden mussten. Sie mussten in eine einzige Datei gezippt werden und es musste eine Dateianzahl an den Namen der Datei angehängt werden. Wir konnten ein schnelles Visual Basic-Skript erstellen, das all das zusammenfügt, und dann die interne Zippenfunktion von MOVEit verwenden, um diese Datei zusammenzusetzen und zu versenden.

Progress: Können Sie Vorteile durch Statistiken oder Metriken angeben?

Hazel: Das haben wir schon lange nicht mehr gemacht. Wir machen, glaube ich, jetzt sieben Jahre. In den frühen Tagen haben wir zurückverfolgt, wie lange wir für diese verschiedenen Skripts gebraucht haben, die wir für Aufgaben geschrieben haben, und dann haben wir ein neues Skript oder einen neuen Prozess in MOVEit erstellt. Und es würde sieben Minuten dauern, verglichen mit den 45 Minuten bis zu einer Stunde oder 90 Minuten.

Es ist vielleicht nur ein 30- oder 45-minütiges Skript, das Sie schreiben müssen, aber 30 bis 45 Minuten ununterbrochene Zeit dafür zu finden, war die Herausforderung - diese Zeitnischen zu finden. Scripting und Programmierung im Allgemeinen ist etwas, das im Laufe der Tage schwer ein- und auszusteigen ist. Angenommen, Sie versuchen, an einer Aufgabe zu arbeiten, und Sie können sie erst in zwei oder drei Tagen erledigen. Du musst wieder einsteigen und dich daran erinnern, was du versucht hast zu tun.

Mit MOVEit richten wir den Host einmal ein, und jedes Mal, wenn wir mit diesem Host interagieren müssen, ist die neue Aufgabe Point-and-Click zu dem Ort, an dem sie hingehen soll. Schon früh haben wir nachverfolgt, und wir hatten erhebliche Einsparungen. Ich erinnere mich nicht an die Prozentsätze, aber es waren 80 Prozent Verbesserungen nur in Zeit und Ressourcen. Wir haben es jetzt fast für selbstverständlich gehalten, weil wir das so lange nicht mehr tun mussten. Das ist jetzt der Standard für uns.

Wir denken nicht einmal daran, diese langen, mühsamen Drehbücher zu schreiben. Wir gehen einfach direkt zu MOVEit und erstellen eine Aufgabe und richten sie ein. Es ist ein Kinderspiel. Wir werden es tun, während wir mit einem Anbieter telefonieren und es im Handumdrehen einrichten. Es ist eine andere Umgebung, in der wir uns jetzt wegen dieses Produkts befinden.

Progress: Wie wichtig ist es, durch Effizienz bei der Dateiübertragung Zeit zu gewinnen?

Hazel: Die Ermöglichung dieser beträchtlichen Zeit ermöglichte es uns, unsere Bemühungen auf andere Dinge zu konzentrieren, insbesondere wenn wir eine EMR in der Größe haben, die sie hat und wächst.

Klauk: Eines der besten Beispiele ist der Blick auf das Dashboard für MOVEit. Wir haben heute 14.732 Überweisungen durchgeführt. Zurück mit alten Wegen - der Versuch, alle Protokolle und Sachen durchzugehen, nur um herauszufinden, wie viele Übertragungen wir durchgeführt haben oder ob sie Fehler hatten - dauerte eine ganze Weile. Während ich bei MOVEit jetzt auf einen Blick sehen kann, was heute los ist.

Progress: Wie lange würde es dauern, wenn Sie überhaupt in der Lage wären, diese Art von Tracking durchzuführen? Wie viel Zeit, um eine Annäherung an das zu bekommen, was tatsächlich passiert ist?

Klauk: Wir hatten drei Leute, die Transfers machten, und nicht in der Lautstärke, die wir heute machen. Es würde eine ganze Weile dauern, bis jemand das alles durchgemacht und den Überblick behalten würde.

Hazel: Wenn wir das vor sieben Jahren hätten tun müssen, müssten wir uns durch Protokolldateien unterschiedlicher Systeme und verschiedene Skriptumgebungen und Anwendungen wühlen – und uns durchgraben, um all das in einem einzigen Bericht zusammenzustellen. Es wäre zeitaufwendig. Auch hier ist der Versuch, Zeit zu finden, um Mehr als 45-Minuten-Skripte zu schreiben, bereits eine Herausforderung. Und dann wäre es sicherlich eine Herausforderung, zurückzugehen und ein Audit durchzuführen und diese Art von Zeug für einen bestimmten Zeitraum zusammenstellen zu müssen. Es würde viel Zeit in Anspruch nehmen.

Und Stephen hat Recht. Das Dashboard ist großartig, weil wir hineinspringen und sofort aus allen Quellen, aus denen wir Daten senden, sehen können, was diese Aktivität ist. Wir können alle fehlgeschlagenen Aktivitäten sehen. Bei Cash Runs oder Dateiübertragungen können wir sehen, dass es vom Dashboard aus fehlgeschlagen ist, und sofort einen Drilldown durchführen, was von großem Nutzen ist. Alle unsere Aufgaben sind so eingerichtet, dass sie Benachrichtigungen senden, einige über Erfolg und Misserfolg, andere nur über Fehler.

Wir haben viele Systeme, von denen wir Warnungen und Benachrichtigungen erhalten. Es ist leicht, in Alarmmüdigkeit zu geraten, wenn man Warnungen nur von all den verschiedenen Systemen erhält. Ich habe mein Outlook so eingerichtet, dass es Warnungen automatisch in verschiedene Buckets untersortiert, und es sind immer noch 15 Buckets, anstatt von 15 primären Warnbenachrichtigungssystemen zu kommen. Es ist eine Menge, mit der man Schritt halten muss. Wenn wir jedoch eine Versicherungsakte haben, die nicht übertragen wird, möchten wir diese schnell kennen. Sofortiger Drilldown-Zugriff auf diese Dinge ist großartig.

Progress: Sichtbarkeit ist für Sie wichtig. Aber verwenden Sie die Berichte auch für andere Personen im Unternehmen, z. B. für Ihre Vorgesetzten?

Hazel: Da die Dinge reibungslos laufen, werden wir nicht nach Berichten gefragt. Aber wir haben das System zur Verfügung, um diese Informationen bereitzustellen, wenn der Bedarf besteht. Solange die Dinge reibungslos laufen, ist es eines dieser Dinge, die man nicht sieht und nicht denkt - niemand macht sich wirklich Gedanken darüber. Wenn es Probleme gäbe oder wir uns mit etwas befassen müssten, hätten wir diese Informationen sofort zur Hand und könnten sie weitergeben. Aber wir haben einfach nicht viele Probleme mit dem System.

Progress: Was sagen Sie Leuten, die keinen gesetzlichen Grund haben, Managed File Transfer einzuführen?

Hazel: Nur weil man es nicht muss, heißt das nicht, dass man es nicht tun sollte. Es gibt vielleicht keine Vorschriften, dass sie sicher sein müssen. Es ist einfach keine schlechte Idee, vor allem, wenn es so einfach ist. Es ist nicht schwieriger, sicher zu senden und es richtig zu machen, als es nicht zu tun. Warum sollten Sie es also nicht tun?