Patientendaten sicherer übertragen – warum E-Mail nicht reicht und Progress MOVEit den Unterschied macht

Wenn der Wunsch nach schneller Datenübertragung auf die Realität der Compliance trifft: Erfahren Sie, warum moderne MFT-Lösungen im Gesundheitswesen kein nettes Extra sind – sondern eine essenzielle Grundlage für Datensicherheit und die Erfüllung regulatorischer Anforderungen sind.

Es ist Freitag, 16:47 Uhr. Dr. Chen braucht jetzt sofort die Laborergebnisse von Frau Patterson. Der Labormitarbeiter denkt sich: „Ich schick die einfach schnell per Mail.“

Halt – genau da liegt das Problem.

Dieser Impuls – der Griff zur bequemen Lösung – gefährdet sensible Patientendaten. Und das im Gesundheitswesen, das leider regelmäßig zu den am stärksten von Datenpannen betroffenen Branchen gehört. Gesundheitsdaten sind für Cyberkriminelle ein lohnendes Ziel, und sie nutzen jede Gelegenheit, wenn Organisationen sich auf unkontrollierte oder veraltete Systeme verlassen.

Das Problem mit dem Datentransfer im Gesundheitswesen

Das Gesundheitswesen basiert auf Daten: Patientenakten, Laborergebnisse, Versicherungsanfragen, Röntgenbilder, Rezepte – all das muss sicher zwischen Einrichtungen, Systemen und Fachkräften ausgetauscht werden. Und dennoch nutzen viele Einrichtungen noch immer Methoden zur Datenübertragung, die IT-Fachexperten große Sorgen bereiten.

Wenn Omas MRT-Bericht vom Radiologiezentrum zum Facharzt muss, denkt das medizinische Personal oft nicht an Verschlüsselungsprotokolle – aber genau das sollte die IT-Abteilung tun.

Typische Fehler bei der Datenübertragung im Gesundheitsbereich

Der Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten bringt ganz eigene Herausforderungen mit sich:

Diese Methoden sind nicht nur veraltet – sie sind Compliance-Risiken. Schon ein Arzt, der ein Patientenfoto per Messenger an einen Kollegen schickt, begeht unter Umständen einen Verstoß gegen HIPAA – mit Strafen ab 100 US-Dollar pro Fall bis HIN zu 50.000 US-Dollar.

Das große Thema: Compliance

Sichere Datenübertragung ist im Gesundheitswesen nicht nur „nice to have“ – sie ist gesetzlich vorgeschrieben.

HIPAA: Der Standard in den USA

HIPAA stellt klare Anforderungen an den Umgang mit elektronisch gespeicherten Gesundheitsdaten (ePHI). Dazu gehören unter anderem:

• Verschlüsselung bei der Übertragung

• Zugriffskontrollen

• Protokollierung, wer was wann abgerufen hat

• Integritätskontrollen zur Sicherstellung der Datenunverfälschtheit

🎯Wichtig: Wenn Sie Daten per Standard-FTP, E-Mail oder Cloud-Diensten wie Dropbox teilen, verstoßen Sie sehr wahrscheinlich gegen HIPAA. Punkt.

DSGVO: Die europäische Datenschutz-Messlatte

Wer mit Patientendaten aus der EU arbeitet, muss zusätzlich die Anforderungen der DSGVO erfüllen:

• Einwilligungspflicht für Datenverarbeitung

• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

• Meldung von Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden

• Geldbußen von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes

Diese Anforderungen sind kein theoretisches Konstrukt: Allein 2024 gab es im Gesundheitswesen HIPAA-Strafzahlungen in Höhe von über 12 Millionen US-Dollar.

Veraltete Übertragungsmethoden – Ein ernstes Risiko

Ein gestresster Verwaltungsmitarbeiter muss 200 Patientendatensätze ans Abrechnungsteam schicken. Also: ZIP-Datei, Passwort „Hospital123!“, per Mail an drei Kollegen, weil man nicht weiß, wer gerade zuständig ist.

Das Ergebnis:

• Vier unverschlüsselte Kopien sensibler Daten

• Keine Nachverfolgbarkeit, wer Zugriff hatte

• Keine Sicherheit, dass die richtigen Personen die Daten erhalten haben

• Keine Möglichkeit, die Datei zurückzurufen

Das ist, als würde man Patientenakten mit einem Post-it „Für die Abrechnung – bitte nicht reinschauen, wenn Sie nicht zur Abrechnung gehören“ auf eine Bank in der Krankenhaus-Lobby legen.

Die moderne Lösung: MFT für das Gesundheitswesen

Moderne Managed File Transfer (MFT)-Lösungen wie Progress MOVEit sind speziell für die Anforderungen des Gesundheitswesens konzipiert. Sie bieten weit mehr als nur einen sicheren Weg, Dateien zu versenden:

Die Kernkomponenten von Healthcare-Ready MFT

Was ein MFT-System im Gesundheitsbereich leisten muss:

• Verschlüsselung: Schutz bei der Übertragung und im Ruhezustand

• Audit-Trails: Lückenlose Protokollierung von Zugriffen und Änderungen

• Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Rechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung

• Automatisierung: Wiederkehrende Transfers ohne manuelles Zutun

• Systemintegration: Anbindung an EHRs, Laborsysteme und weitere Fachanwendunge

Praxisbeispiele: MFT im Gesundheitswesen in Großbritannien

In Großbritannien setzen regionale Labore MFT ein, um Testergebnisse automatisiert (anstatt manuell) freizugeben – an Hausärzte, Fachärzte oder sichere Datenspeicher. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Patientensicherheit. So fließen die Ergebnisse automatisch und erfolgreich an die folgenden Zielorte:

1. Allgemeinmediziner, die die Tests angeordnet haben
2. Krankenhausspezialisten, die die Patientenversorgung überwachen
3. Sichere Data Lakes für die langfristige Aufbewahrung von Datensätzen

Diese Automatisierung ermöglicht den Patienten eine schnellere Versorgung und hilft der Organisation, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

💡 Praxis-Tipp: MOVEit unterstützt viele Protokolle und Systeme – ideal für Umgebungen mit einem Mix aus neuen und alten Anwendungen. Keine Ausrede mehr für „Unsere alte Software kann mit der neuen nicht sprechen.“

Alt trifft Neu: Das Erbe veralteter Systeme

Eine der größten Hürden beim sicheren Datentransfer im Gesundheitswesen? Die Kluft zwischen modernen IT-Systemen und den bewährten, aber veralteten Anwendungen, auf die viele Einrichtungen nach wie vor setzen. Kein Wunder: Die Branche läuft oft auf Technologien, die zwar Jahrzehnte alt sind, dafür aber stabil und exakt auf medizinische Anforderungen zugeschnitten sind.

Genau hier setzen moderne MFT-Plattformen wie MOVEit an. Sie schaffen eine nahtlose Verbindung zwischen Alt und Neu – ganz ohne aufwendige Umbauten an der bestehenden Infrastruktur. Ob Mainframe oder Cloud-Anwendung: MOVEit fungiert als intelligente Schnittstelle, die Systeme miteinander sprechen lässt und dabei Sicherheit und Effizienz in den Mittelpunkt stellt.

Diese Brückenfunktion ermöglicht es Organisationen:

• Bestehende Workflows bleiben erhalten

• Sicherheitsniveau wird deutlich erhöht

• Prozesse werden sukzessive modernisiert

• Manuelle Zwischenschritte („Swivel Chair Workflows“) entfallen

Mehr als nur „irgendwie compliant“ – auf Zertifizierung achten

Hier ein wichtiger Punkt, den die meisten Anbieter nicht offen kommunizieren: Es gibt einen gewaltigen Unterschied zwischen „HIPAA-fähig“ und „HIPAA-zertifiziert“. Zahlreiche Lösungen behaupten, bei der Einhaltung von HIPAA-Vorgaben zu unterstützen – doch nur wenige lassen sich tatsächlich von unabhängigen Stellen prüfen und auditieren, um diese Versprechen auch zu belegen.

Achten Sie auf Anbieter, die:

• HIPAA-Konformität nachweisen

• Regelmäßige SOC 2 Type II-Audits durchlaufen

• HITECH-zertifiziert sind

• Umfassende Compliance-Dokumentationen bereitstellen

⚠️ Achtung: „HIPAA-kompatibel“ ist nicht gleichbedeutend mit „zertifiziert“. Progress MOVEit Cloud wird regelmäßig extern auditiert – für HIPAA, HITECH und mehr. Wir ermöglichen nicht nur Compliance – wir belegen sie.

Der Weg zu moderner MFT – Schritt für Schritt

Der Umstieg von veralteten Übertragungsmethoden auf eine moderne, sichere MFT-Lösung muss nicht kompliziert sein.

So gelingt der Einstieg:

1. Analysieren: Wo bestehen die größten Risiken? Wo klaffen Compliance-Lücken?

2. Priorisieren: Beginnen Sie mit den Prozessen, die direkten Patientenkontakt haben – und dort, wo regulatorische Anforderungen besonders deutlich sind.

3. Implementieren: Führen Sie Ihre MFT-Lösung gezielt in diesen Bereichen ein und sorgen Sie für sichere Abläufe von Anfang an.

4. Schulen: Machen Sie Ihr Team mit dem Wie und dem Warum vertraut. Wissen schafft Sicherheit – und Akzeptanz.

5. Ausweiten: Nach und nach lassen sich weitere Workflows integrieren – ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Die meisten Gesundheitseinrichtungen berichten schon nach kurzer Zeit von klaren Verbesserungen: Weniger Sicherheitsrisiken, weniger manuelle Arbeit, weniger Stress – bei gleichbleibend hoher Versorgungsqualität.

Fazit: Patientenvertrauen beginnt beim Datenschutz

Wer sensible Gesundheitsdaten mit Ihnen teilt, schenkt Ihnen etwas sehr Wertvolles: Vertrauen. Jeder unsichere Dateitransfer gefährdet dieses Vertrauen – und damit weit mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Denn jenseits von Compliance-Anforderungen und drohenden Bußgeldern geht es um eine grundlegende Verantwortung: der Schutz von Patientendaten als elementarer Teil einer verlässlichen Gesundheitsversorgung.

Die Entscheidung liegt auf der Hand: Weiterhin auf unsichere Ad-hoc-Lösungen setzen – und auf das Beste hoffen?
Oder jetzt handeln – mit einer MFT-Lösung, die Patienten, Mitarbeitende und Ihre Organisation zuverlässig schützt?

Sie möchten wissen, wie moderne Einrichtungen weltweit ihre Datentransfers sicher, regelkonform und effizient gestalten? Dann werfen Sie einen Blick in unser umfassendes Whitepaper über den Einsatz von Progress MOVEit im Gesundheitswesen.

Ihre Patienten verdienen den bestmöglichen Umgang mit ihren sensiblen Informationen.
Es ist an der Zeit, dass auch Ihre Übertragungsmethoden diesem Anspruch gerecht werden.