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Ungeachtet der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit möglichst einfach gestalten, um die Effizienz von Geschäftsprozessen sowie den Umsatz zu steigern. Für die Zusammenarbeit ist die Übermittlung von Informationen erforderlich. Diese verlassen dabei in der Regel an irgendeinem Punkt die sichere Infrastruktur Ihres Unternehmens.

Daten werden auf zahlreiche Arten übertragen – per E-Mail, in gemeinsam genutztem Cloud-Speicher und in integrierten Anwendungen. Wenn Endbenutzer Datendateien jedoch an beliebigen Orten speichern, verliert das Unternehmen die Kontrolle und riskiert den Missbrauch oder Verlust seiner Daten.

Unternehmen, die zum Schutz ihrer Daten eine entsprechende Dateiübertragungsinfrastruktur benötigen, nutzen häufig schlicht einen einfachen FTP Server. Dies kann hilfreich sein, wenn Dateien verfügbar gemacht oder Endbenutzer die Möglichkeit erhalten sollen, Dateien in einen Prozess einzureichen. Sie können für diese Aktivitäten auch Skripts erstellen, während Sie gleichzeitig ein gewisses Maß an Sicherheit aufrechterhalten. Mit dem Dateiumfang ist jedoch auch die Zahl der Prozesse gestiegen, die einen Dateiaustausch erfordern und die digitalen Assets werden damit Risiken ausgesetzt.

Wachsendes Risiko durch Zunahme der Dateiübertragungsarten

Dieser Trend hat zu einer entsprechenden Zunahme der Anzahl und Vielfältigkeit der Softwarelösungen für die Dateiübertragung geführt. In den vergangenen zehn Jahren hat sich als neue Kategorie Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS) ausgebreitet. Das Verfahren umfasst überwiegend persönliche Tools, mit denen Benutzer Dateien in der Cloud auf unzähligen Geräten wie Smartphones und Tablets sowie privaten und beruflichen Desktop-PCs teilen können.

EFSS-Dienste sind zwar benutzerfreundlich, aber auch ein wirkliches Sicherheitsproblem für IT-Abteilungen. Die Einfachheit, Offenheit und Gerätefreundlichkeit geht stark zulasten der Kontrolle, Transparenz und Sicherheit, wofür die IT-Abteilung zuständig ist.

Die IT muss bei Dateiübertragungen die Anforderungen der Endbenutzer und des Unternehmens gleichermaßen erfüllen. Außerdem hat die Komplexität aus geschäftlicher Sicht extrem zugenommen. Die heutige Vielfalt an Geschäftsprozessen, die eine zuverlässige Dateiübertragung erfordern, ist ähnlich hoch wie der Umfang von Übertragungsaktivitäten. Da all diese Aktivitäten im Rahmen strenger Programme für durchgängige Sicherheit und Compliance verwaltet werden müssen, darf nichts dem Zufall überlassen werden.

Die Lösung: sichere, verwaltete Dateiübertragung )Managed File Transfer Software)

Während einfache FTP-Server früher ausreichten, benötigt die IT heute eine funktionsreichere Infrastruktur, die die Benutzerfreundlichkeit von EFSS-Diensten, die Zuverlässigkeit von FTP-Servern und die geschäftliche Ausrichtung von Integrations-Middleware vereint. Dabei ist darauf zu achten, dass eine bislang lösbare Herausforderung nicht versehentlich in einen unübersichtlichen, kundenspezifischen Entwicklungsfall ausartet.

Das Letzte, was Sie brauchen, ist die Einbindung von Anbietern von Übertragungslösungen mit unzähligen Tools, für die teure interne Entwicklerstunden und Systemintegrationen erforderlich sind. Viele IT-Teams meistern diese Herausforderung mithilfe der verwalteten Dateiübertragung (Managed File Transfer, MFT). MFT-Software bietet mehr als einen superschlanken FTP-Server. Die Übertragungstechnologie kombiniert Benutzerfreundlichkeit mit Zuverlässigkeit und Sicherheit, um kritische Geschäftsprozesse zu vereinfachen.

MFT basiert zwar auf der Dateiübertragung, unterscheidet sich aber durch das „M“ in MFT von anderen Übertragungsmethoden. MFT-Lösungen gehören einer zweckorientierten Middleware-Klasse an, deren primäres Ziel die zuverlässige Übertragung von Dateien zwischen geschäftlichen Benutzern ist. Dank einfacher, sicherer Dateiübertragungsprotokolle und benutzerfreundlicher Übertragungsmodelle ist MFT mit Optionen für die sichere Verschlüsselung, Verwaltbarkeit, Skalierbarkeit, Dateiverarbeitung, Integration und Berichterstattung ausgerüstet. IT-Teams können dadurch stärker ausgereifte und kontrollierte Dateiübertragungslösungen bereitstellen – ohne komplexen benutzerdefinierten Code.

Funktionsweise der verwalteten Dateiübertragung

Verwaltete Dateiübertragungslösungen werden in der Regel auf einem speziellen MFT-Server ausgeführt und bieten die für  umfangreiche, sichere Dateiübertragungen erforderliche Sicherheit und Kontrolle. Die IT erhält vollständige Transparenz hinsichtlich aller Dateiübertragungsaktivitäten. Darüber hinaus kann sie die Zuverlässigkeit zentraler geschäftlicher Geschäftsprozesse durch die sichere und richtlinienkonforme Übertragung sensibler Daten zwischen Mitarbeitern, Partner und Kunden gewährleisten.

Durch die Konsolidierung aller Dateiübertragungsaktivitäten zu einem System stehen der IT zudem zentralisierte Zugriffskontrollen sowie Funktionen zur Dateiverschlüsselung und Aktivitätsverfolgung zur Verfügung. Dies erleichtert die Einhaltung interner SLAs und Governance-Richtlinien sowie behördlicher Anforderungen.

Mithilfe von Standardnetzwerkprotokollen zusammen mit Verschlüsselungsmethoden kann die IT mit MTP auch die Datenübertragung in lokalen Netzwerken und Cloud-Umgebungen automatisieren. Autorisierte Benutzer können Dateien als E-Mail-Anhänge, per Browser über die Cloud oder mithilfe der von der IT für die Dateiübertragung eingerichteten digitalen Workflowss  senden. Außerdem können Dateien in speziellen Ordnern gespeichert werden, auf die Endbenutzer nach erfolgreicher Zweifaktor-Authentifizierung Zugriff haben.

Die IT kann auch automatisierte Übertragungsarbeitslasten einrichten, ohne Skripte erstellen zu müssen. Dies beschleunigt die Bereitstellung neuer Dienste und das Onboarding neuer externer Partner für den Dateiaustausch, da sich die Entwicklungszeit verkürzt und die Fehlerwahrscheinlichkeit drastisch reduziert.

Unternehmen können sowohl lokale als auch Cloud-basierte MFT-Optionen nutzen. Die führenden Lösungen wurden von einem Prüfer als vollständig mit PCI DSS, HIPAA, DSGVO und weiteren gängigen Vorschriften konform zertifiziert.

Vereinfachung von Geschäftsabläufen bei gleichzeitigem Schutz digitaler Assets

Wenn Ihre bestehenden Dateiübertragungssysteme nicht ohne das Schreiben und Verwalten von Skripten auskommen und Partner und Prozesse sich nur durch umfangreiche manuelle Aktivitäten sowie aufwändige Wartungsarbeiten hinzufügen oder ändern lassen, empfiehlt sich die verwaltete Dateiübertragung (MFT). Die Nutzung von MFT gewinnt zunehmend an Bedeutung, während Ihre Datenvolumen und Sicherheitsbedenken direkt proportional zueinander wachsen.

Für den Erfolg vieler Unternehmen wird MFT ebenso wie die zuverlässige und sichere Datenverschiebung zum richtigen Zeitpunkt immer wichtiger. Wer regelmäßig Finanz-, personenbezogene und andere sensible Daten überträgt und sich hinsichtlich der Datensicherheit und -zugänglichkeit sowie der Compliance Gedanken macht, benötigt eine starke verwaltete Dateiübertragungslösung (Managed File Transfer, MFT). Nur so lassen sich diese Anforderungen zuverlässig und automatisch erfüllen. Gleichzeitig werden Datenfehler vermieden, Kosten reduziert und Datenübertragungen sowohl für IT-Teams als auch für Endbenutzer vereinfacht.

Während Dateifreigabemethoden wie FTP und EFSS in gewissen Situationen angemessen sein können, reichen sie für den ordnungsgemäßen Schutz sensibler Daten nicht aus. Umgekehrt bieten MFT-Lösungen eine effektive Möglichkeit, um eine sichere IT-Umgebung für die unternehmensinterne und -externe Übertragung von Dateien zu schaffen. Sensible Daten lassen sich durch die Nutzung von MFT-Lösungen sicher übertragen. Dies ermöglicht es internen und externen Teams, zu agieren, ohne digitale Assets zu gefährden.

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